幼儿园档案三合一制度

PAGE幼儿园档案三合一制度一、总则（一）目的为加强幼儿园档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高档案利用效率，依据国家有关法律法规和行业标准，结合本幼儿园实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本幼儿园各部门形成的各类档案的管理。（三）档案定义及分类1.档案定义：幼儿园在各项工作活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。2.档案分类：行政管理类：包括幼儿园行政事务管理、人事管理、财务管理、后勤管理等方面形成的文件材料。教育教学类：涵盖教学计划、教案、教材、教学活动记录、学生成绩等与教育教学相关的档案。师资队伍建设类：涉及教师培训、考核、专业发展等方面的资料。幼儿成长类：包含幼儿入园登记表、体检记录、学习与生活档案等反映幼儿成长过程的材料。家园共育类：如家长沟通记录、家长会资料、亲子活动档案等。安全管理类：有关幼儿园安全制度、安全检查记录、应急预案等档案。（四）管理原则1.集中统一管理原则：幼儿园档案由综合档案室集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：归档的文件材料应真实反映幼儿园各项工作的实际情况。3.完整性原则：全面收集、整理各类档案，保证档案内容的齐全。4.规范性原则：档案的整理、保管、利用等工作应符合国家和行业相关标准及规范。二、档案管理职责（一）综合档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定并组织实施本幼儿园档案管理制度。2.负责接收、收集、整理、保管和统计幼儿园各类档案，确保档案的安全与完整。3.开展档案的编目、检索、鉴定、销毁等工作，积极开发档案信息资源，为幼儿园各项工作提供服务。4.指导和监督各部门的档案工作，组织档案业务培训，提高档案管理人员的业务水平。（二）各部门职责1.负责本部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作，确保文件材料的质量。2.明确一名档案兼职人员，负责本部门档案的日常管理，并定期向综合档案室移交档案。3.严格执行档案管理制度，积极配合综合档案室做好档案管理工作。三、档案收集与整理（一）收集范围1.行政管理类：上级主管部门下发的各类文件、通知、通报等。幼儿园制定的各项规章制度、工作计划、总结、报告等。行政会议记录、纪要，重要活动方案及记录。人事任免文件、职工档案、工资报表等。财务预算、决算报告，会计凭证、账簿等。后勤物资采购、维修记录，房产、设备档案等。2.教育教学类：教学管理：学期教学计划、课程安排表、教学大纲等。教案：教师个人教案、集体备课教案。教学活动：公开课、示范课、观摩课记录，教学竞赛资料。学生成绩：学生考试成绩册、成绩分析报告。教材与图书：教材选用情况、图书馆藏书目录及借阅记录。3.师资队伍建设类：教师培训计划、培训记录、培训总结。教师考核方案、考核结果及相关材料。教师专业发展规划、个人成长记录。4.幼儿成长类：幼儿入园登记表、健康检查表、预防接种证复印件。幼儿在园期间的学习、生活照片、视频资料。幼儿成长档案袋，包括幼儿作品、评语、发展记录等。5.家园共育类：家长沟通记录，如家访记录、电话沟通记录、微信聊天记录等。家长会资料，包括会议通知、议程、内容纪要等。亲子活动方案、活动记录、活动照片等。6.安全管理类：安全管理制度、应急预案及演练记录。安全检查记录，包括日常检查、专项检查记录。安全事故报告、处理记录。（二）收集要求1.各部门应按照档案收集范围，及时收集本部门产生的文件材料，确保文件材料的齐全、完整。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整，纸张质量符合要求，禁用圆珠笔、铅笔等书写。3.对电子文件应进行规范整理，确保其可读性和可利用性，同时做好备份存储。（三）整理方法1.遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的有机联系。2.按照档案分类方案，对收集到的文件材料进行分类整理。3.每份文件材料应进行编号、编目，填写卷内文件目录，装订成册。4.编制档案盒封面、脊背项目，填写全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、起止件号、盒号等信息。四、档案保管（一）保管场所1.综合档案室应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等设施。2.库房应保持清洁、整齐，温度控制在[具体温度范围]，相对湿度控制在[具体湿度范围]。（二）档案装具1.采用符合国家标准的档案柜、档案盒等装具，对档案进行分类存放。2.在档案柜上标明档案类别、年度、保管期限等信息，便于查找和管理。（三）档案存放1.按照档案分类顺序，依次排列档案盒，上架存放。2.同一类别的档案应按照年度、保管期限等顺序排列，便于查阅。3.对电子档案应进行分类存储，建立电子档案目录数据库，确保电子档案的安全与可检索。（四）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、定期（[具体年限]年）。2.确定档案保管期限的原则：依据国家有关规定和档案的重要程度、利用价值等因素综合判定。3.定期档案到期后，应进行鉴定，对确无保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。（五）档案清点与检查1.定期对档案进行清点，每年至少一次，确保档案数量准确、存放有序。2.对档案库房的设施设备进行检查，发现问题及时维修或更换，确保档案安全。3.检查档案的保管状况，如发现档案有破损、褪色、霉变等情况，应及时采取措施进行修复或复制。五、档案利用（一）利用范围1.幼儿园内部各部门因工作需要查阅档案。2.上级主管部门、有关单位因工作需要查阅档案。3.涉及幼儿园权益保护、法律纠纷等情况，需查阅档案作为证据。4.经幼儿园领导批准，为学术研究、编史修志等提供档案资料。（二）利用方式1.查阅：利用者可到综合档案室查阅纸质档案或电子档案。2.借阅：因工作需要确需借出档案的，应办理借阅手续，填写借阅登记表，注明借阅期限、归还日期等。3.复制：利用者如需复制档案，应经综合档案室同意，按照规定进行复制，并注明复制日期、复制人等信息。（三）利用手续1.查阅档案：利用者应填写查阅申请表，并注明查阅目的、查阅内容等，经部门负责人签字同意后，到综合档案室查阅。2.借阅档案：借阅申请表应经部门负责人和综合档案室负责人签字批准，借阅期限一般不超过[具体天数]天，特殊情况需延长的应办理续借手续。3.复制档案：利用者填写复制申请表，经综合档案室负责人审核后，按照规定进行复制。复制费用由利用者承担。（四）利用登记1.综合档案室应建立档案利用登记制度，对每一次档案利用情况进行详细登记。2.登记内容包括利用者姓名、部门、利用时间、利用方式、查阅或借阅档案内容、归还日期等。3.定期对档案利用登记情况进行统计分析，为档案管理工作提供参考。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由综合档案室负责人、各部门档案兼职人员及相关业务人员组成，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定标准1.根据国家有关规定和档案保管期限表，结合幼儿园实际情况，确定档案的鉴定标准。2.鉴定档案的价值，主要从档案的内容、来源、时间、形式等方面进行综合考量。（三）鉴定程序1.档案鉴定工作小组对到期档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。2.填写档案鉴定审批表，注明档案名称、年度、保管期限、鉴定意见等，经鉴定工作小组组长签字后，报幼儿园领导审批。3.对确无保存价值的档案，编制档案销毁清册，经领导批准后进行销毁。（四）销毁实施1.档案销毁应在指定地点进行，由两人以上监销。2.监销人员应认真核对档案销毁清册与实际销毁档案是否一致，确保销毁彻底。3.销毁完毕后，监销人员在档案销毁清册上签字，并将销毁情况报告幼儿园领导。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的幼儿园档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作效率，提升档案服务质量，为幼儿园各项工作提供便捷的档案信息支持。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对纸质档案进行扫描、图像处理、数据挂接等操作，形成电子档案。2.数据库建设：建立档案目录数据库和全文数据库，实现档案信息的快速检索和查询。3.系统功能模块：包括档案收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等业务流程的信息化管理功能。4.安全管理：采取数据备份、加密存储、用户权限管理等措施，确保档案信息的安全。（三）信息化管理要求1.档案数字化应遵循相关标准和规范，保证数字化档案的质量。2.加强档案信息化管理系统的维护和更新，确保系统的正常运行