2026年光建一体化科技公司第三方合作机构管理办法

2026年光建一体化科技公司第三方合作机构管理办法第一章总则第一条制定目的为规范公司光建一体化（光伏建筑一体化）业务第三方合作机构的管理工作，筛选优质合作资源，防范合作风险，保障合作项目质量和效率，维护公司合法权益，结合光建一体化业务合作场景多（施工分包、设备检测、技术咨询、项目运维、招标代理等）、合作机构类型杂的行业特点，依据《中华人民共和国民法典》《招标投标法》《建设工程质量管理条例》等相关法规，制定本办法。第二条制定依据本办法依据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国招标投标法实施条例》《建设工程安全生产管理条例》《企业内部控制应用指引》等国家现行法律法规，以及公司战略发展规划、合同管理办法、采购管理制度、项目管理制度等内部规章制度制定。第三条适用范围本办法适用于公司总部及各项目公司所有光建一体化业务第三方合作机构的准入、评估、合作管控、退出等全流程管理工作，覆盖施工类、检测类、咨询类、运维类、代理类等所有类型的合作机构；适用于采购部、项目管理部、合规管理部、法务部、财务部、安全生产部等所有参与第三方合作机构管理的部门及人员。本办法所指第三方合作机构包含为公司光建项目提供施工分包服务、设备检测服务、技术咨询服务、项目运维服务、招标代理服务、审计服务等的各类法人或非法人组织。第四条基本原则（一）合规准入原则：所有合作机构必须通过合规审查和资质核验，无合法资质、有不良信用记录的机构一律不得准入；（二）择优合作原则：综合评估合作机构的资质等级、专业能力、服务质量、价格水平、信用状况，优先选择行业口碑好、履约能力强的机构合作；（三）分级管理原则：根据合作机构的服务类型、合作金额、风险等级划分管理层级，核心合作机构重点管控，一般合作机构常规管控；（四）全程管控原则：合作管控覆盖准入评估、合同签订、服务履约、款项支付、合作评价全流程，无管控盲区；（五）风险防范原则：建立合作风险预警机制，识别合作过程中的资质风险、履约风险、质量风险、廉洁风险，提前制定防范措施；（六）动态调整原则：定期更新合作机构名录，淘汰履约差、服务质量低的机构，补充优质新机构，保持合作资源的优质性和适配性。第五条管理职责（一）采购部：作为第三方合作机构管理的牵头部门，负责合作机构的准入审核、名录建立、信息维护，组织合作机构评估，牵头开展合作机构招标或比价工作；（二）项目管理部：负责提报合作需求，参与合作机构准入评估，监督合作机构现场服务履约情况，提报合作机构履约评价意见；（三）合规管理部：负责审查合作机构的资质合规性、信用状况，识别合作过程中的合规风险，监督合作流程的合规性；（四）法务部：负责审核合作合同条款的合法性、权责清晰度，处理合作纠纷，防范法律风险；（五）财务部：负责审核合作款项支付的合规性，核对发票开具的规范性，管控合作成本，参与合作机构价格评估；（六）安全生产部：负责审查施工类、运维类合作机构的安全生产资质、人员安全资质，监督合作机构现场安全作业情况。第二章合作机构准入管理第六条准入条件（一）基本条件：具备独立法人资格，持有有效的营业执照，经营范围覆盖合作服务内容，无营业执照被吊销、注销等异常经营记录；（二）资质条件：具备对应服务类型的行业资质证书，施工类机构需具备建筑工程或电力工程相关资质，检测类机构需具备CMA/CNAS认证，咨询类机构需具备对应专业咨询资质；（三）信用条件：近3年无重大行政处罚记录，无被列入失信被执行人名单、政府采购严重违法失信行为记录名单等不良信用记录；（四）能力条件：具备完成合作服务的专业人员、设备、技术能力，有光建一体化行业同类项目服务经验的优先；（五）安全条件：施工类、运维类合作机构需具备安全生产许可证，关键作业人员需持有对应的特种作业操作证；（六）廉洁条件：承诺遵守公司廉洁合作规定，无商业贿赂、串通投标等违法违规记录。第七条准入审核（一）资料提报：意向合作机构需提报营业执照、资质证书、信用报告、同类项目业绩证明、人员资质证明、安全生产证明等资料，填写《第三方合作机构准入申请表》；（二）初审：采购部对提报资料的完整性、真实性进行初审，核对资质证书有效期、业绩证明的真实性，剔除资料不全或明显不符合条件的机构；（三）联合审核：采购部牵头组织合规管理部、法务部、项目管理部等部门开展联合审核，重点审核资质合规性、信用状况、服务能力，必要时开展现场考察；（四）审核结论：联合审核完成后形成《第三方合作机构准入审核意见书》，明确准入/不予准入意见，不予准入的需说明具体原因并反馈至意向合作机构；（五）名录录入：通过准入审核的合作机构录入《公司第三方合作机构名录》，按服务类型分类管理，明确合作范围和管理层级。第八条准入公示（一）公示范围：通过准入审核的合作机构名单在公司内部进行公示，公示期不少于3个工作日；（二）异议处理：公示期内员工可对合作机构准入提出异议，采购部核实异议内容，确有问题的取消准入资格，无异议的正式纳入合作名录；（三）有效期：合作机构准入有效期为2年，有效期届满前1个月重新开展准入审核，审核通过的延续准入资格，未通过的移出合作名录。第三章合作过程管控第九条合作选择（一）选择方式：合作金额达到公司招标标准的，通过公开招标、邀请招标方式选择合作机构；合作金额未达招标标准的，从合作名录中选取不少于3家机构进行比价，择优确定；（二）选择依据：综合评估合作机构的报价、服务方案、行业经验、履约记录，不单纯以价格作为唯一选择依据，确保服务质量；（三）回避原则：与公司员工存在亲属关系或利害关系的合作机构，在同等条件下不得优先选择，确需合作的需报备并公示。第十条合同管理（一）合同签订：合作机构确定后，法务部牵头拟定合作合同，明确服务范围、质量标准、履约期限、款项支付、违约责任、安全责任、知识产权、保密条款等内容；（二）合同审核：合作合同需经采购部、项目管理部、合规管理部、财务部审核，报公司管理层审批后签订，确保合同条款合法合规、权责清晰；（三）合同备案：签订后的合作合同由采购部统一备案，项目管理部留存合同副本，作为合作履约和款项支付的依据。第十一条履约管控（一）履约交底：合同签订后，项目管理部向合作机构开展履约交底，明确服务质量要求、安全作业规范、进度节点要求；（二）日常监督：项目管理部对合作机构的服务履约情况进行日常监督，记录服务进度、质量、安全等情况，发现问题及时要求整改；（三）进度管控：按合同约定的进度节点审核合作机构的服务成果，未按节点完成的，下达整改通知书，必要时暂停合作款项支付；（四）质量管控：施工类、检测类合作机构的服务成果需按行业标准验收，验收不合格的要求返工，直至达到质量标准；（五）安全管控：安全生产部监督合作机构现场作业安全，发现安全违规行为立即制止，情节严重的暂停合作并追究违约责任。第十二条款项支付（一）支付依据：合作款项支付需凭合同、服务成果验收证明、合法有效发票、付款申请单等资料，资料不全的不予支付；（二）支付审批：付款申请单经项目管理部确认履约情况、财务部审核发票和金额、采购部审核合作流程后，按公司财务审批流程审批支付；（三）支付管控：按合同约定的付款节点支付，尾款需在服务成果全部验收合格后支付，预留一定比例质保金的，质保期满无质量问题再支付。第四章合作评估与退出第十三条合作评估（一）评估周期：单次合作完成后开展专项评估，年度对合作机构开展综合评估；（二）评估内容：专项评估重点评估服务质量、履约进度、安全作业、配合程度，年度综合评估增加价格合理性、信用状况、合作合规性等维度；（三）评估等级：评估结果分为优秀、合格、不合格三个等级，优秀的纳入核心合作机构名录，合格的保留合作资格，不合格的列入观察名单；（四）评估应用：优秀合作机构在后续合作中优先选择，可给予一定的价格优惠幅度；不合格的合作机构限期整改，整改后仍不合格的移出合作名录。第十四条退出管理（一）主动退出：合作机构因自身原因提出退出的，需提前30日书面告知公司，完成未完成的服务内容，结清款项后办理退出手续；（二）强制退出：合作机构出现资质失效、严重违约、服务质量不达标、安全事故、商业贿赂等情况的，公司有权强制终止合作，移出合作名录，追究违约责任；（三）到期退出：准入有效期届满未通过重新审核的，自动退出合作名录，如需继续合作需重新申请准入；（四）退出公示：强制退出的合作机构名单在公司内部公示，明确退出原因，警示其他合作机构。第五章监督与考核第十五条监督管理（一）过程监督：采购部每季度抽查合作机构履约情况，合规管理部每半年审查合作流程合规性，防范合作风险；（二）投诉处理：设立合作机构投诉渠道，接受员工、合作机构关于合作管理违规行为的投诉，采购部核实后及时处理；（三）档案管理：采购部建立合作机构管理档案，包含准入资料、合同、履约记录、评估报告、退出记录等，档案留存期限不少于5年。第十六条考核管理（一）考核指标：第三方合作机构管理考核指标包括准入合规率（100%）、合作履约合格率（≥95%）、合作评估优秀率（≥60%）、款项支付合规率（100%）；（二）考核周期：实行季度考核、年度综合考评，考核结果纳入采购部及相关部门人员的绩效考核；（三）奖励措施：季度考核中合作履约合格率100%、评估优秀率≥70%的采购部团队，给予一次性奖励300-800元；年度未发生合作纠纷、未出现违规合作的部门，给予一次性奖励1000-2000元；（四）处罚措施：准入审核不严导致合作机构资质失效的，扣减采购部负责人绩效分5分/次；合作履约监督不到位导致项目损失的，扣减项目管理部相关人员绩效分5-10分；违规支付合作款项的，扣减财务部相关人员绩效分5分，情节严重的追究行政或法律责任。第五章附则第十七条制度解释本办法由公司采购部牵头解释，合规管理部、法务部、项目管理部配合解释。第十八条制度修订本办法可根据公司业务规模变化、光建一体化行业监管政策调整、国家法律法规更新等情况适时修订，修订方案需经相关部门会签、公司管理层