电子档案库管理系统制度

PAGE电子档案库管理系统制度一、总则（一）目的为了加强公司电子档案库的规范化管理，确保电子档案的完整、准确、安全和有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门在业务活动中形成的电子档案的管理，包括但不限于文件、合同、报表、图纸、影像资料等各类电子文件。（三）基本原则1.真实性原则：电子档案应真实反映公司业务活动的实际情况，确保档案内容与原始业务信息一致。2.完整性原则：电子档案应涵盖公司业务活动的各个方面，保证档案的全面性和系统性。3.安全性原则：采取有效的安全措施，保护电子档案的存储和传输安全，防止档案信息泄露、篡改或丢失。4.规范性原则：电子档案的管理应遵循国家相关法律法规和行业标准，确保档案管理工作的规范化和标准化。5.便利性原则：电子档案库管理系统应具备良好的检索、查询和利用功能，方便公司员工快速获取所需档案信息。二、电子档案的收集与整理（一）收集范围1.公司内部各部门在日常工作中产生的各类电子文件，包括但不限于：行政文件：如通知、报告、请示、会议纪要等。业务文件：如合同、协议、订单、报价单等。财务文件：如凭证、报表、审计报告等。技术文件：如设计图纸、技术方案、测试报告等。人事文件：如员工档案、招聘资料、培训记录等。2.公司外部接收的与公司业务相关的电子文件，如合作伙伴提供的文件、政府部门下发的文件等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责电子档案的收集工作，确保档案的及时收集和完整保存。2.电子文件应按照规定的格式和命名规则进行整理，确保文件的规范性和可读性。3.对于重要的电子文件，应同时收集其纸质版本或其他备份形式，以保证档案的完整性。（三）整理方法1.分类：根据电子文件的内容和性质，将其分为不同的类别，如行政类、业务类、财务类、技术类、人事类等。2.编号：为每一份电子文件赋予唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于管理和查询。3.元数据录入：在电子档案库管理系统中录入电子文件的元数据，包括文件名称、编号、日期、来源、保管期限等信息，以便更好地管理和利用档案。三、电子档案的存储与保管（一）存储设备1.公司应配备专门的电子档案存储设备，如服务器、磁盘阵列、磁带库等，确保存储设备的可靠性和稳定性。2.存储设备应定期进行维护和检查，及时发现和解决设备故障，保证档案数据的安全存储。（二）存储方式1.电子档案应采用多种存储方式进行备份，如本地存储、异地存储、云存储等，以防止数据丢失。2.对于重要的电子档案，应进行加密存储，确保档案信息的安全性。（三）保管期限1.根据国家相关法律法规和公司实际情况，确定电子档案的保管期限。保管期限分为永久、长期和短期。2.永久保管的电子档案主要包括公司的重要规章制度、年度财务报表、重大合同协议等；长期保管的电子档案一般为10年以上，如一般性业务文件、人事档案等；短期保管的电子档案为110年，如临时性文件、一般性报表等。（四）保管措施1.环境管理电子档案存储场所应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应控制在适宜的范围内，以防止档案因环境因素受损。存储场所应配备防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。2.访问控制对电子档案库管理系统设置严格的访问权限，只有经过授权的人员才能访问和操作电子档案。根据员工的工作职责和权限，分配不同的档案访问级别，如只读、可编辑、可删除等，确保档案信息的安全。3.数据备份与恢复定期对电子档案进行备份，备份周期应根据档案的重要性和变动情况确定，一般为每天、每周或每月备份一次。建立数据恢复机制，定期进行数据恢复演练，确保在数据丢失或损坏时能够及时恢复，保证业务的正常运行。4.安全审计对电子档案库管理系统的操作进行安全审计，记录所有访问和操作行为，以便及时发现和处理异常情况。定期对安全审计记录进行分析，总结安全风险，采取相应的措施加以防范。四、电子档案的检索与利用（一）检索功能1.电子档案库管理系统应具备强大的检索功能，支持按文件名称、编号、日期、关键词、分类等多种方式进行检索。2.检索结果应能够快速准确地呈现，方便用户获取所需的电子档案信息。（二）利用流程1.员工因工作需要利用电子档案时，应填写《电子档案利用申请表》，注明利用目的、档案名称、编号等信息，经所在部门负责人审批后提交给档案管理部门。2.档案管理部门根据审批意见，为员工提供相应的电子档案，并记录利用情况。3.员工应在规定的时间内归还所借电子档案，如因特殊原因需要延长使用期限，应提前办理续借手续。（三）利用权限1.不同级别的员工具有不同的电子档案利用权限，应严格按照权限进行操作，不得越权访问和利用档案。2.对于涉及公司机密的电子档案，应严格控制访问范围，只有经过授权的特定人员才能查阅和使用。五、电子档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据电子档案的保管期限和实际利用价值，定期对电子档案进行鉴定，确定档案的存毁。2.鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、严格保密的原则，确保鉴定结果的准确性和可靠性。（二）鉴定组织1.成立电子档案鉴定小组，由档案管理部门、业务部门、财务部门等相关人员组成，负责电子档案的鉴定工作。2.鉴定小组应定期召开会议，对电子档案进行集中鉴定，形成鉴定意见。（三）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的电子档案，应填写《电子档案销毁申请表》，注明档案名称、编号、数量、销毁原因等信息，经公司领导审批后进行销毁。2.销毁电子档案应采用安全可靠的方式，如物理销毁（如粉碎存储介质）或数据擦除等，确保档案信息无法恢复。3.销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式、参与人员等信息，并由销毁人员签字确认。4.销毁后的电子档案应在电子档案库管理系统中进行注销处理，确保档案信息的彻底删除。六、电子档案库管理系统的维护与更新（一）系统维护1.定期对电子档案库管理系统进行维护，包括系统软件的更新、硬件设备的检查、数据库的优化等，确保系统的正常运行。2.建立系统维护日志，记录系统维护的时间、内容、结果等信息，以便及时发现和解决系统问题。（二）功能更新1.根据公司业务发展和档案管理需求，及时对电子档案库管理系统的功能进行更新和完善，提高系统的实用性和便捷性。2.在系统功能更新前，应进行充分的测试和评估，确保更新后的系统能够稳定运行，不影响电子档案的正常管理。（三）数据维护1.定期对电子档案库中的数据进行清理和整理，删除过期或无用的数据，确保数据的准确性和完整性。2.对电子档案的元数据进行维护和更新，保证元数据与档案实际情况一致，便于档案的检索和利用。七、人员职责与培训（一）人员职责1.档案管理部门负责制定和完善电子档案库管理系统制度，并组织实施。负责电子档案的收集、整理存储、保管、检索、利用、鉴定和销毁等工作的具体操作和管理。负责电子档案库管理系统的维护和更新，确保系统的正常运行。对公司各部门的电子档案管理工作进行指导和监督，定期检查档案管理情况。2.业务部门负责本部门电子档案的收集、整理和移交工作，确保档案的及时、完整和准确。按照规定的权限和流程利用电子档案，不得擅自更改或销毁档案。配合档案管理部门做好电子档案的鉴定和销毁工作。3.其他部门负责本部门产生的电子档案的日常管理，按照档案管理部门的要求进行整理和存储。在工作中合理利用电子档案，遵守档案利用的相关规定。（二）培训1.档案管理部门应定期组织公司员工进行电子档案管理知识培训，提高员工的档案意识和管理水平。2.培训内容应包括电子档案库管理系统制度、操作流程、安全保密知识等，培训方式可采用集中授课、在线学习、实际操作演