2026年光建一体化科技公司财务印章与U盾管理制度

2026年光建一体化科技公司财务印章与U盾管理制度第一章总则1.1制定目的为规范公司财务印章与银行U盾（含数字证书、电子密钥等）的刻制、领用、保管、使用、交接、注销等全流程管理工作，保障公司资金安全、财务信息安全，明确管理权责边界及操作标准，防范印章与U盾使用风险，结合公司光建一体化业务运营特点及财务管理实际，制定本制度。1.2适用范围本制度适用于公司财务部保管及使用的所有财务印章（包括财务专用章、法人章、发票专用章、结算专用章等）、各银行账户对应的U盾（含制单U盾、审核U盾、主管U盾等）的管理工作，公司全体涉及财务印章与U盾刻制、保管、使用、交接的人员均需严格遵守。1.3基本原则（1）分开保管原则：财务印章与U盾实行“章盾分离”，制单U盾与审核U盾、财务专用章与法人章不得由同一人保管，核心印章与核心U盾需由不同人员分别管控；（2）专人专管原则：指定专人负责财务印章与U盾的保管，保管人需签订《保密与安全责任书》，明确保管责任；（3）审批使用原则：所有印章加盖、U盾使用均需履行事前审批手续，未经审批不得擅自使用；（4）全程留痕原则：印章使用、U盾操作需详细记录使用时间、事由、经办人、审批人等信息，实现全流程可追溯；（5）安全保密原则：采取物理防护、密码管控等措施，确保印章不丢失、不被盗用，U盾密码不泄露、不破解；（6）合规使用原则：严格遵守《票据法》《人民币银行结算账户管理办法》等法律法规及公司财务管理制度，严禁违规使用印章与U盾。1.4管理依据本制度依据国家现行财务、金融、印章管理相关法律法规、行业标准及公司《财务管理制度》《资金管理办法》《保密管理办法》等内部制度制定，若国家法规、银行监管要求或公司内部制度更新，本制度相关条款同步调整。第二章术语与定义2.1财务印章指公司用于财务结算、票据开具、账务处理等财务活动的专用印章，包括财务专用章、法人名章、发票专用章、税务申报专用章、结算专用章等具有法律效力的印章。2.2银行U盾指公司在银行开立账户时申领的，用于办理线上资金划转、账户查询、交易审核等业务的电子密钥设备，包括制单U盾、复核U盾、主管U盾等不同权限类型。2.3章盾分离指财务印章与银行U盾、不同权限的U盾之间由不同人员分开保管，形成相互制约、相互监督的管理机制，防范单人操作带来的资金风险。2.4使用登记指每次使用财务印章或U盾时，需在《财务印章使用登记簿》《U盾使用登记簿》中记录使用事由、使用时间、使用人、审批人、使用结果等信息。2.5注销备案指财务印章损毁、作废或U盾丢失、过期时，按规定向银行、公安等相关部门办理注销手续，并在公司内部留存备案记录。第三章管理组织架构及职责3.1财务部作为财务印章与U盾的归口管理部门，具体职责包括：制定财务印章与U盾管理细则及操作流程；负责财务印章的刻制、备案、注销申请；统筹银行U盾的申领、挂失、注销工作；监督检查印章与U盾的保管、使用合规性；组织保管人员开展安全培训；处理印章与U盾使用过程中的异常情况。3.2印章保管人财务部指定专人担任印章保管人，具体职责包括：负责财务印章的日常保管，存放于专用保险柜，确保印章安全；严格按审批手续办理印章使用，核对使用事由及审批文件；及时登记《财务印章使用登记簿》；定期检查印章完好状况，发现损毁、丢失立即上报；办理印章交接、封存、注销等手续。3.3U盾保管人财务部指定不同人员分别担任制单U盾、审核U盾、主管U盾保管人，具体职责包括：负责对应权限U盾的日常保管，存放于加密存储设备；设置复杂密码并定期更换，严禁泄露密码；按审批手续使用U盾办理资金业务，核对业务金额、收款方信息；及时登记《U盾使用登记簿》；U盾丢失、损坏时立即挂失并上报财务部负责人。3.4审计部负责对财务印章与U盾管理工作进行监督审计，定期核查使用登记簿、审批文件的一致性，排查违规使用风险；对发现的管理漏洞提出整改建议，对违规使用行为提出责任追究意见。第四章财务印章管理4.1印章刻制与备案4.1.1刻制申请：需新增财务印章时，由财务部提交《印章刻制申请单》，注明刻制事由、印章名称、使用范围，经财务负责人、总经理审批后，到公安部门备案的正规刻章机构刻制；4.1.2备案登记：印章刻制完成后，财务部需在公司档案中留存印章印模、刻制备案证明，同时向开户银行完成印章备案，确保印章使用合规。4.2印章保管要求4.2.1存放管理：财务印章需存放于专用保险柜，保险柜钥匙由保管人专人保管，密码严格保密，非工作时间保险柜需双重上锁；4.2.2保管人要求：保管人不得擅自将印章带出公司，确因业务需要带出的，需经财务负责人审批，由两人共同携带并全程监管；4.2.3定期检查：保管人每周检查一次印章存放环境及印章完好情况，每月向财务部负责人提交印章保管情况报告。4.3印章使用流程4.3.1申请：使用人填写《财务印章使用申请单》，注明使用事由、加盖文件名称、份数、使用日期，附相关业务凭证（如合同、付款申请单、发票等），经所在部门负责人、财务负责人审批；4.3.2审核：印章保管人核对申请单及审批文件，确认事由真实、审批完整，对重要文件需核对文件内容与申请事由的一致性；4.3.3用印：保管人现场监督加盖印章，确保印章清晰、位置准确，严禁在空白纸张、空白合同上加盖印章；4.3.4登记：用印完成后，保管人在《财务印章使用登记簿》中记录使用信息，使用人签字确认。4.4印章交接与封存4.4.1交接管理：保管人岗位调整、离职时，需办理印章交接手续，填写《印章交接清单》，注明印章名称、数量、完好状况，由交接人、接收人、监交人（财务负责人）签字确认，交接清单留存归档；4.4.2封存管理：暂停使用的印章，由保管人清理后封存于保险柜，标注封存日期及原因，封存期间不得擅自启用，启用需经总经理审批。4.5印章注销与销毁4.5.1注销申请：印章作废、损毁或公司名称变更需注销印章时，财务部提交《印章注销申请单》，经审批后向公安部门、开户银行办理注销备案；4.5.2销毁处理：注销后的印章由财务部、审计部共同监督销毁，销毁前留存印模，销毁后填写《印章销毁记录》，由参与人员签字确认，记录永久留存。第五章银行U盾管理5.1U盾申领与备案5.1.1申领申请：需新增银行U盾时，由财务部提交《U盾申领申请单》，注明开户银行、账户名称、U盾权限类型、申领数量，经财务负责人审批后，由专人到银行办理申领手续；5.1.2备案登记：U盾申领完成后，财务部需登记U盾编号、权限类型、绑定账户、保管人等信息，建立《U盾管理台账》，确保账实相符。5.2U盾保管要求5.2.1分开保管：制单U盾、审核U盾、主管U盾需由不同人员保管，严禁一人保管多个权限U盾；5.2.2密码管理：U盾密码需设置为8位以上字母+数字+特殊符号组合，每季度更换一次，保管人需牢记密码，不得记录在纸质载体或电子文档中；5.2.3存放管理：U盾存放于加密U盘盒或保险柜，非使用状态下不得连接电脑，避免被恶意程序读取；5.2.4异常处理：发现U盾丢失、被盗或密码泄露时，保管人需在1小时内上报财务负责人，并立即联系银行挂失，补办新U盾。5.3U盾使用流程5.3.1申请：使用人填写《资金支付申请单》，注明支付金额、收款方、支付事由，附合同、发票等凭证，经部门负责人、财务负责人、总经理按权限审批；5.3.2制单：制单U盾保管人核对审批文件后，插入U盾完成资金支付制单，核对支付信息无误后提交审核；5.3.3审核：审核U盾保管人核对制单信息与审批文件的一致性，确认无误后完成审核，大额支付需由主管U盾保管人再次复核；5.3.4登记：所有U盾操作完成后，保管人在《U盾使用登记簿》中记录操作时间、业务内容、金额、操作人等信息，留存操作截图备查。5.4U盾注销与更换5.4.1注销管理：银行账户注销或U盾过期、损坏无法使用时，财务部提交《U盾注销申请单》，经审批后到银行办理注销手续，注销后的U盾需物理销毁并记录；5.4.2更换管理：U盾到期前1个月，保管人需提醒财务部办理更换手续，新U盾申领完成后，及时更新《U盾管理台账》，旧U盾按注销流程处理。第六章监督检查与风险防控6.1日常监督财务部负责人每月核查《财务印章使用登记簿》《U盾使用登记簿》，核对审批文件与使用记录的一致性，抽查用印文件、资金支付记录，发现异常及时核实；审计部每季度开展一次专项检查，重点核查章盾分离执行情况、密码更换记录、异常操作记录。6.2风险防控措施6.2.1权限管控：严格限定U盾操作权限，制单、审核、主管权限分离，严禁越权操作；6.2.2异常预警：设置银行账户资金变动预警，大额资金支付需双人复核，发现非授权支付立即冻结账户；6.2.3培训教育：每半年组织保管人开展安全培训，学习印章与U盾管理规范、风险案例，提升风险防范意识；6.2.4应急处理：制定印章丢失、U盾被盗应急预案，明确应急处置流程、责任人及上报时限，降低风险损失。第七章责任追究7.1考核机制将财务印章与U盾管理工作纳入财务部绩效考核，考核指标包括保管合规率、使用登记完整率、风险事件发生率等，考核结果与绩效奖金、评优评先挂钩。7.2责任追究7.2.1保管人责任：未按规定保管印章/U盾导致丢失、被盗用的，给予通报批评、扣减绩效处理，造成经济损失的追究赔偿责任；擅自使用印章/U盾或在空白文件上盖章的，调离岗位，情节严重的解除劳动合同，涉嫌违法的移交司法机关处理；未及时登记使用记录、更换密码的，给予警告处理，多次违规的扣减绩效奖金。7.2.2使用人责任：伪造审批文件使用印章/U盾的，责令退回违规操作所得，给予通报批评、扣减绩效处理，情节严重的解除劳动合同；未按规定申请审批擅自使用的，给予警告处理，造成损失的承担相应赔偿责任。7.2.3财务部负责人责任：未履行监督职责导致印章/U盾管理混乱、出现重大风险的，给予通报批评、扣减绩效处理；对违规使用行为包庇、