2026年光建一体化科技公司办公用品库存盘点管理制度

2026年光建一体化科技公司办公用品库存盘点管理制度第一章总则第一条制定目的为规范公司办公用品库存盘点管理工作，精准掌握办公用品（含项目现场办公物资）的库存数量、使用状态及损耗情况，保障日常办公与项目现场办公物资供给，降低库存积压与浪费，控制办公成本，同时结合光建一体化行业特性（含多项目现场办公物资分散管理特点），建立标准化、常态化的库存盘点机制，依据《企业内部控制基本规范》等相关管理要求，结合公司实际经营管理需求，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司总部及各项目现场所有办公用品的库存盘点管理工作，涵盖的办公用品包括但不限于：办公文具类（笔、纸、文件夹、标签纸等）、办公设备耗材类（打印机墨盒、硒鼓、复印纸、色带等）、办公低值易耗品（水杯、文件夹、档案盒、计算器等）、项目现场办公专用物资（便携式办公桌椅、移动存储设备、安全防护类办公配套用品等）；公司固定资产类办公设备（电脑、打印机、投影仪等）盘点参照《固定资产管理制度》执行，不纳入本制度管理范围。第三条盘点原则（一）全面准确原则：盘点覆盖所有库存办公用品及项目现场在用未核销物资，确保盘点范围无遗漏，数量、规格、状态记录准确无误，做到账实、账账、账证三相符；（二）定期盘点原则：建立月度、季度、年度分级盘点机制，结合办公用品消耗节奏及项目现场物资管理特点，常态化开展盘点工作，避免库存信息滞后；（三）责任明确原则：明确盘点各环节责任人，做到谁盘点、谁签字、谁负责，确保盘点过程可追溯、结果可核查；（四）及时整改原则：盘点发现的账实不符、物资损耗、积压浪费等问题，需在规定时限内查明原因并整改，形成闭环管理；（五）成本管控原则：通过盘点分析办公用品消耗规律，优化采购计划，减少库存积压，尤其针对项目现场易损耗、易丢失的办公物资，制定精准的库存管控标准。第四条管理职责划分（一）行政人事部：作为办公用品库存盘点的归口管理部门，负责制定盘点计划、组织实施盘点工作、汇总盘点数据、出具盘点报告；负责建立办公用品库存台账，实时更新物资入库、出库、库存信息；负责核查盘点差异原因，督促相关部门整改；负责根据盘点结果优化办公用品采购及发放标准；（二）仓储管理员：负责日常办公用品的入库验收、出库登记、库存保管，确保库存物资分类存放、标识清晰；配合行政人事部完成盘点工作，现场核对物资数量、规格、状态；负责盘点前的库存整理工作，确保盘点现场物资摆放有序；（三）各部门负责人：负责组织本部门领用办公用品的自查盘点，尤其是项目现场办公物资的盘点核对；配合行政人事部完成跨部门联合盘点；对本部门盘点发现的问题及时整改，反馈物资使用及需求建议；（四）财务部门：负责监督盘点过程的合规性，审核盘点报告及差异处理方案；负责根据盘点结果进行账务调整，确保财务账与库存账一致；负责分析办公用品库存成本，提出成本管控建议；（五）盘点小组：由行政人事部、财务部、使用部门人员组成临时盘点小组，负责季度、年度大盘点的现场核查、数据核对工作，盘点小组组长由行政人事部负责人担任。第二章盘点分类与周期第五条盘点分类（一）日常盘点：由仓储管理员每日对出入库频繁的办公用品进行数量核对，每周对库存物资进行一次全面自查，重点核对易损耗、高价值办公用品（如移动存储设备、打印耗材等）的库存数量；（二）月度盘点：由行政人事部组织仓储管理员开展，每月最后一个工作日完成，覆盖公司总部所有库存办公用品，重点核对当月出入库量大的物资，确保月度库存数据准确；（三）季度盘点：由盘点小组开展，每季度末月25-30日完成，覆盖公司总部及所有在施项目现场的办公用品，包括库存物资及部门领用未消耗完毕的物资，形成季度盘点报告；（四）年度盘点：由盘点小组在每年12月20-31日完成，为全维度全面盘点，覆盖所有办公用品的入库、出库、库存、损耗、积压情况，作为年度财务决算及下一年度采购计划制定的依据；（五）专项盘点：因人员变动、物资调拨、突发损耗等情况，由行政人事部发起的临时盘点，重点针对特定物资或特定区域（如项目现场）的办公用品进行盘点。第六条盘点周期要求（一）日常盘点：每日出入库核对需当日完成，每周自查需在每周五下班前完成，发现差异当日核实整改；（二）月度盘点：需在每月最后一个工作日下班前完成盘点及数据汇总，次月3日前完成差异核实；（三）季度盘点：需在季度末月30日前完成现场盘点，次月5日前出具季度盘点报告；（四）年度盘点：需在每年12月31日前完成全部盘点工作，次年1月10日前完成盘点报告及整改方案制定；（五）专项盘点：需在发起后3个工作日内完成盘点，1个工作日内完成差异核实。第三章盘点实施流程第七条盘点准备阶段（一）行政人事部提前3个工作日发布盘点通知，明确盘点范围、时间、参与人员、分工及要求；（二）仓储管理员完成库存物资整理，按类别、规格分区摆放，清理杂物，确保物资标识清晰，便于核对；关闭盘点期间的物资出库通道，确有紧急领用需求的，需单独登记并注明；（三）行政人事部准备盘点所需资料，包括库存台账、出入库记录、物资采购单据、领用记录等；（四）项目现场负责人提前整理现场办公物资，列出物资清单，配合盘点小组现场核查；（五）盘点小组明确分工，确定盘点记录人、核对人、监督人，确保责任到人。第八条现场盘点阶段（一）盘点人员按分工对指定区域的办公用品进行逐一清点，核对物资名称、规格、单位、数量、保质期、使用状态（全新/在用/破损），不得漏盘、重盘、错盘；（二）对项目现场的办公用品，需现场核对领用记录与实际库存，重点核查易丢失、易损耗物资（如安全帽、反光背心等办公配套防护用品）的数量；（三）盘点过程中发现破损、过期、无法使用的物资，单独记录并标注原因；发现积压超过6个月未使用的物资，单独登记并分析积压原因；（四）盘点记录人实时记录盘点数据，确保手写或电子记录清晰、准确，核对人现场复核，确认无误后双方签字确认；（五）财务部门监督人员全程参与现场盘点，对盘点过程中的异常情况及时提出，确保盘点流程合规。第九条数据核对阶段（一）盘点结束后，行政人事部将盘点记录与库存台账、财务账进行核对，统计账实差异，包括数量差异、规格差异、状态差异等；（二）对差异金额较小、数量较少的常规差异（如笔、纸等低值易耗品的正常损耗），由仓储管理员说明原因，行政人事部负责人审批后备案；（三）对差异金额较大、数量较多的异常差异（如高价值耗材、项目现场专用物资缺失），由盘点小组开展核查，调取出入库记录、监控视频、领用签字等资料，查明差异原因；（四）差异原因包括但不限于：出入库记录错误、物资自然损耗、人为丢失、领用未登记、盘点计数错误、物资调拨未备案等，需逐一明确原因及责任主体。第十条盘点报告编制（一）行政人事部根据盘点数据及差异核查结果，编制《办公用品库存盘点报告》，内容包括：盘点基本信息（时间、范围、参与人员）、库存整体情况、账实差异明细、差异原因分析、整改建议、成本管控建议等；（二）季度、年度盘点报告需附盘点明细清单、差异核查记录、整改责任人及整改时限；（三）盘点报告经盘点小组组长审核、财务部门复核后，报公司分管领导审批；年度盘点报告需报总经理办公会审议。第四章差异处理与整改第十一条差异处理原则（一）客观公正原则：根据差异原因明确责任，不偏袒、不推诿，对人为原因造成的物资丢失、损坏，按公司规定追究相关人员责任；（二）及时调整原则：对账实差异及时进行账务调整，确保财务账与库存账一致，避免长期账实不符；（三）成本可控原则：对损耗、丢失的物资，按成本价核算，纳入办公成本管控范围；对可回收利用的破损物资，统一回收处理，降低浪费。第十二条不同类型差异处理（一）记录错误类差异：由仓储管理员更正出入库记录及库存台账，行政人事部负责人复核，确保后续记录准确；（二）自然损耗类差异：按公司成本管理规定计入办公成本，由行政人事部备案，同时优化物资采购量，减少自然损耗；（三）人为丢失/损坏类差异：由责任人员按成本价赔偿，无法确定责任人的，由所在部门负责人说明情况，报分管领导审批后处理；（四）领用未登记类差异：补充完善领用登记手续，对相关领用人员进行提醒，强化领用登记管理；（五）积压物资类差异：制定积压物资处理方案，包括内部调拨、折价使用、报废处理等，避免长期占用库存及资金。第十三条整改落实（一）行政人事部根据盘点报告中的整改建议，制定整改计划，明确整改事项、责任人、整改时限；（二）对盘点发现的管理漏洞（如出入库登记不规范、项目现场物资管控松散），及时修订相关管理流程，完善管控措施；（三）整改完成后，行政人事部组织复核，确保整改到位；对未按时整改的责任人，按公司绩效考核规定处理；（四）将盘点整改情况纳入行政人事部及相关部门的月度工作考核，确保盘点成果落地。第五章盘点档案管理第十四条档案内容办公用品盘点档案包括：盘点通知、盘点记录、库存台账、出入库单据、差异核查记录、盘点报告、整改计划及复核记录等，所有资料需完整留存。第十五条档案保管（一）行政人事部负责盘点档案的整理、归档，按月度、季度、年度分类存放，电子档案备份至公司指定存储设备，纸质档案装订成册；（二）盘点档案保管期限为3年，年度盘点档案长期保管；（三）档案查阅需经行政人事部负责人审批，查阅人员需登记，不得私自复制、涂改、损毁档案。第六章监督与考核第十六条监督机制（一）财务部门每半年对办公用品盘点管理制度的执行情况进行监督检查，重点核查盘点流程合规性、差异处理及时性；（二）公司审计部门每年对盘点工作进行专项审计，评估盘点机制的有效性及成本管控效果；（三）建立员工监督反馈渠道，员工可对盘点过程中的违规行为、管理漏洞进行反馈，行政人事部需在3个工作日内核实处理。第十七条考核管理（一）将办公用品盘点工作纳入仓储管理员的月度绩效考核，盘点数据准确率低于98%的，扣减相应绩效分值；（二）对盘点工作中表现优秀、及时发现管理漏洞的人员，给予适当奖励；（三）对未按规定完成盘点、虚报盘点数据、整改不到位的责任人，按公司绩效考核规定处理，情节严重的追究相关责任。第七章附则第十八条制度修订本制度根据公司业务发展、办公用品管