追款流程及制度规范

PAGE追款流程及制度规范一、总则1.目的本制度旨在明确公司追款流程，规范追款行为，确保公司资金安全及时回收，尽可能减少因欠款导致的经济损失，维护公司正常运营秩序。2.适用范围本制度适用于公司与各类客户、合作伙伴之间发生的应收账款追款事宜，包括但不限于产品销售款、服务费用、租金、借款等款项的追收。3.基本原则依法合规原则：追款行为必须严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保追款过程合法合规。及时高效原则：对逾期款项应及时启动追款程序，采取有效措施，尽快收回欠款，提高资金回笼效率。风险控制原则：在追款过程中，充分评估各种风险，采取必要措施防范风险，确保追款工作的顺利进行。全程记录原则：对追款过程中的每一个环节进行详细记录，以便追溯和查询，为后续工作提供依据。二、追款流程1.账款预警建立账款监控机制：财务部门应定期对应收账款进行梳理和分析，按照账龄、客户类型等维度进行分类统计，重点关注逾期账款情况。对于即将到期的账款，提前[X]天向销售部门或相关业务部门发出预警通知。销售部门跟进：销售部门在收到账款预警通知后，应及时与客户沟通，确认款项支付计划，了解客户付款延迟的原因。对于因客户自身资金周转困难等合理原因导致付款延迟的，应与客户协商制定合理的付款方案，并将协商结果反馈给财务部门。2.首次催款确定催款责任人：对于逾期账款，根据业务归属确定具体的催款责任人。催款责任人一般为负责该客户的销售人员或业务经办人员，特殊情况下可由专门的追款小组或法务人员负责。制定催款计划：催款责任人应在接到催款任务后[X]个工作日内制定详细的催款计划，明确催款方式、时间节点、沟通对象等内容。催款方式可包括电话催款、邮件催款、上门拜访等多种形式，根据客户实际情况选择合适的方式。实施催款行动：按照催款计划，催款责任人应及时与客户取得联系，向客户明确告知账款逾期情况及对公司造成的影响，要求客户尽快安排付款。在沟通时，应注意保留相关记录，如电话通话记录、邮件往来记录等。3.中期追款升级催款措施：若首次催款后客户仍未付款，催款责任人应在[X]个工作日内升级催款措施。可增加催款频率，如每天电话跟进或每周上门拜访；发送正式催款函，明确告知客户逾期付款的法律后果及公司将采取的进一步措施；要求客户提供付款担保或制定明确的还款计划等。组建追款小组：对于金额较大、逾期时间较长或催款难度较大的账款，公司可组建专门的追款小组进行追款。追款小组由销售部门、财务部门、法务部门等相关人员组成，明确各成员的职责分工，协同开展追款工作。与客户协商解决方案：在追款过程中，追款小组应积极与客户协商解决方案。对于确实存在资金困难的客户，可根据实际情况协商延长付款期限、分期还款、以物抵债等方式；对于恶意拖欠款项的客户，要保持强硬态度，依法采取相应措施维护公司权益。4.法律追款咨询律师意见：若中期追款仍无法收回欠款，公司应及时咨询专业律师意见，评估通过法律途径追款的可行性和风险。律师应根据具体情况，对案件进行分析，提供专业的法律建议和诉讼策略。启动法律程序：在律师的指导下，公司决定通过法律途径追款的，应及时准备相关证据材料，如合同协议、发货凭证、对账单、催款记录等，向有管辖权的人民法院提起诉讼。在诉讼过程中，要积极配合律师工作，按照法院要求及时提供相关资料和信息，确保诉讼程序的顺利进行。执行判决结果：若公司胜诉，应及时申请强制执行，确保法院判决结果得到有效执行。执行过程中，要密切关注案件进展情况，与执行法院保持沟通，提供被执行人的财产线索等信息，协助法院尽快实现款项回收。三、追款责任与考核1.追款责任人职责全面了解客户情况：催款责任人应熟悉与客户签订的合同条款、交易历史、信用状况等信息，掌握客户的经营状况和财务状况，为追款工作提供有力支持。积极开展追款工作：按照规定的追款流程和时间节点，主动与客户沟通，采取有效措施催款，确保款项及时回收。在追款过程中，要保持耐心和专业，不得与客户发生冲突或采取不当手段。及时反馈追款进展：定期向公司内部相关部门汇报追款工作进展情况，包括与客户沟通的结果、客户反馈的问题、采取的追款措施及取得的成效等，遇有重大问题或突发情况应及时汇报。协助完成相关工作：配合财务部门、法务部门等开展与追款相关的工作，如提供客户资料、协助收集证据、参与诉讼等，确保追款工作的顺利进行。2.考核指标与标准逾期账款回收率：考核追款责任人在一定时期内成功收回逾期账款的比例。计算公式为：逾期账款回收率=实际收回逾期账款金额/逾期账款总额×100%。考核标准根据公司实际情况设定，一般要求逾期账款回收率达到[X]%以上。逾期账款回收及时率：考核追款责任人收回逾期账款的及时性。计算公式为：逾期账款回收及时率=按时收回逾期账款金额/逾期账款总额×100%。按时收回是指在规定的追款期限内成功收回账款。考核标准一般要求逾期账款回收及时率达到[X]%以上。客户满意度：通过客户反馈调查等方式，考核追款责任人在追款过程中与客户沟通协调的效果，客户满意度一般应达到[X]%以上。3.奖惩措施奖励：对于在追款工作中表现突出，成功收回大额逾期账款或为公司挽回重大经济损失的追款责任人，公司将给予表彰和奖励。奖励形式可包括奖金、荣誉证书、晋升机会等。具体奖励标准根据实际贡献大小确定。惩罚：对于未能按照规定完成追款任务，导致逾期账款回收率、回收及时率未达到考核标准或客户满意度较低的追款责任人，公司将视情节轻重给予相应的惩罚。惩罚措施可包括警告、罚款、降职、辞退等。因个人原因给公司造成经济损失的，还应承担相应的赔偿责任。四、风险防控1.客户信用评估建立客户信用档案：公司应在与客户建立业务关系前，对客户进行全面的信用评估，收集客户的基本信息、经营状况、财务状况、信用记录等资料，建立客户信用档案。信用档案应定期更新，确保信息的准确性和及时性。制定信用评估标准：根据行业特点和公司实际情况，制定科学合理的客户信用评估标准。评估标准可包括客户的注册资本、经营年限、财务指标、市场口碑、信用评级等多个维度，通过综合分析确定客户的信用等级。分类管理客户：根据客户信用等级，将客户分为不同类别，如优质客户、一般客户、风险客户等。针对不同类别的客户，采取不同的销售政策和风险防控措施。对于优质客户，可给予一定的信用额度和优惠政策；对于风险客户，要严格控制信用额度，加强款项催收和风险监控。2.合同管理规范合同签订流程：在与客户签订合同前，业务部门应认真审核合同条款，确保合同内容合法合规、明确清晰、权利义务对等。合同中应明确约定付款方式、付款期限、逾期付款违约责任等条款，为后续追款工作提供有力依据。加强合同执行监督：合同签订后，业务部门应严格按照合同约定履行义务，确保公司按时、按质、按量交付产品或提供服务。同时，要密切关注客户履行合同情况，及时发现并解决合同执行过程中出现的问题，避免因合同纠纷导致款项回收困难。做好合同变更与解除管理：如因客户需求变更、市场情况变化等原因需要对合同进行变更或解除的，业务部门应按照公司规定的流程办理相关手续，确保变更或解除后的合同条款符合公司利益，避免给追款工作带来不利影响。3.证据收集与保存重视证据意识培养：公司全体员工应树立证据意识，在业务往来过程中，注重收集与交易相关的各种证据材料，如合同协议、发票、发货清单、送货回执、对账单、沟通记录等。证据材料应真实、完整、合法，能够证明双方的交易事实和债权债务关系。规范证据收集流程：明确各部门在证据收集过程中的职责和流程，确保证据收集工作的顺利进行。例如，销售部门负责收集与客户沟通的记录、订单确认信息等；财务部门负责整理发票、对账单等财务凭证；物流部门负责提供发货清单、送货回执等物流单据。妥善保存证据材料：建立完善的证据保存制度，对收集到的证据材料进行妥善保管。证据材料应分类存放，便于查阅和使用。对于重要证据，可采取电子备份、纸质存档等多种方式保存，确保证据的安全性和完整性。五、沟通与协调1.内部沟通协调建立定期沟通机制：公司内部应建立追款工作定期沟通机制，由财务部门牵头，每月组织销售部门、法务部门等相关部门召开追款工作会议。会议主要内容包括汇报逾期账款情况、分析追款工作进展、讨论解决追款过程中遇到的问题、制定下一步工作计划等。明确部门职责分工：各部门在追款工作中应各司其职，密切配合。财务部门负责提供应收账款数据支持和财务分析，协助制定追款策略；销售部门负责与客户沟通协调，了解客户情况，推动款项回收；法务部门负责提供法律支持和风险评估，指导追款工作依法进行；其他相关部门根据工作需要，提供必要的协助和配合。加强信息共享与协作：建立追款工作信息共享平台，各部门及时将追款工作进展情况、客户反馈信息、收集到的证据材料等上传至平台，实现信息共享。同时，各部门之间要加强协作，形成工作合力，共同推进追款工作顺利开展。2.与客户沟通技巧保持礼貌与专业：在与客户沟通追款事宜时，催款责任人要始终保持礼貌和专业的态度，避免使用威胁性或侮辱性语言，以免引起客户反感，影响沟通效果。倾听客户意见：认真倾听客户的意见和诉求，了解客户付款延迟的原因，对于客户提出的合理问题和困难，要给予理解和回应，并积极协助客户解决问题。通过良好的沟通，建立与客户的信任关系，为追款工作创造有利条件。清晰表达立场：在沟通中，要明确表达公司的立场和要求，向客户强调逾期付款对公