2026年光建一体化科技公司会议纪要撰写与归档管理制度

2026年光建一体化科技公司会议纪要撰写与归档管理制度第一章总则第一条制定目的为规范光建一体化科技公司（以下简称“公司”）各类会议纪要的撰写、审核、发布及归档管理工作，确保会议纪要能够真实、完整、准确反映会议内容，明确会议决议及行动事项，保障会议成果有效落地，同时规范会议档案管理，提升档案利用效率，依据《中华人民共和国档案法》《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》等相关法律法规及公司经营管理实际，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司及所属各分支机构、业务单元（以下统称“各单位”）所有类型会议的纪要撰写与归档管理工作，包括但不限于总经理办公会、专题研讨会、部门例会、项目推进会、外部合作洽谈会等。公司所有参与会议组织、纪要撰写、审核、归档的人员均需严格遵守本制度。第三条基本原则（一）客观真实原则。会议纪要需严格依据会议实际内容撰写，如实记录会议时间、地点、参会人员、议题、讨论过程、形成的决议及待办事项，不得虚构、篡改、遗漏核心信息，确保纪要内容与会议实际情况高度一致。（二）准确严谨原则。纪要用词需规范、精准，避免模糊表述、歧义语句，涉及数据、时间、责任主体、行动要求等关键信息的，需反复核对确认，确保无差错、无疏漏。（三）及时高效原则。会议结束后需在规定时限内完成纪要撰写、审核及发布，确保会议决议能够快速传达、落地执行；归档工作需及时跟进，避免档案材料积压、丢失。（四）规范归档原则。会议纪要归档需遵循统一的档案管理标准，明确归档范围、保管期限、存储方式及查阅权限，确保档案完整、安全、可追溯，满足公司经营管理及合规审查需求。（五）保密合规原则。涉及公司商业秘密、核心数据、未公开决策等敏感信息的会议纪要，需严格执行保密规定，明确保密等级、传阅范围及归档保密要求，防范信息泄露风险。第二章管理职责第四条行政部职责行政部是公司会议纪要撰写与归档管理的归口部门，全面负责制度落地、流程监督及档案统筹管理，具体职责包括：（一）负责本制度的制定、修订、宣贯及解释工作，组织相关人员开展会议纪要撰写、归档技能培训，提升纪要质量及归档规范性；（二）负责公司级重要会议（如总经理办公会、年度经营分析会等）的纪要撰写或审核工作，监督各部门会议纪要撰写进度及质量；（三）建立统一的会议纪要模板及归档标准，明确纪要格式、内容要素、编号规则及档案分类方式；（四）负责公司会议纪要档案的集中保管，建立电子及纸质档案台账，定期核查档案完整性，办理档案查阅、借阅手续；（五）按照档案管理规定，完成到期档案的鉴定、移交、销毁等工作，确保档案管理合规；（六）监督各部门会议纪要决议事项的落地执行，协助跟进待办事项完成情况。第五条会议组织部门职责会议组织部门是对应会议纪要撰写的责任主体，具体职责包括：（一）指定专人担任会议记录员，记录员需提前熟悉会议议题，全程参与会议，准确记录会议讨论过程及核心内容；（二）在会议结束后按规定时限完成纪要初稿撰写，确保内容完整、要素齐全，提交部门负责人审核；（三）根据审核意见修改纪要内容，完成定稿后及时发布至相关参会人员，并同步提交行政部备案；（四）负责本部门会议纪要的初步整理，按归档要求装订、编号，定期移交行政部归档；（五）跟进本部门组织会议纪要中待办事项的执行进度，及时反馈执行情况。第六条参会人员职责参会人员需配合做好会议纪要相关工作，具体职责包括：（一）参会时需认真发言、积极讨论，确保表达观点清晰、准确，便于记录员完整捕捉核心信息；（二）对会议纪要初稿中涉及自身发言内容、责任事项的部分进行核对，在规定时限内反馈修改意见；（三）严格执行会议纪要中明确的本人负责的待办事项，按时完成工作要求；（四）遵守会议纪要保密规定，不得擅自传播涉密纪要内容。第七条审核人员职责会议纪要审核人员（部门负责人、分管领导等）需履行审核把关职责，具体包括：（一）审核纪要内容的真实性、完整性，确认是否准确反映会议决议及待办事项；（二）审核纪要用词的规范性、严谨性，纠正歧义、错误表述，完善待办事项的责任主体、完成时限等关键信息；（三）对涉密会议纪要审核保密措施是否到位，明确传阅及归档要求；（四）在规定时限内完成审核，签署审核意见，推动纪要及时定稿发布。第三章会议纪要撰写规范第八条纪要内容要素所有会议纪要需包含以下核心要素，确保内容完整、可追溯：（一）会议基本信息：包括会议名称、召开时间（精确到时分）、召开地点、主持人、记录人、应到人数、实到人数、缺席人员及原因；（二）会议议题：明确本次会议需讨论、决策的全部事项，按讨论顺序逐一列示；（三）会议过程：简要记录各议题的讨论情况，重点反映参会人员的核心观点、分歧意见及达成的共识；（四）会议决议：明确各议题最终形成的决策结果，需具体、可执行，避免“原则上同意”“进一步研究”等模糊表述；（五）待办事项：列明会议确定的需落实的具体事项，包括事项内容、责任主体、完成时限、验收标准、配合部门等；（六）其他事项：记录会议中提及的需关注、跟进的重要信息，或下次会议需讨论的议题；（七）落款信息：包括纪要撰写人、审核人、签发人签字（纸质版），以及纪要定稿日期、编号。第九条撰写时限要求（一）公司级重要会议（总经理办公会、专题决策会等）：会议结束后1个工作日内完成初稿撰写，2个工作日内完成审核定稿并发布；（二）部门例会、项目推进会等常规会议：会议结束后当日完成初稿撰写，1个工作日内完成审核定稿并发布；（三）紧急会议（如应急处置会议）：会议结束后2小时内完成初稿撰写，4小时内完成审核定稿，确保决议快速传达执行。第十条格式规范（一）字体及排版：正文使用宋体小四字体，标题使用宋体二号加粗（一级标题）、小三加粗（二级标题），行间距设置为1.8倍，页面边距为上下2.5厘米、左右2厘米；（二）编号规则：纪要编号由“公司简称+年份+会议类型代码+序号”组成，如“光建科2026-总办001号”（总经理办公会第1号纪要）、“光建科2026-部门012号”（部门例会第12号纪要）；（三）表述规范：避免使用口语化、情绪化语言，采用书面语表述；涉及数字的，统一使用阿拉伯数字；涉及时间的，明确到具体日期或时段；涉及责任主体的，写明具体部门或人员姓名。第十一条特殊会议纪要撰写要求（一）涉密会议纪要：单独标注“保密”“机密”“绝密”等级，明确传阅范围，撰写时隐去非必要的核心数据，定稿后仅发放至指定人员，不对外公开；（二）外部合作洽谈会纪要：需明确双方参会人员、核心合作意向、分歧点、下一步洽谈计划，避免单方面表述，确保客观反映洽谈情况；（三）临时会议纪要：虽无固定议题，但需完整记录会议召开原因、讨论内容及形成的临时决议，不得因会议形式灵活而简化纪要内容。第四章会议纪要审核与发布第十二条审核流程（一）初稿审核：会议记录员完成纪要初稿后，提交会议组织部门负责人审核，部门负责人需核对内容真实性、完整性，提出修改意见；（二）复审（如需）：公司级重要会议纪要经部门负责人审核后，需提交分管领导或总经理复审，确保决议符合公司整体经营方向；（三）定稿确认：审核人员完成审核后，在纪要初稿上签署审核意见，记录员根据意见修改后形成定稿，审核人员需在定稿上签字确认（纸质版）或电子签章确认（电子版）。第十三条发布要求（一）发布范围：根据会议内容确定发布范围，公司级会议纪要发布至全体中层及以上管理人员，部门会议纪要发布至本部门全体人员及相关配合部门人员，涉密纪要仅发布至指定人员；（二）发布方式：以公司办公系统、企业微信、邮件等正式渠道发布，发布时需注明“会议纪要（定稿）”，避免与初稿混淆；（三）发布后反馈：发布后1个工作日内，需确认相关人员已查阅纪要，对未及时查阅的人员进行提醒，确保会议决议传达到位。第五章会议纪要归档管理第十四条归档范围（一）所有定稿的会议纪要（包括纸质版、电子版）均需归档，涵盖公司级、部门级、项目级各类会议；（二）归档材料包括：纪要定稿（纸质版需有审核、签发人签字）、会议通知、参会人员签到表、会议议题材料、讨论过程中的补充资料等；（三）涉密会议纪要单独归档，标注保密等级，与普通纪要区分管理。第十五条归档时限与方式（一）归档时限：会议纪要定稿发布后3个工作日内，会议组织部门需将纸质版纪要及相关附件整理齐全，提交行政部归档；电子版纪要同步上传至公司档案管理系统；（二）纸质归档：行政部需将纸质纪要按编号顺序装订成册，放入档案柜保管，档案柜需上锁，指定专人管理；（三）电子归档：电子版纪要需存储在公司指定的档案服务器中，建立多级文件夹分类（按年份-会议类型-月份），确保检索便捷，同时定期备份，防止数据丢失。第十六条保管期限（一）公司级重要会议纪要（总经理办公会、董事会会议、年度经营会等）保管期限为永久；（二）部门例会、常规项目推进会等纪要保管期限为10年；（三）临时会议、简单沟通会等纪要保管期限为3年；（四）涉密会议纪要保管期限按保密规定执行，到期后需经保密审查后方可处理。第十七条查阅与借阅管理（一）内部查阅：公司员工因工作需要查阅会议纪要档案的，需填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，在行政部指定地点查阅，不得带出；（二）外部查阅：非公司人员需查阅纪要档案的，需提供单位介绍信及有效身份证明，经公司总经理批准后，由行政部人员陪同查阅，仅可查阅非涉密内容；（三）借阅管理：确需借阅纸质纪要档案的，需填写《档案借阅申请表》，经分管领导批准，借阅期限不超过3个工作日，归还时需核对档案完整性，如有损坏、遗失需按规定追责；（四）涉密纪要查阅/借阅：需经总经理及保密部门双重批准，仅限在保密室查阅，不得借阅，查阅过程需全程记录。第十八条档案销毁（一）到期档案销毁前，行政部需编制《档案销毁清册》，列明需销毁的纪要编号、名称、数量、保管期限等信息，提交公司管理层审核批准；（二）销毁工作需由行政部、审计部共同监督执行，销毁过程需记录影像资料，《档案销毁清册》需留存备案；（三）涉密纪要销毁需按保密规定执行，采用碎纸、焚烧等不可逆方式，防止信息复原。第六章监督与责任第十九条监督检查（一）行政部每月对各部门会议纪要撰写、发布、归档情况进行一次检查，重点核查撰写及时性、内容完整性、归档规范性，形成检查报告；（二）每季度对档案保管情况进行核查，检查纸质档案是否完好、电子档案是否备份、保密措施是否到位；（三）将会议纪要管理情况纳入部门年度考核，对执行到位的部门予以表扬，对未按规定执行的部门督促整改。第二十条违规责任任何单位或个人违反本制度规定，有下列行为之一的，公司将视情节轻重追究相关责任人责任：（一）未按规定时限撰写、审核、发布会议纪要，导致会议决议落地延迟，造成公司工作延误的，给予责任人警告处分，情节严重的扣减绩效；（二）撰写纪要时虚构、篡改、遗漏核心信息，导致纪要内容与会议实际不符的，责令重新撰写，给予记过处分，造成决策失误的，承担相应赔偿责任；（三）未按规定归档会议纪要或归档材料不完整，导致档案丢失、损毁的，追究保管人责任，给予警告处分，造成重要信息缺失的，降职或调岗处理；（四）违规查阅、借阅、传播会议纪要，尤其是涉密纪要，导致信息泄露的，给予记过至解除劳动合同处分，造成公司经济损失的，依法追究赔偿责任；（五）故意销毁、隐匿会议纪要档案的，立即解除劳动合同，涉嫌违法的移交司法机关处理；