2026年古籍修复公司物资验收与入库管理制度

2026年古籍修复公司物资验收与入库管理制度第一章总则第一条制定目的为规范本公司古籍修复物资验收与入库全流程管理，确保入库物资的质量、规格、数量符合公司古籍修复业务使用要求，防范不合格物资流入生产环节，保障库存数据准确、物资存储安全，降低采购与仓储管理风险，结合公司实际经营情况及古籍修复物资特性，制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司所有古籍修复物资的验收、检验、入库及相关台账管理工作，涵盖的物资包括但不限于：古籍修复专用纸张（宣纸、皮纸、竹纸等）、修复用黏合剂（浆糊、胶水等）、加固材料（绫、绢、锦等）、工具类物资（镊子、毛笔、裁纸刀等）、防护类物资（手套、防尘罩、防潮剂等）及其他配套物资；涉及采购部、质检部、仓储部、业务部（修复技术组）等相关部门的工作行为均需遵守本制度。第三条基本原则（一）客观公正原则：验收工作需依据采购合同、技术标准开展，不受人为因素干扰，客观判定物资是否符合验收标准，确保验收结果真实可靠。（二）质量优先原则：将物资质量验收作为核心环节，优先核验物资的材质、工艺、性能等关键指标，确保满足古籍修复工艺的文物保护级要求。（三）及时高效原则：物资到货后需在规定时限内完成验收流程，避免因验收延迟影响古籍修复业务开展，验收合格的物资需及时入库并更新台账。（四）全程留痕原则：验收、检验、入库各环节需做好书面记录，留存相关凭证，确保所有操作可追溯、可核查，便于后续问题追溯与责任认定。（五）分类管理原则：根据物资的特性、价值、敏感程度划分验收等级，采取差异化的验收流程和入库管控措施，提升管理效率。第二章管理机构与职责第四条验收入库管理小组设置公司成立物资验收入库管理小组（以下简称“管理小组”），由仓储部负责人担任组长，成员包括采购部、质检部、业务部（修复技术组）核心人员。管理小组办公室设在仓储部，负责统筹物资验收入库的标准制定、流程监督、争议处理等工作。第五条各部门核心职责（一）采购部：负责对接供应商确认物资到货时间，到货后第一时间通知质检部、仓储部开展验收；提供采购合同、订单、技术要求等验收依据；协助处理验收过程中发现的供应商履约问题，如规格不符、数量短缺等。（二）质检部：负责制定各类古籍修复物资的验收检验标准；开展物资抽样检验、质量检测工作，出具《物资质量检验报告》；判定物资是否符合验收标准，对不合格物资提出处置建议。（三）仓储部：负责物资到货后的数量清点、包装检查、外观核验；根据验收结果办理入库手续，登记库存台账，粘贴物资标识；将验收合格物资存放至指定库区，确保存储环境符合物资特性要求；配合处理不合格物资的退货、换货事宜。（四）业务部（修复技术组）：负责提供古籍修复物资的技术验收指标，参与核心修复物资的质量验收；核验物资的实际使用适配性，反馈验收过程中发现的工艺适配问题。（五）财务部：负责核对验收合格物资的数量、单价、金额等信息，作为付款审核的依据；监督不合格物资退款、扣款等财务处理流程的合规性。第三章物资验收管理第六条验收等级划分根据物资对古籍修复质量的影响程度，将验收等级分为三级：（一）一级验收：适用于核心修复物资，包括古籍孤本/善本修复专用纸张、进口修复黏合剂、高端加固绫绢等，此类物资需进行全项检验，由质检部、业务部联合验收。（二）二级验收：适用于重要修复物资，包括常规古籍修复纸张、通用工具类物资、防护类物资等，此类物资需进行关键指标检验，由质检部独立完成验收。（三）三级验收：适用于一般配套物资，包括办公用辅助耗材、普通包装材料等，此类物资仅需进行外观、数量核验，由仓储部完成验收。第七条验收准备工作（一）资料准备：采购部需提前向质检部、仓储部提供采购合同、物资技术规格书、样品确认单、供应商资质文件等验收依据，确保验收标准清晰。（二）场地与工具准备：仓储部需提前准备验收场地，确保场地整洁、光线充足；质检部需准备好检验所需的仪器、量具（如厚度仪、含水率测试仪等），并校验仪器精度。（三）人员准备：指定专人负责验收工作，一级验收需配备2名及以上验收人员，二级、三级验收至少配备1名验收人员，验收人员需熟悉对应物资的验收标准。第八条验收流程规范（一）到货核对：物资到货后，仓储部首先核对送货单与采购订单的物资名称、规格、型号、数量、供应商信息等是否一致，检查外包装是否完好、有无破损、受潮、变形等情况；外包装破损的需当场拍照留存，开箱核对内部物资情况。（二）数量清点：仓储部按照送货单逐件清点物资数量，散装物资需称重、计量，确保实际数量与订单数量一致；数量短缺的需立即记录并通知采购部联系供应商核实。（三）质量检验：一级验收物资，质检部需按照技术规格书开展全项检验，包括材质成分、含水率、耐折度、酸碱度等指标检测，业务部同步核验工艺适配性；二级验收物资，质检部开展关键指标检验；三级验收物资，仓储部核验外观无破损、无变质即可。（四）验收记录：验收完成后，填写《物资验收单》，注明验收时间、验收人员、物资信息、验收结果、不合格项（如有）等内容，验收人员签字确认；一级验收需由质检部、业务部人员共同签字，二级验收由质检部人员签字，三级验收由仓储部人员签字。（五）验收时限：一级验收需在物资到货后24小时内完成，二级验收需在12小时内完成，三级验收需在4小时内完成；特殊情况（如大型仪器检测）需延长验收时限的，需经管理小组组长审批。第九条验收结果判定（一）合格判定：物资数量、规格、质量指标均符合采购合同及技术标准要求的，判定为验收合格，可进入入库流程。（二）不合格判定：有下列情形之一的，判定为验收不合格：1.数量短缺且供应商无法当场补足的；2.规格型号与订单要求不符的；3.质量指标未达到技术标准的；4.包装破损导致物资变质、损坏的；5.无合格证明文件或检测报告的。（三）争议处理：对验收结果存在争议的，由管理小组组织复核，复核可重新抽样检测或邀请第三方机构检测，复核结果为最终判定结果。第四章物资入库管理第十条入库条件验收合格的物资方可办理入库手续，入库前需满足以下条件：1.《物资验收单》签字确认完毕；2.物资标识清晰，注明物资名称、规格、批次、供应商、验收日期等信息；3.存储库区已按物资特性完成准备（如防潮、防虫、避光处理）。第十一条入库操作规范（一）台账登记：仓储部根据《物资验收单》，在库存管理系统中录入物资信息，包括名称、规格、数量、单价、批次、入库日期、存放位置等，确保系统台账与实际物资一致；同时更新纸质台账，做到账实相符、账账相符。（二）物资上架：根据物资特性分类存放，核心修复纸张需存放至恒温恒湿库房，黏合剂需存放至阴凉通风库区，工具类物资需分类摆放至专用货架；存放时需遵循“先进先出”原则，将新入库物资放置在同品类物资后方。（三）标识粘贴：为每件/每批入库物资粘贴统一格式的标识卡，标识卡需包含物资名称、规格、批次、数量、入库日期、有效期（如有）、存放位置编码等信息，便于后续盘点与领用。（四）凭证归档：将《物资验收单》《入库单》等凭证整理归档，电子档存储至公司指定服务器，纸质档装订成册，保存期限不少于3年。第十二条不合格物资处理（一）退货处理：验收不合格的物资，仓储部需单独存放并标注“不合格”标识，采购部在24小时内通知供应商办理退货；退货时需填写《退货单》，注明退货原因、数量、批次等，双方签字确认，仓储部配合完成物资退回。（二）换货处理：若供应商同意换货，采购部需明确换货时限（原则上不超过7个工作日），换货物资到货后需重新按验收流程核验，合格后方可入库。（三）扣款/索赔处理：因物资不合格造成公司损失的，采购部需按合同约定向供应商提出扣款或索赔要求，财务部配合完成相关财务处理，处理结果需留存书面记录。第五章特殊物资验收入库管理第十三条易损/易变质物资管理对于易损（如玻璃器皿、精密工具）、易变质（如浆糊、防潮剂）物资，验收时需增加运输损耗核验、保质期核验环节；入库后需缩短盘点周期，每月盘点一次，临近保质期的物资需提前通知业务部优先领用。第十四条应急物资管理应急修复物资（如突发古籍修复项目所需的专用纸张）验收可启动绿色通道，简化部分非关键流程，但需在验收后24小时内补全所有手续；入库后需单独划定应急库区存放，确保随用随取。第六章监督考核与责任追究第十五条日常监督（一）管理小组每周抽查物资验收记录、入库台账，核查验收流程是否合规、台账是否准确；每月开展一次实地盘点，核对账实相符情况，形成盘点报告。（二）行政部负责监督验收入库过程中的廉政行为，严禁验收人员收受供应商财物、偏袒供应商，设立举报渠道，对违规行为一经查实严肃处理。第十六条培训与宣贯（一）内部培训：仓储部每季度组织一次验收入库制度培训，讲解验收标准、入库流程、台账管理等要求，提升相关人员的业务能力；新入职人员需完成岗前培训并考核合格后方可上岗。（二）供应商宣贯：采购部在与供应商签订合同时，同步宣贯本制度中关于验收、入库的相关要求，明确不合格物资的处理方式，减少验收争议。第十七条考核与责任追究将物资验收入库工作纳入仓储部、质检部、采购部的年度绩效考核：验收及时率、入库准确率达100%的部门给予绩效加分；核心物资验收零差错的个人给予专项奖励。员工违反本制度规定的，视情节轻重追究责任：（一）情节较轻的（如台账记录笔误、验收记录不完整、未按时完成验收），给予口头警告、书面警告，责令限期整改；（二）情节较重的（如验收标准执行不严导致不合格物资入库、入库数量核对错误造成库存混乱、隐瞒验收问题），扣除绩效奖金、调岗、降薪；（三）情节严重的（如与供应商串通验收不合格物资入库、伪造验收记录、造成公司重大经济损失），解