2026年光建一体化科技公司介绍信开具与使用管理制度

2026年光建一体化科技公司介绍信开具与使用管理制度第一章总则第一条制定目的为规范公司介绍信的开具、领用、使用、回收及归档管理工作，确保介绍信作为公司对外沟通、业务对接、资质核验等场景的正式凭证使用合规、可控，防范因介绍信管理不当引发的法律风险、商业风险及声誉风险，结合光建一体化行业（分布式光伏+建筑一体化、集中式光储建一体化）业务特点（如项目招投标、政企对接、现场勘查等高频使用介绍信场景），依据《中华人民共和国民法典》《印章管理办法》等相关规定，结合公司实际经营管理需求，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司所有类型介绍信的全流程管理，涵盖的介绍信类型包括：通用业务介绍信（用于日常业务对接、资料调取、信息核实等）、项目专项介绍信（用于光建一体化项目招投标、现场勘查、政企沟通、合作方洽谈等）、资质核验介绍信（用于行业资质办理、证书年审、备案登记等）、其他特殊用途介绍信（用于司法协助、行政事务办理、应急事项处理等）；公司法定代表人授权委托书、专项授权函等文书管理参照《授权管理办法》执行，不纳入本制度管理范围。第三条管理原则（一）按需开具原则：介绍信仅针对公司合法合规的业务需求开具，明确使用场景、使用期限、对接单位及经办人，严禁开具无具体用途、无使用期限的空白介绍信，确保每一份介绍信都有明确的使用目的；（二）分级审批原则：根据介绍信使用场景、业务重要性设置分级审批流程，普通业务介绍信由部门负责人审批，项目专项、资质核验等重要介绍信由分管领导审批，特殊用途介绍信需报总经理审批；（三）全程可溯原则：建立介绍信全流程台账，详细记录开具、领用、使用、归还、归档等信息，做到每一份介绍信的流转轨迹可查询、可追溯；（四）合规使用原则：介绍信仅授权指定经办人在限定范围、限定期限内使用，严禁转借、涂改、伪造，严禁利用介绍信从事与公司业务无关的活动，确保使用行为符合法律法规及公司规定；（五）及时回收原则：介绍信使用完毕后需及时回收存根，超期未使用的介绍信需全额收回作废，避免介绍信外流引发风险，尤其针对光建一体化项目现场使用的介绍信，需严格执行回收要求。第四条管理职责划分（一）行政人事部：作为介绍信管理的归口部门，负责介绍信的印制、编号、保管、发放、回收、归档等基础管理工作；负责审核介绍信开具申请的合规性、完整性；负责建立介绍信管理台账，定期核对台账与实际使用情况；负责监督介绍信使用规范，查处违规开具、使用介绍信的行为；（二）印章管理员：由行政人事部指定专人担任，负责介绍信的用印审核，仅对审批通过的介绍信加盖公司公章，严格核对介绍信内容与审批单信息的一致性，留存用印记录；（三）各部门负责人：根据本部门业务需求审核介绍信开具申请，确认申请事项的真实性、必要性；督促本部门经办人按规定使用、归还介绍信，对违规使用行为承担管理责任；（四）经办人：作为介绍信的直接使用人，需按介绍信载明的用途、期限使用，妥善保管介绍信，使用完毕后及时归还存根，如遇介绍信遗失、被盗等情况需第一时间上报行政人事部；（五）审批人：按权限审核介绍信开具申请，核实申请事项的合规性、必要性，对审批结果负责，严禁越权审批、违规审批。第二章介绍信的印制与保管第五条介绍信印制规范（一）公司介绍信统一由行政人事部按固定模板印制，包含公司全称、介绍信编号、开具日期、经办人信息、对接单位、使用用途、使用期限、审批人、用印位置、存根联等核心要素，确保格式规范、要素完整；（二）介绍信采用无碳复写纸质印制，分为存根联、使用联两联，存根联留存公司归档，使用联交经办人外出使用，两联编号一致，便于核对管理；（三）介绍信编号采用“年份+部门代码+流水号”的规则编制，确保每一份介绍信都有唯一标识，编号信息同步录入管理台账；（四）行政人事部根据年度使用量按需印制介绍信，印制完成后统一登记编号，密封保管，严禁提前加盖公章或交由非指定人员保管。第六条介绍信保管要求（一）未使用的空白介绍信由行政人事部存放于带锁文件柜中保管，钥匙由专人保管，严禁随意存放、转借；（二）介绍信保管人员需定期盘点空白介绍信数量，每月核对一次台账与实际库存，确保账实相符，发现缺失、损坏情况需立即上报并查明原因；（三）因印制错误、版本更新等原因作废的空白介绍信，需统一登记后加盖“作废”印章，按公司档案管理规定留存或销毁，严禁随意丢弃。第三章介绍信开具与审批第七条开具申请提报（一）经办人因业务需要开具介绍信的，需填写《介绍信开具申请表》，详细注明申请部门、经办人姓名及联系方式、对接单位全称、使用用途（需具体至光建一体化项目名称、业务事项等）、使用期限（明确起始及截止日期）、介绍信类型等信息，附相关业务佐证材料（如项目对接函、招投标公告、资质办理通知等）；（二）《介绍信开具申请表》需经经办人所在部门负责人签字确认，部门负责人需核实申请事项的真实性、必要性，对不符合要求的申请予以退回并说明理由；（三）对于光建一体化项目现场紧急使用的介绍信，可先通过线上方式提交审批（如企业微信、邮件），事后1个工作日内补齐纸质申请材料，确保审批流程不遗漏。第八条分级审批流程（一）普通业务介绍信：用于日常资料调取、信息核实、常规业务对接等场景，经部门负责人审批后，即可提交行政人事部审核；（二）项目专项介绍信：用于光建一体化项目招投标、现场勘查、政企洽谈、合作方签约对接等场景，经部门负责人审核后，报分管领导审批；（三）资质核验介绍信：用于行业资质办理、证书年审、备案登记、行政许可申请等场景，经部门负责人审核、分管领导复核后，报总经理审批；（四）特殊用途介绍信：用于司法协助、应急事项处理、跨区域重大业务对接等场景，经部门负责人、分管领导审核后，报总经理办公会审议通过；（五）审批人需在1个工作日内完成审批，对不符合规定的申请需明确退回理由，确保审批效率满足业务需求。第九条开具审核与用印（一）行政人事部收到审批通过的《介绍信开具申请表》后，审核申请材料的完整性、审批流程的合规性，核对对接单位、使用用途、使用期限等信息是否明确，对信息不全的申请要求经办人补充完善；（二）审核通过后，介绍信保管人员按申请表信息填写介绍信内容，确保字迹清晰、信息准确，严禁填写模糊表述（如“前往相关单位办理相关事宜”），光建一体化项目相关介绍信需注明具体项目名称及对接事项；（三）印章管理员核对介绍信填写内容与申请表信息一致后，在指定位置加盖公司公章，留存用印记录（包括介绍信编号、用印日期、经办人、审批人等），严禁为空白介绍信加盖公章；（四）经办人领取介绍信时，需在《介绍信领用登记表》上签字确认，核对介绍信内容及用印情况，确认无误后方可领用。第四章介绍信使用与回收第十条介绍信使用规范（一）经办人需在介绍信载明的使用期限内，持介绍信前往指定对接单位办理相关业务，不得超出用途范围使用，不得转借他人使用，不得涂改、增删介绍信内容；（二）对于光建一体化项目现场使用的介绍信，经办人需妥善保管，避免在施工现场遗失、损毁，如遇对接单位要求留存介绍信复印件的，需在复印件上注明“仅用于XX项目XX事项，复印无效”；（三）介绍信使用过程中，如对接单位、使用用途等信息需变更的，经办人需退回原介绍信，重新按流程申请开具新的介绍信，严禁私自修改原介绍信内容；（四）经办人在使用介绍信办理业务时，需配合对接单位的核验要求，如实提供相关佐证材料，确保业务办理合规。第十一条介绍信回收管理（一）介绍信使用完毕后，经办人需在使用期限截止后1个工作日内，将介绍信存根联（如使用联有回执的，需同步收回回执）交回行政人事部；（二）如介绍信未使用或使用期限届满未使用的，经办人需将完整的介绍信（含存根联、使用联）全额交回行政人事部，由保管人员加盖“作废”印章，登记后留存；（三）对于光建一体化项目现场使用、无法及时回收的介绍信，经办人需在项目结束后3个工作日内完成回收，特殊情况需提前向行政人事部报备，报备期限不超过5个工作日；（四）行政人事部核对回收的介绍信存根与领用记录，更新管理台账，对逾期未归还的介绍信，及时向经办人及所在部门负责人催收，明确催收记录。第十二条介绍信遗失处理（一）经办人如不慎遗失介绍信，需在发现遗失后2小时内上报行政人事部及所在部门负责人，说明遗失时间、地点、原因及介绍信编号、内容等信息；（二）行政人事部核实情况后，根据介绍信使用用途、重要程度采取应对措施：涉及项目招投标、资质办理等重要业务的介绍信，需在公司官网或指定媒体发布作废声明；普通业务介绍信需内部登记作废，留存声明记录；（三）因介绍信遗失给公司造成损失的，按公司规章制度追究经办人及相关管理人员责任，情节严重的追究法律责任。第五章归档与监督管理第十三条介绍信归档要求（一）行政人事部将回收的介绍信存根、《介绍信开具申请表》、用印记录、回执等资料按年度、按编号整理归档，纸质档案存放于公司档案柜，电子台账备份至指定存储设备；（二）介绍信档案保管期限为5年，涉及重大项目、重要资质办理的介绍信档案长期保管，保管期满后按公司档案销毁规定处理；（三）介绍信档案查阅需经行政人事部负责人审批，查阅人员需登记，严禁私自复印、摘抄档案内容，确保档案信息安全。第十四条监督检查（一）行政人事部每季度对介绍信管理情况进行自查，重点核查台账完整性、审批流程合规性、回收及时性，形成自查报告；（二）公司审计部门每年对介绍信管理制度的执行情况进行专项审计，评估管理漏洞，提出整改建议；（三）建立违规举报机制，员工可对违规开具、使用、保管介绍信的行为进行举报，行政人事部在3个工作日内核实处理，对举报属实的给予适当奖励。第十五条违规责任（一）对于违规开具空白介绍信、越权审批介绍信、为不符合要求的申请开具介绍信的人员，视情节轻重给予警告、记过、降职等处分，造成损失的承担相应赔偿责任；（二）对于转借、涂改、伪造介绍信，或超出用途使用介绍信的经办人，给予记过及以上处分，情节严重的解除劳动合同，涉嫌违法的移交司法机关处理；（三）对于未按规定回收介绍信、遗失介绍信未及时上报的人员，给予警告处分，造成公司声誉或经济损失的，追究相应责任。第六章附则第十六条制度修订本制度根据公司业务发展