合同签订审核制度

合同签订审核制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国合同法》等相关国家法律法规，参照行业普遍合规管理准则，并结合公司《内部控制管理办法》《风险管理纲要》等母公司统一规定制定。为有效防控合同签订过程中的法律风险、财务风险及商业风险，规范合同管理全流程行为，维护公司合法权益，提升经营管理效能，特制定本制度。第二条本制度适用于公司总部各部门、下属各单位及全体员工在履行职责过程中涉及合同签订的各类业务场景，包括但不限于采购、销售、技术开发、服务外包、融资租赁、劳动用工等合同签订活动。第三条本制度中下列术语含义如下：（一）XX专项管理：指公司针对合同签订全流程建立的风险识别、评估、控制、监督、改进的系统性管理活动，涵盖合同草案评审、签署审批、履行监控、归档管理等环节。（二）XX风险：指在合同签订及履行过程中可能对公司资产、声誉、合规性等产生负面影响的不确定性事件，具体可分为法律风险、财务风险、操作风险、商业风险等类型。（三）XX合规：指公司合同签订行为符合国家法律法规、监管要求、行业规范及公司内部管理制度，并体现公平、诚信、审慎的商业伦理标准。第四条XX专项管理应遵循以下核心原则：（一）全面覆盖：确保所有合同签订活动均纳入制度管控范围，实现管理无死角。（二）责任到人：明确各层级、各部门在合同签订管理中的具体职责，确保责任可追溯。（三）风险导向：重点关注高风险领域与环节，优先配置管控资源。（四）持续改进：定期评估管理效果，动态优化制度流程与技术手段。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对公司合同签订专项管理负全面领导责任，承担制度建设的决策审批权与最终风险责任。分管领导作为直接责任人，负责组织落实制度执行、监督考核及重大风险处置。第六条设立公司合同签订专项管理领导小组（以下简称“领导小组”），由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，成员包括法务合规部、财务部、内审部、人力资源部等相关部门负责人。领导小组主要履行以下职能：（一）统筹公司合同签订专项管理制度体系建设与年度规划制定；（二）对重大合同纠纷、系统性风险事件进行决策审批；（三）监督各层级合同签订管理责任的落实情况。第七条领导小组下设专项管理办公室（依托法务合规部），负责领导小组日常事务及跨部门协调工作，具体职能包括：（一）制定修订专项管理制度、操作指南及考核标准；（二）组织开展合同签订培训与合规宣贯；（三）汇总分析风险数据，编制管理报告。第八条明确三类主体在专项管理中的职责分工：（一）牵头部门（法务合规部）：负责统筹管理制度的顶层设计，牵头开展风险识别与评估，制定业务场景的合规标准，定期组织专项审计。（二）专责部门：1.财务部：负责合同金额、付款条件、资金审批权限的合规审核；监督资金支付过程中的反洗钱要求。2.业务部门（如采购部、销售部）：负责本领域合同条款的业务合理性审核，确保商务条件符合市场惯例。3.人力资源部：负责劳动合同、劳务派遣等用工类合同的合规性审核。（三）业务部门/下属单位：落实本层级合同签订管理要求，开展日常风险防控，建立合同台账，配合完成风险处置工作。第九条基层执行岗位员工应履行以下合规操作责任：（一）签订合同前必须完成合同草案的逐条审核，对条款疑点及时上报；（二）签署合同后按规定流程归档，并确保合同内容与实际履行一致；（三）发现重大风险或违规线索时，应立即停止合同履行并上报主管。第三章专项管理重点内容与要求第十条合同草案评审环节：（一）合规标准：必须对合同主体资格、权利义务约定、违约责任条款进行完整性审查，确保条款内容不违反法律法规强制性规定。（二）禁止行为：严禁以格式合同规避重大条款审核、未经授权承诺不合理责任。（三）重点防控：重点关注排他性条款、知识产权归属、争议解决方式等易引发风险的内容。第十一条招标采购类合同：（一）合规标准：公开招标项目必须遵循“三公”原则，邀请招标需符合法定回避情形；供应商资格审核需覆盖经营资质、信用记录、履约能力等维度。（二）禁止行为：严禁关联交易、指定供应商、虚假招标等违法违规行为。（三）重点防控：防范围标串标、低价劣质、验收不合格等典型风险。第十二条资金支付环节：（一）合规标准：明确付款条件、分期比例、担保要求，重大金额支付需经多级审批；预付款需以履约进度作为前提。（二）禁止行为：严禁无合同支付、超合同金额支付、向非合同主体付款。（三）重点防控：防范资金挪用、第三方欺诈等风险，落实银行账户实名制要求。第十三条法律责任条款：（一）合规标准：违约责任设计应体现补偿性、惩罚性相结合，确保条款可执行；明确争议解决方式（诉讼/仲裁）及管辖约定。（二）禁止行为：排除公司对不可抗力免责的全部责任、设置无效的管辖约定。（三）重点防控：审查违约金计算依据的合理性，防范条款约定与实际履行脱节。第十四条数据安全条款：（一）合规标准：明确数据出境、存储、使用权限，约定数据泄露时的责任承担；对敏感信息采取脱敏处理。（二）禁止行为：未经授权约定用户数据商业化利用、泄露客户隐私。（三）重点防控：防范数据滥用、跨境传输合规风险，落实个人信息保护法要求。第十五条知识产权条款：（一）合规标准：明确合同涉及的专利权、商标权、著作权归属，约定侵权责任的追偿路径。（二）禁止行为：将公司未公开技术作为交易筹码、忽视第三方知识产权侵权风险。（三）重点防控：审查许可协议的授权范围、期限限制及违约救济措施。第十六条关联交易管控：（一）合规标准：关联交易需经管理层审议，非关联部门参与评估，确保定价公允。（二）禁止行为：通过关联交易转移利润、规避资质审查。（三）重点防控：识别隐性关联方，防范利益输送风险。第十七条合同履行监控：（一）合规标准：建立履约节点跟踪机制，重大事项需书面确认；设置违约预警触发条件。（二）禁止行为：不按合同约定履行义务、对违约行为隐匿不报。（三）重点防控：防范合同欺诈、执行难等风险，确保合同目的实现。第四章专项管理运行机制第十八条制度动态更新机制：（一）法务合规部每年结合《民法典》修订、行业监管动态、典型案例开展制度评估；（二）重大业务变革（如并购重组）后30日内启动制度适应性调整；（三）更新内容需经领导小组审议，并组织全员培训。第十九条风险识别预警机制：（一）每月定期开展合同签订风险排查，采用“风险指标+专家评审”双重识别模式；（二）建立风险矩阵（含可能性、影响程度维度），红色预警需3日内上报领导小组；（三）风险信息纳入公司风险数据库，实现跨部门共享。第二十条合规审查机制：（一）将合同评审嵌入业务流程，关键节点设置“合规否决权”；（二）重大合同需经双盲交叉审核（牵头部门与专责部门分别评审）；（三）未经合规审查的合同，业务部门不得提交管理层审批。第二十一条风险应对机制：（一）一般风险：由专责部门制定整改方案，主管领导跟踪落实；（二）重大风险：立即启动应急程序，成立专项处置小组，3日内提交处置报告；（三）跨部门风险需建立联席会议制度，明确牵头单位与协同责任。第二十二条责任追究机制：（一）违规情形分类处罚：轻微违规（如条款格式错误）扣减部门年度考核分，重大违规（如签订无效合同）追究直接责任；（二）处罚标准：违约金损失10万元以上，对经办人处以年收入30%罚款；（三）实行责任倒查制，对管理失职的领导层实施约谈通报。第二十三条评估改进机制：（一）每季度开展管理效果评估，指标包括合同签订合规率、纠纷发生率、风险处置时效性；（二）评估结果作为部门评优的依据，连续两个季度低于80%的部门需提交整改方案；（三）建立制度“黑名单”清单，对反复出现的漏洞进行专项治理。第五章专项管理保障措施第二十四条组织保障：（一）公司主要负责人每年至少听取一次专项管理汇报；（二）各级领导干部签署《合同签订合规承诺书》，纳入干部考核档案；（三）建立“谁主管谁负责、谁审批谁负责”的责任链条。第二十五条考核激励机制：（一）将合同签订合规情况纳入部门年度考核权重40%，与绩效奖金挂钩；（二）设立“合规标兵”奖励，对防范重大风险的个人给予专项奖励；（三）考核结果与岗位晋升、评优评先直接关联。第二十六条培训宣传机制：（一）管理层需参加高级合规培训，每年不少于8学时；（二）一线员工每年接受合同法基础培训，新员工岗前强制考核；（三）制作《合同签订风险案例集》，在季度内训中滚动学习。第二十七条信息化支撑：（一）开发合同管理系统，实现电子签章、履约节点预警、单据自动归档；（二）与财务系统对接，自动校验付款信息；（三）建立风险知识图谱，为智能审核提供模型支持。第二十八条文化建设：（一）发布《合同签订合规红黑榜》，对典型案例进行警示教育；（二）设立“合规月”活动，组织辩论赛、知识竞赛；（三）在公司官网设立专栏，定期发布制度解读。第二十九条报告制度：（一）风险事件上报：重大事件1小时内上报领导小组，普