电子档案三加管理制度

PAGE电子档案三加管理制度一、总则（一）目的为加强公司电子档案管理，确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性，提高档案利用效率，依据国家相关法律法规和行业标准，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作过程中形成的电子档案管理。（三）基本原则1.真实性原则：电子档案应如实反映公司各项业务活动的真实情况，不得篡改、伪造。2.完整性原则：确保电子档案内容完整，包括文件的正文、附件、元数据等，不遗漏重要信息。3.可用性原则：电子档案应便于检索、查询和利用，满足公司日常办公及业务开展的需要。4.安全性原则：采取有效措施保障电子档案的存储、传输和使用安全，防止信息泄露、丢失和损坏。二、电子档案的定义与分类（一）定义电子档案是指公司在各项工作活动中直接形成的具有保存价值的以电子形式存在的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的历史记录。（二）分类1.行政文件类：包括公司发布的各类通知、决定、报告、请示、批复等。2.业务合同类：涵盖公司签订的各类业务合同、协议等。3.财务档案类：如会计凭证、账簿、报表、审计报告等。4.人事档案类：员工个人基本信息、劳动合同、绩效考核记录、培训档案等。5.项目文档类：项目立项报告、可行性研究报告、项目计划、项目总结等。6.技术资料类：产品设计图纸、技术方案、研发报告、测试文档等。7.其他类：不属于上述分类的其他具有保存价值的电子档案。三、电子档案的形成与收集（一）形成要求1.各部门及员工在工作中应及时将形成的电子文件进行整理、分类，确保文件格式规范、内容准确。2.电子文件应采用通用、标准的格式，便于长期保存和共享。3.对于重要的电子文件，应同时生成纸质文件备份，纸质文件与电子文件内容应保持一致。（二）收集职责1.各部门负责本部门电子档案的收集工作，指定专人负责定期收集、整理本部门产生的电子档案，并确保档案的完整性和准确性。2.对于跨部门形成的电子档案，由牵头部门负责收集整理，并及时移交至档案管理部门。（三）收集流程1.电子文件形成后，文件制作人应在规定时间内将文件提交至本部门档案收集责任人。2.档案收集责任人对提交的电子文件进行初步审核，检查文件格式、内容等是否符合要求，审核无误后进行分类整理。3.整理后的电子档案应按照规定的存储路径进行存储，并建立相应的索引目录，便于查找和管理。四、电子档案存储与保管（一）存储方式1.公司应建立专门的电子档案存储系统，采用磁盘阵列、磁带库等存储设备进行集中存储，确保存储容量满足公司电子档案增长的需求。2.对于重要的电子档案，应进行异地备份存储，以防止因自然灾害、设备故障等原因导致档案丢失。（二）存储环境1.电子档案存储场所应具备良好的物理环境，保持温度、湿度适宜，防尘、防火、防潮、防虫、防鼠。2.存储设备应定期进行维护和检查，确保设备运行正常，数据存储安全。（三）保管期限1.电子档案的保管期限应根据国家法律法规、行业标准及公司实际情况确定，分为永久、长期和短期。2.永久保管的电子档案主要包括公司重要的规章制度、年度财务报告、重大项目文档等；长期保管的电子档案一般为10年以上，如业务合同、人事档案等；短期保管的电子档案为10年以下，如一般性的行政文件等。（四）保管职责1.档案管理部门负责电子档案的日常保管工作，定期对电子档案进行检查、核对，确保档案的完整性和安全性。2.对保管期限届满的电子档案，档案管理部门应按照规定的程序进行鉴定和销毁。五、电子档案的整理与编目（一）整理要求1.电子档案应按照分类方案进行整理，同一类别的档案应按照时间顺序排列，确保档案的系统性和逻辑性。2.对于电子档案中的文件，应按照其内在联系进行合理组合，确保文件之间的关联性。（二）编目内容1.电子档案编目应包括档号、题名、日期、责任者、保管期限、密级等项目。2.档号应按照公司档案编号规则进行编制，确保档号的唯一性和系统性。3.题名应准确反映文件的主要内容，简洁明了。4.日期应填写文件的形成日期或生效日期。5.责任者应填写文件的制发部门或个人。6.保管期限和密级应按照规定准确标注。（三）编目流程1.档案管理部门在完成电子档案的收集和整理后，应及时进行编目工作。2.编目人员应认真核对电子档案的各项信息，确保编目准确无误。3.编目完成后，应将编目信息录入电子档案管理系统，建立电子档案目录数据库，便于检索和查询。六、电子档案的检索与利用（一）检索方式1.公司电子档案管理系统应提供多种检索方式，如按档号、题名、日期、责任者、关键词等进行检索，方便用户快速查找所需档案。2.支持模糊检索功能，提高检索效率。（二）利用权限1.根据电子档案的密级和内容敏感程度，设定不同的利用权限。2.一般员工只能查阅与其工作相关的电子档案；部门负责人可查阅本部门及相关业务的电子档案；涉及公司机密的电子档案，须经公司领导批准后方可查阅。（三）利用流程1.用户如需利用电子档案，应向档案管理部门提交申请，说明利用目的、档案名称及档号等信息。2.档案管理部门对申请进行审核，根据利用权限决定是否批准申请。3.对于批准的申请，档案管理部门应按照规定提供电子档案，并做好利用记录，记录内容包括利用时间、利用人、利用目的、档案名称及档号等。七、电子档案的安全管理（一）安全防护措施1.建立电子档案安全防护体系，采用防火墙、入侵检测系统、防病毒软件等技术手段，防止外部网络攻击和恶意软件入侵。2.对电子档案存储系统进行加密处理，确保数据在存储和传输过程中的安全性。3.定期对电子档案管理系统进行安全漏洞扫描和修复，及时发现并解决安全隐患。（二）用户认证与授权1.采用用户名和密码等方式对用户进行身份认证，确保只有授权用户才能访问电子档案管理系统。2.根据用户的工作职责和权限，为用户分配不同的系统操作权限，防止用户越权操作。（三）数据备份与恢复1.按照规定的时间间隔对电子档案进行备份，备份数据应存储在安全的位置。2.定期进行数据恢复演练，确保在数据丢失或损坏时能够及时恢复，保证业务的连续性。（四）安全审计与监督1.建立电子档案安全审计机制，对系统操作日志进行定期审计，及时发现异常操作行为。2.档案管理部门应定期对电子档案安全管理情况进行检查和评估，发现问题及时整改。八、电子档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.电子档案的鉴定应遵循全面审查、客观公正、便于利用的原则。2.根据电子档案的保管期限、现实利用价值和历史查考价值等因素进行综合鉴定。（二）鉴定组织1.成立电子档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门专家及技术人员组成。2.鉴定工作小组负责制定电子档案鉴定方案，组织实施鉴定工作。（三）鉴定流程1.档案管理部门根据电子档案的保管期限，定期对到期档案进行清理，列出需要鉴定的档案清单。2.鉴定工作小组对清单中的档案进行逐一审查，根据鉴定原则确定档案的存毁。3.对于确定销毁的电子档案，应填写销毁清单，经公司领导批准后进行销毁。（四）销毁方式1.电子档案销毁