药店档案盒管理制度

PAGE药店档案盒管理制度一、总则（一）目的为加强药店档案盒管理，确保档案资料的完整性、准确性和安全性，提高档案利用效率，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于药店各部门及全体员工在档案管理工作中涉及档案盒的使用、保管等相关事宜。（三）基本原则1.集中统一管理原则药店档案实行集中统一管理，确保档案资料的系统性和完整性。2.真实准确原则档案内容必须真实、准确地反映药店各项业务活动和历史情况。3.安全保密原则严格遵守国家有关档案安全保密的法律法规，确保档案资料不被泄露、篡改或丢失。4.方便利用原则优化档案管理流程，提高档案检索和利用效率，为药店经营管理提供有力支持。二、档案盒的分类与编号（一）分类标准1.药品采购档案供应商资质文件采购合同药品验收记录采购发票等2.药品销售档案销售记录处方笺医保报销凭证顾客反馈等3.质量管理档案药品质量验收报告药品养护记录不合格药品处理记录质量管理制度文件等4.人员管理档案员工入职资料培训记录绩效考核资料员工离职手续等5.财务管理档案财务报表会计凭证税务申报资料费用报销记录等6.行政事务档案药店证照文件会议纪要工作计划与总结办公用品采购记录等（二）编号规则1.采用字母与数字相结合的方式进行编号。2.一级分类用大写字母表示，如药品采购档案用“CG”表示，药品销售档案用“XS”表示等。3.二级分类在一级分类字母后加两位数字，如药品采购档案中的供应商资质文件用“CG01”表示，采购合同用“CG02”表示等。4.每个档案盒编号具有唯一性，便于识别和查找。三、档案盒的使用（一）档案盒的领取1.各部门因工作需要领取档案盒时，需填写《档案盒领取申请表》，注明档案盒所属类别、用途及预计归还时间等信息。2.申请表经部门负责人签字批准后，交至档案管理部门领取相应的档案盒。（二）档案资料的整理与归档1.各部门应指定专人负责档案资料的收集、整理和归档工作。2.档案资料应按照分类标准进行分类整理，确保资料齐全、完整、准确。3.每份档案资料应编写页码，并在首页附上目录，注明资料名称、日期、页码等信息，以便于查阅。4.整理好的档案资料应及时装入相应编号的档案盒，并在档案盒封面注明档案盒编号、档案类别、档案名称、起止日期等信息。（三）档案盒的存放1.档案管理部门应设置专门的档案库房，用于存放档案盒。2.档案盒应按照编号顺序排列存放，便于查找和管理。3.不同类别的档案盒应分区存放，避免混淆。（四）档案盒的使用期限1.档案盒使用期限根据档案资料的重要性和保管期限确定。2.一般情况下，短期档案盒使用期限为13年，中期档案盒使用期限为310年，长期档案盒使用期限为10年以上。3.到期的档案盒应及时进行清理和归档，对确需继续保存的档案资料，应重新装入新的档案盒，并更新编号和相关信息。四、档案盒的保管（一）保管要求1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.档案盒应放置在专用的档案架上，避免直接接触地面和墙壁。3.定期对档案盒进行检查，发现问题及时处理，确保档案资料的安全。（二）安全防护措施1.档案库房应配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等安全设施，如灭火器、防盗门、除湿机、防虫药、挡鼠板等。2.安装监控设备，对档案库房进行24小时监控，确保档案安全。3.档案管理人员应定期对安全设施进行检查和维护，确保其正常运行。（三）档案盒的借阅1.内部人员因工作需要借阅档案盒时，需填写《档案盒借阅申请表》，注明借阅原因、借阅档案盒编号、预计归还时间等信息。2.申请表经部门负责人签字批准后，交至档案管理部门办理借阅手续。3.档案管理部门应对借阅人员进行登记，并要求借阅人员在借阅期间妥善保管档案盒，不得转借他人，不得擅自涂改、抽取、销毁档案资料。4.借阅人员应按时归还档案盒，如需延期归还，应提前办理续借手续。（四）档案盒的归还1.借阅人员归还档案盒时，档案管理部门应进行认真核对，检查档案盒是否完好无损，档案资料是否齐全、完整。2.如发现档案盒有损坏或档案资料缺失等情况，借阅人员应承担相应的责任，并及时采取补救措施。3.档案管理部门在确认档案盒和档案资料无误后，办理归还手续，并在借阅登记册上注明归还时间。五、档案盒的销毁（一）销毁条件1.档案资料保管期限已满，且无继续保存价值的。2.档案资料因自然灾害、意外事故等原因损坏，无法修复且无利用价值的。3.法律法规规定需要销毁的档案资料。（二）销毁程序1.档案管理部门定期对到期或需要销毁的档案盒进行清理，编制《档案盒销毁清单》，注明档案盒编号、档案类别、档案名称、起止日期、销毁原因等信息。2.《档案盒销毁清单》经档案管理部门负责人审核签字后，报药店分管领导审批。3.审批通过后，由档案管理部门会同相关部门共同对档案盒进行销毁。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式等，并由参与销毁的人员签字确认。4.严禁将档案资料擅自出售或赠送他人，确保档案资料的安全销毁。六、监督与考核（一）监督检查1.药店定期对档案盒管理制度的执行情况进行监督检查，确保制度的有效落实。2.档案管理部门应加强对各部门档案盒使用和保管情况的日常检查，并及时发现和纠正存在的问题。（二）考核机制1.将档案盒管理工作纳入各部门绩效考核体系，对档案管理工作成绩突出的部门和个人给予表彰和奖励。2.对违反档案盒管理制度，导致档案资料丢失、损坏或泄露的部门和个人，视情节轻重给予