2026年古籍修复公司应收账款管理制度

2026年古籍修复公司应收账款管理制度第一章总则第一条为规范公司应收账款管理，降低坏账风险，加速资金回笼，保障公司现金流稳定，结合古籍修复行业“项目化收款、珍贵文物修复款项分期结算、客户类型多元化”的特点，依据《中华人民共和国民法典》《企业会计准则》《企业内部控制应用指引》等相关法律法规及公司财务管理要求，制定本制度。第二条本制度所指应收账款涵盖公司因提供古籍修复服务、销售修复材料等经营活动形成的各类应收未收款项，包括项目进度款、尾款、质保金、材料销售款等；适用于公司业务部、财务部、修复工坊等所有涉及应收账款发生、跟踪、催收的部门及人员。第三条应收账款管理遵循“事前评估、事中管控、事后催收、全程可溯”的核心原则，建立从客户信用评估到款项全额收回的全流程管理体系，确保应收账款规模合理、回收及时、风险可控。第四条业务部是应收账款的直接责任部门，负责客户信用评估、合同收款条款拟定、款项催收；财务部是应收账款的核算与监督部门，负责应收账款账务处理、账龄分析、回款跟踪；公司管理层负责审批大额应收账款的信用政策、坏账核销等重大事项。第五条应收账款管理实行“谁经办、谁负责”的责任制：业务经办人对其拓展的客户及签订的项目应收账款回收负直接责任；业务部门负责人对本部门所有应收账款回收负管理责任；财务部负责人对应收账款核算准确性、风险预警及时性负监督责任。第二章客户信用评估与合同管控第六条客户信用评估管理：（1）业务部需建立客户信用档案，对新合作客户开展信用评估，评估内容包括客户资质、经营状况、履约能力、过往付款记录等，珍贵古籍修复项目客户需增加资金实力、行业口碑等维度评估；（2）信用评估实行分级管理，根据评估结果将客户划分为不同信用等级，对应不同的付款期限、授信额度；（3）信用评估结果需经业务部门负责人审核、管理层审批后生效，每年对存量客户信用等级重新评估一次，根据评估结果调整合作及收款政策。第七条合同收款条款规范：（1）所有古籍修复业务需签订正式合同，合同中明确收款方式、收款节点、付款期限、逾期付款违约责任等条款；（2）珍贵古籍修复项目收款条款需设置进度款节点：项目立项后收取预付款，修复进度达50%收取中期款，项目验收完成后收取尾款，质保金在质保期满后一次性收取；（3）合同中需明确逾期付款违约金计算标准，违约金比例需符合法律法规要求，同时注明争议解决方式，保障公司收款权益。第八条合同审批与备案：（1）合同签订前需经业务部、财务部、法务部门审核，财务部重点审核收款条款的合理性、可执行性，对高信用等级客户可适当放宽付款期限，低信用等级客户需要求全款预付或提供担保；（2）合同签订后3个工作日内，业务部需将合同副本提交财务部备案，财务部根据合同条款建立应收账款台账，标注收款节点及金额。第三章应收账款核算与跟踪第九条应收账款核算规范：（1）财务部会计需根据合同约定、项目进度确认收入并计提应收账款，确保账务处理符合会计准则要求；（2）针对单个古籍修复项目建立应收账款明细台账，详细记录客户名称、项目编号、应收金额、收款节点、已收金额、未收金额、逾期天数等信息；（3）每月结账后，会计需核对应收账款总账与明细账，确保账账相符，同时与业务部核对项目收款进度，确保账实相符。第十条应收账款跟踪管理：（1）财务部每月编制应收账款账龄分析报告，按账龄（1个月内、1-3个月、3-6个月、6个月以上）分类统计，重点关注账龄超过3个月的应收账款；（2）业务部需指定专人跟踪应收账款回款情况，在收款节点到期前5个工作日提醒客户付款，逾期未付的立即联系客户核实原因，形成跟踪记录；（3）对于珍贵古籍修复项目应收账款，业务部需每周向财务部及管理层报送回款进度，确保大额款项及时回收。第十一条应收账款预警机制：（1）财务部设置应收账款预警线，账龄超过6个月的应收账款自动触发预警，向业务部及管理层发送预警通知；（2）预警通知需明确应收账款客户、金额、逾期天数、未回款原因，业务部需在收到预警通知后3个工作日内制定催收方案；（3）对连续两次触发预警的客户，暂停新增业务合作，直至款项收回或客户信用状况改善。第四章应收账款催收规范第十二条催收分级管理：（1）逾期1个月内的应收账款：由业务经办人通过电话、邮件等方式友好催收，了解客户付款困难，协商付款时间，做好催收记录；（2）逾期1-3个月的应收账款：由业务部门负责人牵头催收，向客户发送书面催收函，明确逾期违约责任，要求客户限期付款，催收函需留存送达凭证；（3）逾期3个月以上的应收账款：由公司管理层牵头，联合财务部、法务部门制定专项催收方案，可采取上门催收、协商债务重组、收取违约金等方式，必要时通过法律途径维权。第十三条催收记录与反馈：（1）所有催收行为需形成书面记录，包括催收时间、催收方式、沟通对象、客户反馈、达成的付款协议等，记录需由经办人签字确认；（2）业务部每周汇总催收情况，向财务部及管理层报送催收进展，财务部根据催收记录更新应收账款台账；（3）催收过程中发现客户经营状况恶化、付款能力丧失等情况，需立即上报管理层，及时采取财产保全等措施，降低坏账损失。第十四条特殊情况处理：（1）客户因不可抗力无法按时付款的，业务部需核实情况，提交书面说明，经管理层审批后可协商调整付款计划，调整后的计划需重新签订补充协议；（2）珍贵古籍修复项目客户提出分期付款申请的，需评估客户后续付款能力，要求提供担保或增加违约金条款，补充协议需经财务部审核、管理层审批。第五章坏账管理与处置第十五条坏账认定标准：（1）符合下列条件之一的应收账款可认定为坏账：债务人破产清算，无法收回款项；债务人失联或丧失付款能力，经催收仍无法收回；逾期超过1年且经多种催收方式仍未收回的款项；（2）坏账认定需由业务部提交书面申请，附催收记录、客户经营状况证明等材料，经财务部审核、管理层集体审议后确认。第十六条坏账核销管理：（1）确认坏账的应收账款，财务部需按会计准则规定计提坏账准备，计提比例根据账龄、客户信用等级确定；（2）坏账核销需履行审批流程：业务部提交核销申请→财务部审核→管理层审批→税务备案，核销申请需附详细的坏账形成原因、催收过程、损失金额等资料；（3）核销后的应收账款仍需保留催收权利，若后续收回款项，需及时冲减坏账准备，恢复应收账款账务记录。第十七条坏账追责机制：（1）因业务经办人未履行信用评估义务、未按规定催收导致形成坏账的，追究经办人直接责任；（2）因业务部门负责人审核不严、未监督催收导致形成坏账的，追究管理责任；（3）坏账损失金额较大的，按公司奖惩制度给予相应处罚，同时扣减相关人员绩效奖金。第六章监督检查与责任追究第十八条监督检查机制：（1）财务部每季度对应收账款管理情况开展自查，重点核查信用评估、合同条款、核算跟踪、催收执行等环节的合规性；（2）公司内部审计部门每年开展应收账款专项审计，核查是否存在虚增应收账款、催收不力、违规核销坏账等情况；（3）审计发现的问题需形成审计报告，提出整改建议，业务部及财务部需按期完成整改。第十九条责任追究原则：（1）实事求是原则：根据应收账款管理违规行为的性质、造成的损失，客观认定责任主体和责任大小；（2）分级追责原则：轻微违规（如台账记录不完整、催收不及时）给予口头警告、限期整改；一般违规（如信用评估失误、合同条款漏洞导致回款延迟）给予书面警告、经济处罚；重大违规（如虚报应收账款、故意放任坏账形成）给予降薪、调岗、解除劳动合同，涉嫌违法的移交司法机关处理；（3）连带责任原则：业务部门负责人对本部门应收账款管理违规行为承担连带管理责任，财务部负责人对核算监督失职行为承担相应责任。第二十条考核与激励：（1）公司将应收账款回收率纳入业务部及经办人绩效考核指标，回款率达标给予奖励，未达标扣减绩效；（2）对超额完成回款任务、成功收回逾期大额款项的人员给予专项奖励，激励全员重视应收账款回收。第七章附则第二十一条制度培训：财务部联合业务部每年组织不少于2次应收账款管理制度培训，内容包括信用评估方法、合同条款拟定、催收技巧、坏账认定等，提升相关人员应收账款管理能力。第二十二条制度更新：财务部每年结合公司经营情况、行业特点、法律法规变化，对本制度进行评估修订，修订内容经管理层审批后发布实施。第二十三条特殊项目管理：涉及国家级