2026年光建一体化科技公司备用金管理制度

2026年光建一体化科技公司备用金管理制度第一章总则第一条制定目的为规范公司备用金的申请、领用、使用、核销、归还等全流程管理，强化备用金资金管控，保障公司资金安全，提高资金使用效率，防范备用金挪用、占用等风险，依据《企业财务通则》《现金管理暂行条例》等相关法律法规及公司财务管理制度，结合光建一体化业务涉及工程现场、项目运维、日常办公等多场景备用金使用特点，制定本办法。第二条适用范围本办法适用于公司所有备用金管理工作，包括定额备用金（如项目部日常零星开支备用金、行政部办公备用金等）、非定额备用金（如临时出差备用金、项目现场应急开支备用金等）；适用于公司财务部、项目部、行政部、采购部等所有领用和使用备用金的部门及相关人员；适用于公司总部及所属各业务单元的备用金管理，覆盖光建一体化项目现场、日常办公、差旅出行等所有备用金使用场景。第三条基本原则（一）按需领用原则：备用金领用需基于实际业务需求，根据业务类型、使用场景核定合理领用金额，严禁无实际需求超额领用、长期占用备用金。（二）专款专用原则：备用金需严格按照领用用途使用，不得挪作他用，不得用于与公司经营无关的个人开支，工程现场备用金仅限用于项目零星耗材采购、现场应急支出等指定用途。（三）及时核销原则：定额备用金按月核销，非定额备用金在业务完成后7个工作日内完成核销，严禁逾期未核销、长期挂账，确保备用金周转高效。（四）风险可控原则：建立备用金领用限额、使用监控、核销审核等管控机制，明确各环节责任，对超限额、超范围使用备用金的行为及时预警和纠正。（五）账实相符原则：财务部定期对备用金进行盘点核对，确保备用金账面余额与实际库存金额一致，对差异情况及时查明原因并处理。第二章备用金类型与领用限额第四条备用金类型划分（一）定额备用金：指为满足部门日常零星、高频次开支需求，核定固定金额并长期留存部门使用的备用金，主要适用于行政部（办公零星采购、水电费垫付等）、项目部（工程现场零星耗材采购、小额维修费等）、前台接待部（访客接待零星开支等）。（二）非定额备用金：指为满足临时、一次性业务需求领用的备用金，业务完成后需全额核销或归还，主要适用于员工出差、项目临时应急开支、临时采购等场景。第五条备用金领用限额（一）定额备用金限额：行政部定额备用金限额根据上年度月均零星开支金额核定，最高不超过年度月均开支的1.5倍；项目部定额备用金按项目规模分级核定，小型光建一体化项目不超过5万元，中型项目不超过10万元，大型项目不超过20万元；其他部门定额备用金限额由财务部结合实际需求核定，最高不超过3万元。（二）非定额备用金限额：员工出差备用金按出差天数、目的地核定，单日限额不超过2000元，单次出差总额不超过1万元；项目临时应急备用金单次领用不超过5万元，且需注明具体应急用途；临时采购备用金根据采购清单金额核定，不得超过采购预算金额。（三）超限额审批：因特殊情况需领用超限额备用金的，需提交书面申请说明原因，经部门负责人、财务负责人审核后，报总经理审批，未经审批不得超限额领用。第三章备用金领用与支付管理第六条备用金领用流程（一）申请提交：领用备用金需填写《备用金领用申请表》，注明领用类型、金额、用途、预计核销/归还时间等信息，定额备用金需附上年度相关开支明细作为核定依据，非定额备用金需附出差申请单、采购清单、项目应急情况说明等佐证材料。（二）层级审核：《备用金领用申请表》经领用部门负责人审核签字（确认用途真实、金额合理）后，提交财务部审核（确认限额合规、材料齐全）；超限额备用金需额外经财务负责人、总经理审批。（三）资金支付：审核通过后，财务部根据领用方式完成支付，现金领用的需领用人签字确认并留存身份证复印件备查，银行转账领用的需转入领用人公司指定银行卡账户，严禁转入个人账户用于非公务用途。第七条备用金支付方式（一）现金支付：仅限小额备用金（单次不超过1万元）领用，领用人需到财务部现场领取并签字确认，财务部需留存现金领取记录。（二）银行转账支付：大额备用金（单次超过1万元）采用银行转账方式，定额备用金转入部门指定专人账户（该账户仅限备用金收支使用），非定额备用金转入领用人公司公务卡账户，严禁转入私人非公务账户。第四章备用金使用与核销管理第八条备用金使用规范（一）使用范围：备用金仅限用于公司经营相关开支，包括办公零星采购、差旅交通费、项目现场零星开支、小额维修费、临时接待费等；严禁用于个人消费、对外借款、投资、套现等非公务用途，严禁以备用金形式套取现金。（二）支出凭证要求：使用备用金产生的支出需取得合法有效的原始凭证（发票、收据、付款凭证等），凭证需注明支出事由、金额、日期、收款方信息等，工程现场零星支出无发票的，需由两人以上签字确认并附支出明细单。（三）使用记录：领用部门需建立备用金使用台账，逐笔记录支出日期、金额、用途、凭证编号等信息，定额备用金台账需按月核对，确保支出记录与原始凭证一致。第九条备用金核销流程（一）定额备用金核销：定额备用金按月核销，领用部门在每月结束后5个工作日内，整理当月备用金支出凭证，填写《备用金核销申请表》，经部门负责人签字后提交财务部；财务部审核凭证真实性、合规性后，补足备用金至核定限额，同时将支出金额计入对应成本费用科目。（二）非定额备用金核销：非定额备用金在业务完成后7个工作日内核销，领用人整理支出凭证，填写《备用金核销申请表》，注明实际支出金额、剩余金额，附出差报告、采购验收单、项目支出说明等材料，经部门负责人审核后提交财务部；实际支出金额小于领用金额的，领用人需将剩余资金归还财务部；实际支出金额大于领用金额的，经审核后由财务部补足差额。（三）核销审核：财务部审核核销材料的完整性、合规性，重点核查支出凭证是否合法、用途是否与领用申请一致、金额是否准确，审核不通过的退回补充材料，严禁凭虚假凭证核销。第十条备用金归还管理（一）非定额备用金归还：未实际使用或仅部分使用的非定额备用金，领用人需在领用后30日内（业务未开展的）或业务完成后7日内（部分使用的）将剩余资金归还财务部，归还方式包括现金缴存、银行转账等，财务部需出具资金归还收据。（二）定额备用金归还：部门撤销、岗位调整或不再需要定额备用金时，领用部门需在5个工作日内将全部备用金归还财务部，同时提交备用金使用台账和剩余支出凭证完成最终核销。（三）逾期归还处理：逾期未归还备用金的，财务部需向领用人发出《备用金催收通知书》，逾期超过15日的，从领用人工资中逐月扣回（扣回金额不超过月工资的30%），同时暂停该领用人及所在部门的备用金领用权限。第五章备用金监控与盘点第十一条备用金日常监控（一）台账监控：财务部建立公司备用金总台账，逐笔记录领用部门、领用人、金额、领用日期、预计核销日期、实际核销日期等信息，对超期未核销的备用金标注预警，每月向管理层提交备用金使用情况报表。（二）用途监控：财务部不定期抽查备用金使用凭证，核查是否存在超范围、超金额使用情况，对工程现场备用金需结合项目进度核查支出合理性，发现违规使用的立即责令整改。（三）权限管控：建立备用金领用权限分级管控机制，财务部系统设置领用限额预警，超限额领用需触发审批流程，严禁无权限、超权限领用备用金。第十二条备用金盘点核对（一）盘点频率：定额备用金每月盘点一次，由财务部人员会同领用部门指定专人共同盘点；非定额备用金在核销时同步核对剩余金额；每季度开展一次公司备用金全面盘点。（二）盘点流程：盘点人员现场核对备用金库存金额与台账余额，填写《备用金盘点表》，注明盘点结果、差异金额及原因，经盘点人、领用人、财务负责人签字确认后存档。（三）差异处理：盘点发现账实不符的，需在3个工作日内查明原因，属于记账错误的及时更正，属于人为挪用、丢失的，由责任人承担赔偿责任，情节严重的追究纪律责任。第六章监督检查与责任追究第十三条监督检查机制（一）日常检查：财务部每月对备用金领用、使用、核销情况进行自查，重点核查核销及时性、使用合规性、限额执行情况，形成自查记录。（二）专项检查：公司审计部每季度开展备用金管理专项检查，重点核查是否存在挪用、截留、套取备用金等违规行为，检查结果纳入部门绩效考核。（三）整改落实：对检查发现的问题，责任部门需在规定时限内整改，财务部跟踪整改进度，确保问题闭环解决，整改完成后提交整改报告备案。第十四条责任追究条款（一）领用人责任：虚报备用金领用用途、挪用备用金、逾期未核销或归还的，给予警告处分，扣减绩效奖金；造成备用金损失的，全额赔偿损失，情节严重的解除劳动合同；涉嫌违法的，移交司法机关处理。（二）部门负责人责任：未履行审核职责，导致部门人员违规领用、使用备用金的，给予通报批评，追究管理责任；部门备用金管理混乱、多次出现违规行为的，免去部门负责人职务。（三）财务人员责任：未按规定审核备用金领用申请、未及时催收逾期备用金、盘点核对失