2026年古籍修复公司修复材料采购与检验管理制度

2026年古籍修复公司修复材料采购与检验管理制度第一章总则第一条制定目的为规范公司古籍修复材料的采购、检验及入库管理流程，确保修复材料符合《文物保护法》《古籍修复服务规范》等法规及行业标准，从源头保障古籍修复质量，避免不合格材料导致古籍二次损伤，结合公司修复材料使用实际，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司所有古籍修复材料（含纸类、绢类、浆糊类、颜料类、工具类、防护类等）的采购计划制定、供应商筛选、采购执行、入库检验、不合格材料处置等全环节管理，公司采购部、材料管理部、质量管控部、修复师等相关人员均需严格遵守。第三条采购与检验原则（一）适配性原则。采购的修复材料需与待修复古籍的材质、年代、工艺特征相适配，优先选用天然、无酸、可降解的环保材料，禁止使用含强腐蚀性、易老化成分的材料。（二）标准化原则。建立修复材料采购标准库，明确各类材料的技术参数、质量要求，采购与检验工作均需对照标准执行，确保可追溯、可复核。（三）全流程检验原则。材料采购后需经过“到货初检、小样测试、入库终检”三级检验，未通过检验的材料严禁入库、领用。（四）供应商择优原则。建立供应商评估与淘汰机制，优先选择具备古籍修复材料生产资质、行业口碑良好的供应商，确保材料供应稳定性与质量可控性。（五）成本可控原则。在保障材料质量的前提下，合理控制采购成本，建立批量采购、长期合作的价格协商机制，避免因成本压缩降低材料标准。第四条职责分工（一）采购部：负责制定采购计划，筛选、评估供应商，执行采购流程，签订采购合同，跟进到货进度，处理供应商违约事宜；（二）材料管理部：负责材料到货接收、暂存管理，配合质量管控部开展检验工作，办理合格材料入库手续，建立材料台账，管控材料存储条件；（三）质量管控部：作为材料检验牵头部门，制定材料检验标准，开展三级检验工作，出具检验报告，判定材料合格与否，监督不合格材料处置；（四）修复技术部：提供修复材料的技术参数要求，参与供应商评估，对特殊稀缺材料提出采购建议，验证材料小样的修复适配性；（五）财务部：审核采购预算，核对采购合同价款，支付采购款项，监督采购成本管控执行情况。第二章采购管理第五条采购计划制定（一）计划编制依据：材料管理部根据月度/季度修复项目需求、现有材料库存、材料有效期，每月5日前编制《修复材料采购计划》，明确材料名称、规格、数量、技术参数、预计采购周期；（二）特殊材料计划：稀缺材料（如古纸复刻纸、天然矿物颜料）需提前3个月编制专项采购计划，注明采购渠道、备选供应商，报技术负责人审批；（三）计划审批流程：普通材料采购计划由采购部经理审批，金额超过5万元的采购计划需报公司管理层审批，审批通过后方可执行采购。第六条供应商管理（一）供应商准入条件：1.具备合法的营业执照、相关材料生产/销售资质；2.能够提供材料质量检测报告、合格证；3.有古籍修复材料供应经验，可提供样品供测试；4.具备完善的售后保障机制；（二）供应商评估：采购部每半年对合作供应商开展一次评估，从材料质量、到货及时性、价格合理性、售后服务等维度打分，评估结果分为A（优秀）、B（合格）、C（不合格）三级，C级供应商直接淘汰；（三）供应商库管理：建立合格供应商库，入库供应商需签订《质量保障协议》，明确材料质量责任、违约赔偿条款，新增供应商需经过样品测试、小批量采购验证后方可入库；（四）采购方式：常规材料从合格供应商库中选取至少2家进行比价采购；稀缺特殊材料可采取定向采购，但需附定向采购理由说明，报技术负责人审批。第七条采购执行与到货管理（一）合同签订：采购部与选定供应商签订正式采购合同，合同需明确材料名称、规格、数量、技术参数、检验标准、到货时间、价款、质量保证金、违约责任等条款，严禁签订无质量标准的模糊合同；（二）到货跟踪：采购部每日跟进材料生产、物流进度，到货前1天通知材料管理部做好接收准备，到货时需核对送货单、快递单与采购合同的一致性；（三）暂存管理：到货材料暂存于专用待检区，悬挂“待检验”标识，按材料类型分类摆放，避免混放导致污染、损坏，暂存时间不超过3个工作日。第三章材料检验管理第八条检验标准制定（一）通用标准：质量管控部依据行业标准及公司修复需求，制定《古籍修复材料检验标准手册》，明确纸类（纤维结构、pH值、厚度、色泽）、绢类（密度、丝质、牢度）、颜料类（成分、色牢度、稳定性）等材料的检验指标及合格阈值；（二）特殊标准：针对珍贵古籍修复用材料，需在通用标准基础上制定专项检验标准，增加适配性测试要求，报技术负责人审批后执行；（三）标准更新：检验标准每年修订一次，根据新材料应用、行业标准更新、修复质量反馈及时调整，确保标准的适用性。第九条三级检验流程（一）到货初检：材料管理部接收材料后，联合采购部开展初检，核对材料名称、规格、数量、包装完整性，检查外包装是否有破损、受潮、霉变，初检不合格的直接退回供应商；（二）小样测试：质量管控部从到货材料中抽取小样（纸/绢类抽取≥5cm×5cm样品，颜料类抽取≥10g样品），开展理化性能测试（pH值、纤维分析、色牢度等）和修复适配性测试（与古籍试补、试色），测试周期不超过2个工作日；（三）入库终检：小样测试合格后，质量管控部对整批材料进行抽样终检，抽样比例不低于批次总量的5%，重点核验材料批次、有效期、理化指标与小样的一致性，终检合格的出具《材料检验合格报告》。第十条不同类型材料检验重点（一）纸类材料：检验纤维组成（需与待修复古籍纸纤维匹配度≥80%）、pH值（6.5-7.5）、含水率（8%-12%）、耐折度、色泽稳定性，禁止使用漂白纸、含荧光剂纸；（二）绢类材料：检验丝质纯度（天然桑蚕丝占比≥95%）、织造密度、幅宽、色牢度，测试拉伸强度，避免使用化纤混纺绢；（三）浆糊类材料：检验原料（小麦淀粉/糯米淀粉）、黏度、无霉变、无添加防腐剂，测试粘贴牢度及可逆性（可水洗去除）；（四）颜料类材料：检验成分（天然矿物/植物颜料占比≥90%）、色差值（ΔE≤1）、耐光性，禁止使用工业合成颜料；（五）工具类材料：竹镊子、毛刷等检验材质（无毛刺、无化学涂层），金属工具检验防锈处理效果，电动工具检验运行参数精准度。第十一条检验结果处置（一）合格处置：终检合格的材料，质量管控部在材料包装上粘贴“检验合格”标识，材料管理部办理入库手续，录入材料台账；（二）不合格处置：1.轻微不合格（如包装破损但材料完好）：要求供应商更换包装，重新检验合格后方可入库；2.一般不合格（如部分指标未达标）：整批退回供应商，要求重新供货并承担运输费用；3.严重不合格（如材质造假、核心指标不达标）：终止采购合同，扣除质量保证金，将供应商列入黑名单，追究违约责任；（三）复检规定：对检验结果有异议的，可由技术负责人组织第三方检测机构复检，复检费用由责任方承担（供应商责任由供应商承担，检验失误由质量管控部承担）。第四章入库与追溯管理第十二条入库台账管理（一）台账建立：材料管理部为每批合格入库材料建立电子+纸质台账，记录材料名称、规格、批次、供应商、采购日期、检验报告编号、入库数量、有效期、存储位置；（二）台账更新：材料领用、报废时需即时更新台账，每月底进行台账与实物盘点，确保账实相符，盘点差异需在3个工作日内查明原因并整改；（三）台账保存：纸质台账存放于材料管理部专用档案柜，电子台账加密存储，保存期限不少于5年。第十三条质量追溯管理（一）追溯编码：每批入库材料赋予唯一追溯编码，标注于材料包装及台账中，编码包含采购日期、供应商代码、检验批次等信息；（二）领用追溯：修复师领用材料时需登记追溯编码，材料使用于具体修复项目后，将编码录入项目修复档案，实现“材料-批次-项目-修复师”全链条追溯；（三）问题追溯：若因材料质量导致修复问题，可通过追溯编码快速定位供应商、批次、检验人员，明确责任主体，及时采取整改措施。第五章责任追究与附则第十四条责任追究违反本制度规定，有下列行为之一的，公司将视情节轻重追究相关责任人责任：（一）采购部未按审批的采购计划执行，或采购无资质供应商材料的，给予采购负责人警告处分，扣除月度绩效奖金的15%，造成损失的承担相应赔偿责任；（二）质量管控部未按检验标准开展检验，遗漏材料质量问题导致不合格材料入库的，追究检验人员责任，暂停检验资格，重新参加检验培训考核；（三）材料管理部未建立完整台账，导致材料账实不符或追溯失效的，给予材料管理员通报批评，扣除月度绩效奖金的10%，限期补全台账；（四）修复技术部提供错误材料技术参数，导致采购材料不适配的，追究技术负责人责任，扣除季度绩效奖金的10%；（五）相关人员与供应商串通，采购劣质材料谋