2026年古籍修复公司员工信息更新与维护管理制度

2026年古籍修复公司员工信息更新与维护管理制度第一章总则1.1制定目的与依据为规范公司员工信息的采集、更新、维护、保密全流程管理，确保员工信息真实、准确、完整、安全，保障员工个人信息权益，为公司人事管理、薪酬福利、岗位调配、资质管理等工作提供可靠数据支撑，依据《中华人民共和国个人信息保护法》《中华人民共和国劳动合同法》《人力资源社会保障部关于职工信息管理规范》等相关法律法规及行业管理要求，结合公司古籍修复行业人事管理实操经验，制定本制度。本制度为公司所有在职、离职、试用期员工的信息管理核心依据，适用于员工信息全生命周期的管控工作。1.2适用范围本制度适用于公司人力资源部、各业务部门（古籍修复部、检测评估部、项目管理部等）所有参与员工信息管理的人员，覆盖员工信息采集、录入、更新、核验、归档、销毁等全流程，适用于公司全体在职员工、试用期员工、离职员工及劳务派遣人员的信息管理工作。1.3核心管理原则（1）合法合规原则：员工信息采集、使用、更新均遵循相关法律法规，仅收集与工作必要的信息，禁止过度采集；（2）真实准确原则：确保员工信息的录入、更新数据真实无误，定期核验信息有效性，杜绝虚假信息；（3）及时更新原则：员工信息发生变动后，需在规定时限内完成更新，保障信息时效性；（4）安全保密原则：建立分级权限管理机制，采取技术与管理双重措施保护员工信息，防止泄露、篡改、丢失；（5）权责对应原则：明确各岗位在员工信息管理中的职责，做到责任到人、追溯可查；（6）最小知悉原则：员工信息的查阅、使用仅限工作需要，限定知悉范围，禁止无关人员接触。1.4管理职责划分（1）人力资源部：负责制定员工信息管理标准、搭建信息管理系统、统筹信息更新维护工作、开展信息安全培训、处理信息异议申请；（2）人力资源专员：负责员工信息的采集、录入、更新、核验，建立员工信息档案，定期清理无效信息；（3）各部门负责人：督促本部门员工及时报备信息变动情况，审核本部门员工信息更新申请的真实性；（4）信息安全管理员：负责员工信息管理系统的权限设置、数据备份、安全巡检，排查信息泄露风险；（5）全体员工：及时主动报备个人信息变动情况，配合信息核验工作，对本人信息的真实性负责；（6）公司管理层：审批员工信息管理权限调整、信息档案销毁等重大事项，监督信息管理合规性。第二章员工信息采集与初始录入2.1信息采集范围（1）基础身份信息：姓名、性别、身份证号、联系方式、户籍地址、常住地址等，仅采集与劳动关系建立、日常沟通必要的内容；（2）入职相关信息：学历学位、专业资质（如古籍修复资格证、检测评估资格证）、工作履历、入职时间、岗位、劳动合同信息等；（3）履职相关信息：岗位技能等级、培训记录、考核结果、奖惩情况、岗位调整记录等；（4）福利相关信息：社保公积金参保信息、银行账户信息（用于薪酬发放）、紧急联系人信息等；（5）其他必要信息：根据古籍修复行业资质管理要求，采集的与执业资格、保密协议相关的信息，所有采集内容需向员工明示并取得同意。2.2采集方式与要求（1）采集方式：新员工入职时填写《员工信息登记表》，提供相关证明材料复印件（学历证、资格证等），人力资源专员核验原件后录入信息系统；日常信息采集以员工主动报备为主，辅以部门核实、系统核验等方式；（2）采集要求：采集前向员工说明信息用途、保存期限、保密措施，签订《员工信息采集知情同意书》；禁止采用胁迫、欺诈等方式采集信息，禁止采集宗教信仰、婚育状况等非工作必要的敏感信息（法律法规另有要求的除外）；（3）材料留存：采集的纸质材料需分类归档，电子材料加密存储，留存期限与员工劳动关系存续周期及后续管理要求匹配。2.3初始录入规范（1）录入时限：新员工入职3个工作日内，人力资源专员完成所有基础信息的录入工作；（2）录入标准：信息录入需与证明材料原件一致，姓名、身份证号等关键信息不得出现错别字、数字错误，联系方式需核验有效性；（3）复核机制：信息录入完成后，由人力资源部负责人随机抽取10%的新员工信息进行复核，发现错误立即修正，并记录错误原因。第三章员工信息更新管理3.1信息更新触发情形（1）基础信息变动：联系方式、常住地址、紧急联系人、银行账户等发生变更；（2）资质信息变动：取得新的古籍修复相关资质证书、学历提升、职称评定结果变动；（3）履职信息变动：岗位调整、薪酬调整、奖惩记录、培训完成情况、考核结果更新；（4）劳动关系变动：试用期转正、劳动合同续签/解除/终止、劳务派遣转正式用工等；（5）其他变动：社保公积金参保信息变更、紧急联系人信息变更等影响工作开展或权益保障的信息变动。3.2信息更新流程及时限（1）员工报备：员工发现个人信息变动后，需在3个工作日内通过公司指定渠道（OA系统、书面申请）向人力资源部报备，提交相关证明材料（如资质证书复印件、地址变更证明等）；（2）部门审核：员工所在部门负责人在1个工作日内审核报备信息的真实性，签署审核意见；（3）信息更新：人力资源专员收到审核通过的报备材料后，在2个工作日内完成信息系统及纸质档案的更新，更新后留存变动记录；（4）超时处理：员工未按时报备信息变动导致工作开展受影响（如薪酬发放错误、紧急联系失效），由员工本人承担相应后果；人力资源专员未按时更新信息，按绩效考核相关规定处理。3.3信息更新核验要求（1）材料核验：更新关键信息（如身份证号、资质证书）时，人力资源专员需核验原件，留存复印件并加盖“与原件核对无误”章；（2）系统核验：对联系方式、银行账户等信息，通过电话、转账测试（小额）等方式核验有效性；（3）记录留存：所有信息更新操作需在系统中记录操作人、操作时间、变动前后内容，纸质更新申请单归档保存，保存期限不少于3年。第四章员工信息日常维护4.1定期核验机制（1）季度抽查：人力资源部每季度随机抽取20%的员工信息进行核验，重点核验联系方式、资质证书有效期、劳动合同状态等关键信息，核验结果录入《员工信息核验记录表》；（2）年度全面核验：每年12月开展员工信息全面核验，由员工本人确认《员工信息确认单》，对不一致的信息及时修正，核验完成后由员工签字确认；（3）资质专项核验：针对古籍修复资格证、检测评估资格证等行业专属资质，在证书到期前1个月核验续期情况，提醒员工及时办理续期并更新信息。4.2信息档案管理（1）档案分类：员工信息档案分为电子档案和纸质档案，电子档案存储于加密服务器，纸质档案存放于带锁档案柜，按“部门-入职年份-姓名”分类归档；（2）数据备份：电子信息档案每日自动备份，每月进行一次全量备份，备份数据异地存储，保存期限不少于员工离职后5年；（3）无效信息清理：每年清理一次无效信息（如离职员工超保存期限的非必要信息、重复录入的冗余信息），清理前需经人力资源部负责人审批，清理记录留存备查；（4）档案查阅：因工作需要查阅员工信息档案，需填写《档案查阅申请表》，经部门负责人及人力资源部负责人审批，查阅时仅限查阅与工作相关的内容，禁止摘抄、拍照、复制无关信息。4.3信息安全防护（1）权限管理：员工信息管理系统按岗位设置不同权限，人力资源专员仅可操作本人负责范围内的信息，部门负责人仅可查阅本部门员工信息，管理层按审批权限查阅相关信息，权限调整需经审批并记录；（2）技术防护：信息系统设置登录密码、操作日志、数据加密等防护措施，禁止使用公共网络、非加密设备访问信息系统；（3）物理防护：纸质档案存放区域设置门禁，仅限授权人员进入，档案柜加锁管理，钥匙由专人保管；（4）人员防护：定期开展员工信息安全培训，签订《信息保密协议》，禁止工作人员泄露、出售、篡改员工信息。第五章异常处理与责任追究5.1信息异议处理（1）异议提出：员工对本人信息记录有异议的，可在发现异议后5个工作日内向人力资源部提交《信息异议申请表》，说明异议内容并提供证明材料；（2）异议核查：人力资源部在收到申请后3个工作日内开展核查，通过核对原始材料、询问相关人员等方式核实信息；（3）异议处理：核查确认信息错误的，立即修正并告知员工；核查确认信息无误的，向员工出具《信息异议核查结果告知书》，说明核查依据；（4）结果留存：异议处理的所有材料（申请表、核查记录、告知书）归档保存，保存期限不少于2年。5.2信息泄露/丢失处理（1）事件上报：发现员工信息泄露、丢失、篡改等情况，相关人员需在1小时内上报人力资源部及信息安全管理员，重大信息安全事件需上报公司管理层；（2）应急处置：立即采取措施控制风险（如冻结相关权限、停用信息系统、排查泄露渠道），对泄露的信息进行评估，必要时联系相关员工采取防护措施；（3）调查追责：信息安全管理员牵头调查事件原因，确定责任主体，形成《信息安全事件调查报告》；（4）整改优化：根据调查结果完善信息防护措施，堵塞管理漏洞，避免类似事件再次发生。5.3责任追究（1）追责情形：①未按规定采集、更新员工信息，导致信息失真或工作失误的；②违规查阅、复制、传播员工信息，造成信息泄露的；③未采取有效防护措施，导致员工信息丢失、篡改的；④员工虚报、瞒报信息变动情况，提供虚假证明材料的；⑤擅自调整信息管理系统权限，违规授权他人访问员工信息的；（2）追责方式：根据情节轻重给予口头警告、书面警告、扣罚绩效奖金、调离岗位、解除劳动合同等处分；造成员工权益受损或公司经济损失的，依法承担赔偿责任；涉嫌违法犯罪的，移交司法机关处理。第六章附则6.1附则6.1.1本制度未尽事宜，按《中华人民共和国个人信息保护法》《中华人民共和国劳动合同法》及国家现行人力资源管理相