2026年光建一体化科技公司办公用品采购与领用管理制度

2026年光建一体化科技公司办公用品采购与领用管理制度第一章总则第一条制定目的为规范光建一体化科技公司（以下简称“公司”）办公用品的采购、入库、领用、核销及库存管理工作，优化采购流程，控制采购成本，保障办公用品的合理供应与高效使用，杜绝浪费行为，依据《中华人民共和国采购法》《企业采购管理制度规范》等相关规定，结合公司日常运营管理实际，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司及所属各分支机构、业务单元（以下统称“各单位”）所有办公用品的采购申请、审批、采购执行、验收入库、领用登记、库存盘点及费用核算等全流程管理。办公用品涵盖办公耗材（纸张、墨盒、笔、文件夹等）、办公设备配件、办公家具（简易类）、清洁用品、劳保用品等日常办公所需物资，专用办公设备（电脑、打印机等）采购参照公司固定资产管理制度执行。第三条基本原则（一）集中采购原则。公司办公用品实行统一集中采购管理，由行政部归口负责，严禁各部门自行采购（紧急特殊情况除外），以发挥规模采购优势，降低采购成本。（二）按需采购原则。采购计划需基于各部门实际使用需求及库存情况制定，避免盲目采购导致物资积压，确保采购数量、品类与实际需求匹配。（三）性价比优先原则。采购过程中需在保证产品质量符合公司使用标准的前提下，优先选择性价比高的供应商及产品，兼顾价格、质量、售后等因素，实现采购成本最优化。（四）规范透明原则。采购流程需严格遵循申请、审批、比价、采购、验收的规范流程，采购信息公开透明，关键采购环节需留存完整记录，确保可追溯。（五）节约使用原则。倡导全员节约使用办公用品，建立领用限额标准，杜绝铺张浪费，对可循环使用的办公用品实行回收复用管理，降低办公成本。（六）合规管控原则。采购行为需符合国家财经法规及公司内控要求，严禁收受供应商回扣、虚报采购价格等违规行为，确保采购全过程合法合规。第二章管理职责第四条行政部职责行政部是公司办公用品采购与领用管理的归口部门，全面负责制度落地、采购执行及库存管控，具体职责包括：（一）负责本制度的制定、修订、宣贯及解释工作，组织相关人员开展采购、库存管理技能培训，提升管理规范化水平；（二）建立办公用品采购目录及标准，明确各类办公用品的规格、质量标准、参考价格及领用限额，定期更新供应商名录；（三）受理各部门办公用品采购申请，汇总需求后制定月度/季度采购计划，按审批流程完成采购申请报批；（四）负责办公用品的采购执行，包括供应商筛选、比价、议价、合同签订、订单下达等工作，确保采购物资按时、按质、按量到位；（五）负责办公用品的验收入库、库存管理、领用登记及定期盘点工作，建立完整的出入库台账，确保账实相符；（六）负责采购费用的核对、报销及台账管理，定期分析办公用品使用成本，提出成本优化建议；（七）监督各部门办公用品领用及使用情况，纠正浪费行为，对超限额领用情况进行核实并提出处理意见。第五条各部门职责各部门是办公用品使用及需求提报的责任主体，具体职责包括：（一）指定专人担任部门办公用品管理员，负责本部门办公用品需求统计、采购申请提报、领用登记及使用监督工作；（二）根据本部门月度/季度办公实际需求，在领用限额内填写《办公用品采购申请表》，经部门负责人审核后提交行政部；（三）领用办公用品后，做好内部分发及使用登记，督促员工节约使用，对可回收复用的办公用品进行归集管理；（四）配合行政部完成办公用品库存盘点工作，反馈本部门办公用品使用过程中发现的质量问题或优化建议；（五）严禁虚报采购需求、超限额领用办公用品，对本部门违规使用、浪费办公用品的行为进行整改。第六条财务部职责财务部负责办公用品采购费用的核算与监督工作，具体职责包括：（一）审核办公用品采购预算的合理性，对接采购计划中的费用额度进行合规性把控；（二）负责采购费用的支付审核，核对采购合同、发票、入库单等报销材料的完整性、真实性，确保费用支出合规；（三）建立办公用品采购费用台账，定期分析费用支出情况，向公司管理层提交成本分析报告；（四）监督采购资金使用情况，发现违规报销、虚假报销等行为，及时向公司审计部门反馈。第七条审计部职责审计部负责对办公用品采购与领用管理进行监督审计，具体职责包括：（一）定期对办公用品采购流程、供应商选择、价格核定等环节进行审计，核查是否存在违规操作；（二）对办公用品库存管理、领用登记及费用核算情况进行抽查，核实账实相符性及费用真实性；（三）受理办公用品采购与领用过程中的违规举报，查实后提出处理建议，督促相关部门整改。第三章办公用品采购管理第八条采购计划制定（一）常规采购计划：行政部每月25日前汇总各部门提交的下月办公用品采购申请，结合现有库存数量、历史使用数据及市场价格波动情况，制定月度采购计划，明确采购品类、数量、预估费用及采购时限；（二）季度大宗采购计划：对于消耗量大、采购周期长的办公用品（如办公用纸、墨盒等），行政部每季度末制定下季度大宗采购计划，通过批量采购降低成本；（三）紧急采购计划：因临时办公需求或突发情况需采购办公用品的，相关部门填写《紧急办公用品采购申请表》，经部门负责人及行政部负责人审批后，由行政部优先安排采购。第九条采购审批流程（一）申请提报：各部门按需求填写《办公用品采购申请表》，注明采购品类、规格、数量、预估单价、使用事由等信息，经部门负责人签字确认后提交行政部；（二）行政审核：行政部对采购申请进行审核，核实库存情况、领用限额及需求合理性，汇总后形成采购计划，提交行政部负责人审核；（三）分级审批：单次采购金额在2000元及以下的，由行政部负责人审批；2000元以上至10000元的，由分管副总经理审批；10000元以上的，需提交总经理审批；（四）计划执行：审批通过后，行政部按采购计划组织实施采购工作，未完成审批的采购申请不得执行采购。第十条供应商管理（一）供应商筛选：行政部建立办公用品供应商准入标准，筛选具备合法经营资质、供货能力稳定、价格合理、售后完善的供应商，形成合格供应商名录，名录每年更新一次；（二）比价采购：单次采购金额超过2000元的，需至少向3家合格供应商询价，对比价格、质量、交货期、售后服务等因素，选择最优供应商；金额低于2000元的，可在合格供应商名录内择优选择；（三）合作评估：行政部每半年对供应商合作情况进行评估，包括供货及时性、产品质量、价格稳定性、售后服务等维度，评估不合格的供应商从名录中剔除。第十一条采购执行与验收（一）采购执行：行政部与选定供应商签订采购合同（金额超过5000元需签订正式合同），明确采购品类、规格、数量、价格、交货时间、质量标准及违约责任等条款，按合同约定下达采购订单；（二）到货验收：供应商送货后，行政部指定专人对办公用品进行验收，核对品类、规格、数量是否与订单一致，检查产品质量是否符合公司标准，验收合格后填写《办公用品入库单》；（三）验收异常处理：验收过程中发现品类不符、数量短缺、质量不合格等问题的，需立即与供应商沟通，要求退换货或补发，直至验收合格，验收不合格的物资不得入库。第四章办公用品入库与库存管理第十二条入库管理（一）验收合格的办公用品需在2个工作日内完成入库登记，行政部库管员填写《办公用品入库台账》，注明入库日期、品类、规格、数量、单价、供应商、入库单号等信息，做到账物相符；（二）办公用品按品类分区存放，做好标识，易损耗、易过期的物资（如墨盒、清洁用品）单独管理，优先发放使用；（三）入库单据需留存完整，作为采购费用报销及库存核对的依据。第十三条库存盘点（一）月度盘点：行政部库管员每月末对办公用品库存进行盘点，核对实际库存与台账记录是否一致，形成《办公用品库存盘点表》；（二）季度复盘：行政部每季度组织专人对库存进行复盘，重点核查高价值、高消耗办公用品的库存情况，复盘结果提交行政部负责人审核；（三）差异处理：盘点发现账实不符的，需查明原因，属于人为损耗的追究相关责任人责任，属于自然损耗的按规定报备核销，确保库存数据准确。第十四条库存管控（一）安全库存：行政部为常用办公用品设定安全库存限额，当库存低于安全限额时，及时启动采购流程，避免出现断供情况；（二）积压物资处理：对超过6个月未领用的办公用品，行政部分析积压原因，通过内部调配、退换货等方式处理，降低库存积压成本；（三）报废处理：因质量问题、过期、损坏无法使用的办公用品，由行政部填写《办公用品报废申请表》，经审批后按规定报废处理，报废物资不得随意丢弃，可回收的统一处理。第五章办公用品领用管理第十五条领用标准（一）行政部根据办公用品使用频率及消耗情况，制定各岗位办公用品领用限额标准，如签字笔每人每月不超过2支、打印纸每人每月不超过5包等，标准每年根据实际情况调整；（二）特殊岗位因工作需要超限额领用的，需提交书面申请，说明领用理由，经部门负责人及行政部负责人审批后可超额领用；（三）非消耗性办公用品（如文件夹、剪刀、计算器等）实行以旧换新制度，领用新物资需交回旧物资，旧物资无法使用的按报废流程处理。第十六条领用流程（一）领用申请：各部门办公用品管理员填写《办公用品领用申请表》，注明领用部门、领用人员、领用品类、规格、数量、领用事由等信息，经部门负责人审核后提交行政部；（二）领用审核：行政部审核领用申请是否符合限额标准，超限额领用的需核查审批手续是否齐全，审核通过后准予领用；（三）发放登记：行政部库管员按审核后的领用申请发放办公用品，填写《办公用品领用台账》，注明领用日期、部门、人员、品类、规格、数量、领用单号等信息，领用人需签字确认；（四）紧急领用：因临时办公需求紧急领用的，可先办理领用手续，事后1个工作日内补充完善领用申请。第十七条领用监督（一）行政部每月汇总各部门办公用品领用情况，对超限额领用、频繁领用的部门进行核实，要求说明原因，不合理的领用行为予以纠正；（二）各部门办公用品管理员需建立本部门领用台账，监督员工节约使用办公用品，发现浪费行为及时制止。第六章监督与责任第十八条监督检查（一）行政部每月对办公用品采购、入库、领用、库存管理情况进行自查，重点核查流程合规性、台账完整性、账实相符性；（二）财务部每季度对办公用品采购费用核算情况进行检查，核查报销材料的真实性、费用支出的合规性；（三）审计部每半年对办公用品采购与领用管理全流程进行专项审计，发现问题及时提出整改要求，整改情况纳入部门绩效考核。第十九条违规责任任何单位或个人违反本制度规定，有下列行为之一的，公司将视情节轻重追究相关责任人责任：（一）未按规定流程审批擅自采购办公用品的，责令退回采购物资，给予责任人警告处分，情节严重的扣减绩效；（二）虚报采购需求、超限额领用办公用品，或浪费办公用品造成公司损失的，责令赔偿损失，给予警告处分；（三）采购过程中收受供应商回扣、虚报采购价格，或与供应商串通损害公司利益的，责令退回违规所得，给予记过处分，情节严重的解除劳动合同；（四）库管员未按规定办理入库、领用登记，或库存盘点弄虚作假，导致账实不符的，给予警告处分，造成物资丢失的承担赔偿责任；（五）审批人员违规批准超标准、无依据的采购申请，纵容违规采购行为的，给予记过处分，情