2026年光建一体化科技公司差旅费报销标准及管理规定

2026年光建一体化科技公司差旅费报销标准及管理规定第一章总则第一条为规范公司差旅费报销管理，统一报销标准，严控费用支出，保障员工因公出差的合理需求，依据《中华人民共和国企业所得税法》《企业财务通则》等相关法律法规及公司财务管理制度，结合光建一体化业务（含光伏建筑一体化、光储直柔建筑配套、新能源建筑融合等）出差频次高、覆盖区域广的实际特点，制定本规定。第二条本规定适用于公司全体员工因公出差产生的交通费、住宿费、伙食补助费、市内交通费等费用的申请、核销、审批全流程管理，包括国内因公出差（不含港澳台地区）的各类差旅活动，境外出差另行制定专项管理细则。第三条差旅费报销遵循“事前审批、实报实销、标准管控、勤俭节约”的基本原则，员工出差需提前履行审批手续，报销费用需真实、合规，严格按照本规定标准执行，杜绝超标准、无依据报销行为。第四条公司财务部为差旅费报销管理的责任部门，负责制定并更新报销标准、审核报销凭证、核销差旅费用，各部门负责人对本部门员工出差申请及报销的真实性、合理性进行初审，管理层按权限进行最终审批。第二章出差申请与审批第五条出差申请流程员工因公需出差的，需提前填写《出差申请表》，明确出差事由、目的地、出行时间、返程时间、预计差旅费用、随行人员（如有）等核心信息，提交至部门负责人审核；《出差申请表》需附相关出差依据，如客户沟通函、项目勘查通知、会议邀请函等，确保出差事由真实、必要；紧急出差无法提前提交申请的，需通过公司内部通讯工具向部门负责人口头报备，返程后3个工作日内补填《出差申请表》，并注明紧急出差原因。第六条出差审批权限普通员工出差：单次出差预计费用≤5000元的，由部门负责人审批；单次出差预计费用＞5000元的，经部门负责人审核后报分管领导审批；部门负责人出差：无论费用金额多少，均需报分管领导审核、总经理审批；管理层出差：由总经理办公会审议，总经理最终审批；多人同行出差的，由牵头人统一提交《出差申请表》，按牵头人审批权限执行审批流程。第七条出差计划调整出差过程中需调整行程、延长出差时间或增加出差地点的，需提前向原审批人申请，经同意后方可执行，未获批擅自调整的，超出部分费用由个人承担；因不可抗力因素（如天气、交通、项目突发情况）导致行程调整的，返程后需在报销时附情况说明，经审批人确认后按实际情况核销费用。第三章差旅费报销标准第八条交通费报销标准飞机票：普通员工出差优先选择经济舱，且需提前7天以上预订，因紧急情况需临时购票的，需在报销时附情况说明；部门负责人及以上人员可选择商务舱，总经理及以上人员可选择头等舱，所有机票报销需提供电子行程单及登机牌，机票费用按实际票价核销，机场建设费、燃油附加费可一并报销；火车票/高铁票：普通员工出差优先选择二等座，部门负责人及以上人员可选择一等座或商务座，单程行程超过800公里且无高铁/动车的，可选择硬卧，超过1200公里的可选择软卧，车票费用按实际票价核销；汽车票/船票：按实际票价核销，优先选择公共交通，严禁报销私人包车费用（特殊项目勘查需包车的，需提前审批）；市内交通费：出差期间市内交通优先选择地铁、公交等公共交通，按实际发生金额核销，单次市内交通费用超过100元的需附行程说明；确因项目紧急或地点偏远需打车的，需在报销时注明起止地点及事由，普通员工单日市内交通费累计报销不超过200元，部门负责人及以上人员单日不超过300元；自驾出行：因项目勘查等特殊需求需自驾出差的，需提前审批，报销时按实际行驶里程核算油费（核算标准为每公里1.0元），过路费、停车费按实际金额核销，严禁报销违章罚款、车辆维修费等费用。第九条住宿费报销标准按出差城市等级划分标准：一线城市（直辖市、省会城市、计划单列市）普通员工单日住宿费报销上限为500元，部门负责人上限为800元，管理层上限为1200元；二线城市普通员工单日上限为400元，部门负责人上限为600元，管理层上限为900元；三线及以下城市普通员工单日上限为300元，部门负责人上限为500元，管理层上限为700元；住宿费需选择合规经营的酒店，优先选择公司协议酒店，报销时需提供酒店开具的增值税专用发票，发票需注明住宿起止时间、人数等信息；两人及以上同性员工同行出差的，需合住一间客房，住宿费按实际发生金额核销，但不得超过单人报销上限的1.5倍；出差期间因客户安排免费住宿的，不再报销住宿费；住宿费用超出标准的，超出部分由个人承担，特殊情况需超标准住宿的，需提前审批并在报销时附情况说明。第十条伙食补助费标准伙食补助费按出差自然天数核算，无需提供餐饮发票，一线城市单日补助100元，二线城市单日补助80元，三线及以下城市单日补助60元；出差期间参与客户或合作方安排的工作餐的，当日伙食补助费按50%核销；全程由公司统一安排餐饮的，不再核销伙食补助费；出差返程当日按半天核算伙食补助费，出发当日按全天核算。第十一条其他费用报销标准出差期间发生的邮寄费、打印费、资料费等，按实际金额核销，报销时需提供对应发票及费用明细；因项目需要发生的会议费、培训费，需提前审批，报销时附会议/培训通知及费用明细，按实际金额核销；严禁报销出差期间的娱乐费、礼品费、烟酒费等与公务无关的费用。第四章报销流程与要求第十二条报销时限员工返程后需在7个工作日内整理报销凭证，填写《差旅费报销单》，提交至部门负责人初审；因特殊情况无法按时报销的，需向财务部提交延期申请，经同意后可延长至15个工作日，未获批逾期报销的，财务部有权拒绝核销。第十三条报销凭证要求交通费：需提供正规发票（电子发票或纸质发票）、行程单、登机牌/车票等佐证材料，发票信息需完整，抬头为公司全称，税号准确；住宿费：需提供增值税专用发票，发票需注明住宿服务、起止时间、房间数、人数等，附酒店消费明细单；其他费用：需提供对应增值税发票，发票内容与出差事由相关，附费用明细或消费小票；所有电子发票需打印纸质版并附电子发票查验截图，确保发票真实有效，虚假发票一经发现，不予报销并追究相关责任。第十四条报销审批流程员工填写《差旅费报销单》，附完整报销凭证，提交部门负责人初审，初审重点核查出差事由真实性、费用合理性、凭证完整性；部门负责人初审通过后，提交财务部审核，财务部核查报销标准执行情况、发票合规性、费用核算准确性，对不符合要求的退回整改；财务部审核通过后，按审批权限提交分管领导/总经理审批；审批通过后，财务部在3个工作日内完成费用核销，将款项支付至员工指定银行账户。第五章特殊情况处理第十五条长期出差报销因项目需要连续出差超过30天的，视为长期出差，住宿费可按月度结算，选择月租公寓或长期协议酒店，费用标准不超过单日上限的80%；长期出差人员的伙食补助费按月核算，每月核减4天（休息日）补助，市内交通费可按实际需求申请定额补助，定额补助标准需提前审批；长期出差期间返回公司驻地的，仅核销往返交通费，停留期间不核算伙食补助费及住宿费。第十六条出差期间加班及补贴出差期间法定节假日加班的，按公司考勤制度核算加班费，加班费与差旅费分开核销；出差期间因项目紧急需夜间工作超过22点的，可申请夜间工作补贴，单日补贴不超过100元，报销时附加班记录及项目负责人确认说明。第十七条费用不予核销情形未履行出差审批手续的费用；超出报销标准且未提前审批的费用；发票虚假、信息不全或与出差事由无关的费用；出差期间因个人原因产生的费用（如购物、旅游、探亲等）；擅自调整行程产生的额外费用；报销凭证丢失且无法提供佐证材料的费用。第六章监督与责任第十八条监督检查机制财务部每季度对差旅费报销情况进行专项检查，重点核查报销标准执行、发票合规性、审批流程完整性等，形成《差旅费报销检查报告》；审计部每年开展一次差旅费管理专项审计，排查违规报销、虚假报销等行为，审计结果纳入部门及员工绩效考核；建立差旅费报销申诉机制，员工对报销审核结果有异议的，可向财务部提出申诉，财务部需在5个工作日内核查并反馈结果。第十九条违规责任追究员工虚报、冒领差旅费的，一经发现，责令退回违规款项，扣罚当月绩效奖金的20%-50%，情节严重的取消年度评优资格；多次违规报销或违规金额较大的，调整工作岗位，情节特别严重的解除劳动合同；部门负责人未严格履行初审职责，导致本部门员工违规报销的，扣罚部门负责人当月绩效奖金的10%-30%；财务人员未按规定审核报销凭证，导致违规费用核销的，扣罚当月绩效奖金的10%-20%，情节严重的调离财务岗位。第七章附则第二十条本规定由公司财务部牵头解释，人力资源部、综合部配合宣贯与落地执行。第二