2026年光建一体化科技公司发票（含工程发票）管理办法

2026年光建一体化科技公司发票（含工程发票）管理办法第一章总则第一条制定目的为规范公司发票（含工程发票）的开具、取得、认证、报销、归档等全流程管理，防范发票管理风险，确保发票使用符合国家税收法律法规及公司财务管理制度要求，结合光建一体化业务涉及工程建设、设备采购、服务外包等多类型业务的发票管理特点，制定本办法。第二条适用范围本办法适用于公司所有经营活动中涉及的发票管理工作，包括增值税专用发票、增值税普通发票、电子发票、工程类发票（建筑服务发票、安装服务发票、修缮服务发票等）；适用于公司财务部、项目部、采购部、市场部等所有涉及发票开具、收取、报销的部门及相关人员；适用于公司总部及所属业务单元的发票管理，覆盖光建一体化项目全周期、日常经营全环节的发票使用与管控。第三条基本原则（一）合规性原则：发票的开具、取得、使用需严格遵循《中华人民共和国发票管理办法》《增值税暂行条例》等税收法律法规，确保发票信息真实、合法、有效，杜绝虚开发票、虚假报销等违规行为。（二）真实性原则：发票需与实际经营业务相匹配，业务内容、金额、交易对象等信息需与合同、付款凭证、验收单据等资料一致，确保发票反映的经济业务真实发生。（三）及时性原则：对外开具发票需在业务完成并确认收入后及时办理，取得的发票需在业务完成后及时提交财务部认证、报销，工程发票需按项目进度及时取得，避免因发票延迟导致税务风险或资金占用。（四）全流程管控原则：建立发票从申领、开具/取得、审核、认证、报销到归档的全流程管控机制，明确各环节责任主体，确保发票管理无漏洞、无盲区。（五）保密性原则：发票相关信息（包括发票号码、税号、金额等）属于公司财务敏感信息，相关人员需严格保密，不得泄露给无关人员，避免发票信息被非法使用。第二章发票开具管理第四条发票开具权限与资质（一）开具权限：公司发票开具工作由财务部专职开票人员负责，其他部门及人员不得擅自开具发票；开票人员需经税务知识培训并考核合格后方可上岗，严禁无资质人员操作开票系统。（二）资质管理：财务部需妥善保管发票专用章、税控设备、空白发票等开票相关资质和物品，发票专用章由财务负责人指定专人保管，税控设备需设置安全密码并定期更换，空白发票需存放于保险柜中，做到专人保管、专册登记。第五条发票开具要求（一）基础信息要求：开具发票时需准确填写购买方名称、纳税人识别号、地址电话、开户行及账号等信息；工程发票需额外准确填写项目名称、项目地址等备注信息，确保信息完整、无误。（二）业务匹配要求：发票开具的货物或应税劳务、服务名称需与实际经营业务一致，光建一体化项目相关发票需按业务类型开具（如光伏设备销售、建筑服务、安装服务等），税率适用需符合税收政策规定，不得随意变更品名、税率。（三）金额与数量要求：发票金额、数量需与合同约定、实际结算金额一致，工程发票需按项目结算进度开具，分次开具的需在备注栏注明累计开具金额及剩余金额，确保金额准确无差错。（四）电子发票管理：电子发票开具后需及时发送至购买方指定邮箱，同时在公司发票管理台账中记录发票编号、开具时间、接收方信息等，确保电子发票可追溯、可核查。第六条发票开具流程（一）申请开具：业务部门需填写《发票开具申请表》，注明开票事由、业务类型、金额、购买方信息等，附合同、结算单等佐证材料，经部门负责人签字后提交财务部。（二）审核开具：财务部审核申请表及佐证材料的真实性、完整性，审核通过后由开票人员开具发票，开具完成后需在申请表上注明发票号码、开具时间并签字确认。（三）发票交付：纸质发票由业务部门专人领取并签字确认，交付购买方时需留存交付记录；电子发票需确认购买方已接收，确保发票送达无误。第三章发票取得与审核管理第七条发票取得要求（一）基本要求：公司各部门在采购货物、接受服务、工程结算等经营活动中，需按规定取得合法有效的发票，优先取得增值税专用发票（符合抵扣条件的），不得取得虚假发票、作废发票、过期发票。（二）工程发票特殊要求：取得光建一体化项目相关工程发票时，需核查发票备注栏是否注明项目名称、项目地址，发票品目是否与工程内容一致（如建筑服务、安装服务等），税率是否符合工程服务税收政策规定，不符合要求的需退回重开。（三）取得时限要求：货物采购、服务接收完成后需在30日内取得发票，工程款项支付前需取得对应金额的工程发票，特殊情况需延期取得的，需经财务部负责人审批并备案。第八条发票审核标准（一）形式审核：审核发票票面信息是否完整（包括发票代码、号码、开票日期、购销双方信息、金额、税率、税额等），发票专用章是否清晰、齐全，电子发票需查验真伪并下载留存电子版。（二）实质审核：审核发票业务内容是否与实际发生的经营业务一致，工程发票需核对项目合同、工程进度单、验收单等资料，确保发票与业务匹配；审核发票税率、税额计算是否准确，是否符合税收政策要求。（三）真伪审核：通过国家税务总局发票查验平台对取得的发票进行真伪查验，查验结果需截图留存；对大额发票、工程发票需逐张查验，小额发票可批量查验，确保发票真实有效。第九条发票审核流程（一）部门初审：业务部门取得发票后，由部门负责人对发票的真实性、业务匹配性进行初审，确认无误后在发票背面签字确认，附报销单、合同、验收单等资料提交财务部。（二）财务复审：财务部对发票进行形式审核、真伪审核、税额审核，审核通过的纳入报销流程；审核不通过的，退回业务部门要求对方重开或补充材料，严禁不合格发票进入报销环节。第四章发票认证与报销管理第十条发票认证管理（一）认证范围：符合增值税抵扣条件的增值税专用发票（含工程服务专用发票），财务部需在发票开具之日起360日内完成认证，逾期未认证的不得抵扣进项税额。（二）认证流程：开票人员通过增值税发票综合服务平台完成发票勾选、确认，认证完成后在发票台账中记录认证时间、认证结果；认证未通过的，需及时联系开票方核实原因并重新取得发票。（三）抵扣管理：认证通过的发票需按规定抵扣进项税额，工程发票涉及的进项税额需区分可抵扣和不可抵扣部分，按税收政策要求核算，确保抵扣合规。第十一条发票报销管理（一）报销时限：取得合规发票后需在15个工作日内提交报销申请，工程发票需在项目结算完成后一次性报销，逾期未报销的需说明原因，经部门负责人审批后方可延期报销。（二）报销材料：报销时需提交发票原件（电子发票打印件）、报销单、合同、付款申请单、工程进度单/验收单等佐证材料，材料需齐全、完整，签字审批流程需符合公司财务制度。（三）报销审核：财务部审核报销材料的完整性、合规性，核对发票金额与报销金额是否一致，工程发票需核对项目结算金额，审核通过后按付款流程支付款项，审核不通过的退回补充材料。第五章发票归档与保管第十二条发票归档要求（一）归档范围：公司开具和取得的所有发票（含电子发票电子版）、发票开具申请表、报销单、查验记录、认证记录等相关资料均需纳入归档范围。（二）归档时限：开具的发票需在开具完成后当月归档，取得并报销的发票需在款项支付完成后当月归档，工程发票需按项目单独归档，附项目结算资料一并保存。（三）归档方式：纸质发票按时间顺序、业务类型分类装订，电子发票需存储在专用硬盘中，建立电子发票台账，确保电子发票可随时调取、查看。第十三条发票保管要求（一）保管期限：发票及相关资料的保管期限为10年，保管期满后按公司档案管理规定销毁，工程发票需与项目档案一并保管，保管期限与项目档案一致。（二）保管责任：财务部指定专人负责发票保管工作，保管人员需确保发票存放环境干燥、安全，防止发票损毁、丢失；电子发票存储设备需定期备份，防止数据丢失。（三）调阅管理：内部调阅发票需填写《发票调阅申请表》，经财务负责人审批后方可调阅，调阅后需及时归还；外部单位（如税务机关）调阅发票的，需核对调阅单位资质并留存调阅记录。第六章监督检查与责任追究第十四条监督检查机制（一）日常检查：财务部每月对发票开具、取得、认证、报销、归档情况进行自查，重点核查发票合规性、流程完整性，形成自查记录。（二）专项检查：公司审计部每季度开展发票管理专项检查，重点核查工程发票、大额发票的管理情况，检查是否存在虚开发票、虚假报销、发票丢失等问题，形成专项检查报告。（三）整改落实：对检查发现的问题，责任部门需在规定时限内整改，财务部跟踪整改进度，确保问题闭环解决，避免同类问题重复发生。第十五条责任追究条款（一）开票人员责任：未按规定开具发票、虚开发票、丢失空白发票或税控设备的，给予警告处分，扣减绩效奖金；造成公司税务损失的，追究赔偿责任，情节严重的解除劳动合同。（二）业务部门责任：取得虚假发票、不合格发票报销，或未按规定时限取得发票导致税务风险的，给予部门负责人通报批评，相关经办人记过处分；造成公司经济损失的，追究赔偿责任。（三）保管人员责任：未按规定保管发票导致发票损毁、丢失、泄露的，给予警告处分；情节严重的，调离保管岗位，追究管理责任。（四）审核人员责任：未履行审核职责，导致