分包办公室制度

分包办公室制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国招标投标法》《中华人民共和国安全生产法》等相关国家法律法规，参照《XX集团母公司内部控制管理办法》及《XX行业合规管理准则》，结合公司实际发展需求，为规范分包办公室的管理，有效防控经营风险，提升管理效能，特制定本制度。同时，针对当前市场竞争加剧、业务多元化发展及供应链管理复杂化等内部需求，本制度旨在明确分工、强化责任、完善流程，确保分包业务的合规、高效运行。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，涵盖分包办公室的设立、使用、审批、监督、考核等全流程管理，以及涉及到的业务场景，包括但不限于工程建设、技术服务、设备租赁、后勤保障等分包业务领域。第三条本制度中的核心术语定义如下：（一）“XX专项管理”是指公司针对分包办公室的管理活动，包括但不限于场地规划、资源调配、风险控制、合规审查、绩效考核等，旨在确保分包业务在合法合规的前提下高效运行。（二）“XX风险”是指公司在分包业务中可能面临的各类风险，包括但不限于法律风险、财务风险、安全风险、合规风险、声誉风险等。（三）“XX合规”是指公司在分包业务中严格遵守国家法律法规、行业准则及公司内部管理制度，确保业务活动的合法性和规范性。第四条分包办公室的管理应遵循以下核心原则：（一）“全面覆盖”原则，即所有分包业务均须纳入制度管理范围，不留管理空白；（二）“责任到人”原则，即明确各级管理主体的职责，确保责任可追溯；（三）“风险导向”原则，即重点关注高风险环节，优先防控重大风险；（四）“持续改进”原则，即定期评估管理效果，优化制度流程，提升管理效能。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对分包办公室的管理工作负总责，统筹决策、监督全局；分管领导为直接责任人，负责具体组织、协调和实施。第六条公司设立专项管理领导小组，负责分包办公室管理的统筹协调和决策审批，成员由公司主要负责人、分管领导及相关部门负责人组成，主要职能包括：（一）审议专项管理制度及重大事项；（二）协调跨部门管理难题；（三）监督制度执行情况，定期评估管理效果。第七条公司设立专项管理办公室（以下简称“XX办公室”），作为日常管理机构，负责具体执行制度要求，主要职责包括：（一）牵头制定和完善专项管理制度；（二）组织开展风险识别和评估；（三）监督各部门制度执行情况，提出改进建议；（四）协调解决管理中的具体问题。第八条牵头部门职责：（一）XX办公室负责统筹专项管理制度建设，定期更新制度内容，确保与国家法律法规及公司战略保持一致；（二）组织开展专项风险识别和评估，建立风险清单，并动态更新；（三）监督各部门制度执行情况，定期通报考核结果；（四）负责专项管理的培训宣贯，提升全员合规意识。第九条专责部门职责：（一）法务部负责分包业务的合规审核，确保业务流程符合法律法规要求；（二）财务部负责分包业务的资金审批和税务管理，确保资金使用合规、税务申报准确；（三）安全管理部负责分包办公室的安全管理，定期开展安全检查，排查隐患；（四）人力资源部负责分包业务人员的背景审查和合规培训。第十条业务部门/下属单位职责：（一）负责落实本领域分包办公室的管理要求，开展日常风险防控；（二）及时上报发现的重大风险事件，配合XX办公室开展调查处理；（三）组织开展本部门的专项培训，确保员工熟悉制度要求。第十一条基层执行岗责任：（一）岗位合规承诺，签署合规承诺书，确保业务操作符合制度要求；（二）风险上报义务，发现违法违规行为或重大风险事件，及时向XX办公室报告。第三章专项管理重点内容与要求第十二条业务操作合规标准：（一）供应商尽职调查，所有分包供应商必须进行严格的资质审查，包括但不限于营业执照、行业许可、财务状况、信用记录等，确保供应商具备相应能力；（二）招标流程规范，分包业务必须按照公司招标管理制度执行，公开、公平、公正选择供应商，并形成完整招标记录；（三）合同签订规范，所有分包合同必须经过法务部审核，明确双方权利义务，避免条款缺失或漏洞；（四）费用支付规范，分包费用必须按照合同约定支付，禁止超付、预付或违规支付。第十三条禁止性行为：（一）严禁关联交易利益输送，分包业务必须选择非关联方，避免利益冲突；（二）严禁违规转包分包，分包商不得将业务转包给其他单位或个人；（三）严禁虚假分包，不得伪造分包合同或虚报分包业务；（四）严禁泄露商业秘密，分包商必须签订保密协议，保护公司信息安全。第十四条专项风险重点防控：（一）法律风险防控，重点审查分包合同的合法性，避免合同条款违法或无效；（二）财务风险防控，重点监控分包费用的合理性，防止资金损失；（三）安全风险防控，重点检查分包办公室的安全生产条件，确保符合安全标准；（四）合规风险防控，重点审查分包业务的合规性，避免违规操作。第十五条业务操作流程规范：（一）需求申请，业务部门提出分包需求，明确业务内容、预算、工期等；（二）供应商选择，XX办公室组织供应商筛选，法务部进行资质审核；（三）招标投标，根据业务规模选择公开招标或邀请招标，形成招标文件；（四）合同签订，法务部审核合同，双方签字盖章；（五）业务执行，业务部门监督分包商执行合同，XX办公室定期检查；（六）验收结算，业务部门组织验收，财务部办理结算。第四章专项管理运行机制第十六条制度动态更新机制：（一）XX办公室每年对制度进行一次全面评估，根据国家法律法规、行业准则及公司业务变化及时修订；（二）重大业务调整或政策变化，XX办公室应立即启动制度修订程序；（三）制度修订应经过专项管理领导小组审议，并按程序发布实施。第十七条风险识别预警机制：（一）XX办公室每季度组织一次专项风险排查，各部门配合提供风险清单；（二）风险排查结果进行分级评估，一般风险由XX办公室跟踪管理，重大风险报专项管理领导小组决策；（三）XX办公室根据风险等级发布预警通知，要求相关部门采取防控措施。第十八条合规审查机制：（一）所有分包业务必须经过XX办公室合规审查，未经审查不得实施；（二）合规审查内容包括供应商资质、招标流程、合同条款、费用支付等；（三）审查不合格的业务，必须整改后重新提交审查。第十九条风险应对机制：（一）一般风险由业务部门自行处置，XX办公室监督；（二）重大风险由XX办公室牵头处置，必要时报专项管理领导小组协调；（三）风险处置应制定应急预案，明确责任分工、处置流程和上报要求；（四）风险处置结果应形成书面报告，并纳入绩效考核。第二十条责任追究机制：（一）违反本制度的行为，根据情节严重程度，给予警告、罚款、降职、解职等处罚；（二）造成经济损失的，依法追偿；（三）涉嫌违法的，移交司法机关处理。第二十一条评估改进机制：（一）XX办公室每年对专项管理体系进行评估，包括制度完整性、执行有效性、风险防控能力等；（二）评估结果作为制度优化的重要依据，重点改进管理漏洞；（三）评估报告报专项管理领导小组审议，并按程序发布实施。第五章专项管理保障措施第二十二条组织保障：（一）公司主要负责人定期听取专项管理工作汇报，解决重大问题；（二）分管领导每月召开专题会议，协调推进管理任务；（三）XX办公室配备专职人员，负责日常管理。第二十三条考核激励机制：（一）专项合规情况纳入部门年度考核，考核结果与绩效挂钩；（二）优秀部门给予奖励，不合格部门进行通报批评；（三）个人违规行为取消评优资格，情节严重的依法处理。第二十四条培训宣传机制：（一）管理层合规履职培训，每年至少一次，重点学习法律法规和公司制度；（二）一线员工操作规范培训，每月至少一次，重点学习业务流程和风险防控；（三）通过内部刊物、宣传栏等方式，普及合规知识，营造合规氛围。第二十五条信息化支撑：（一）开发分包管理信息系统，实现业务流程自动化，提高管理效率；（二）通过系统实时监控分包业务，及时发现和处置风险；（三）系统数据作为考核评估的重要依据。第二十六条文化建设：（一）发布专项合规手册，明确制度要求和行为规范；（二）组织签订合规承诺书，增强员工责任意识；（三）设立合规举报电话，鼓励员工举报违规行为。第二十七条报告制度：（一）风险事件报告，重大风险事件应在24小时内上报XX办公室，并形成书面报告；（二）年度管理情