搅拌站档案管理制度

PAGE搅拌站档案管理制度一、总则（一）目的为加强搅拌站档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在搅拌站生产经营、技术研发、质量管理等各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于搅拌站各部门及全体员工在工作中形成的各类档案的管理。（三）档案定义本制度所指档案是搅拌站在生产、经营、管理等活动中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：搅拌站档案工作实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真实性原则：档案应如实反映搅拌站各项活动的真实情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则：档案应全面涵盖搅拌站工作的各个方面，保证档案的齐全完整。4.及时性原则：档案的形成、积累、整理和归档应及时进行，确保档案的时效性。5.保密性原则：对涉及搅拌站商业秘密、技术秘密和其他敏感信息的档案，应严格保密，防止泄露。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置搅拌站设立档案管理室，隶属于[具体管理部门名称]，配备专职档案管理人员。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，建立健全搅拌站档案管理制度。2.负责制定档案工作发展规划和年度工作计划，并组织实施。3.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作，确保档案的规范化管理。4.负责档案的保管、保护工作，定期检查档案的保管状况，采取有效措施防止档案的损坏、丢失和泄密。5.负责档案的开发利用工作，编制档案检索工具，积极为搅拌站各部门提供档案信息服务，满足工作需要。6.负责对搅拌站各部门档案工作进行指导、监督和检查，组织档案业务培训，提高档案管理人员的业务素质。7.负责档案信息化建设，推进档案管理数字化、网络化，提高档案管理效率和服务水平。8.负责档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序对失去保存价值的档案进行鉴定和销毁。三、档案分类及编号（一）档案分类搅拌站档案分为以下十大类：1.行政管理类：包括搅拌站设立、变更、注销等相关文件，行政会议纪要，工作计划与总结，规章制度，人事档案，行政事务文件等。2.生产管理类：搅拌站生产计划、调度记录、生产报表、生产工艺文件、设备运行记录、安全管理文件等。3.质量管理类：质量方针、目标，质量计划，质量检验报告，质量事故处理记录，原材料检验报告，混凝土配合比设计文件等。4.技术研发类：技术研发项目立项报告、研究成果报告、技术创新文件、技术标准与规范、技术图纸等。5.物资管理类：物资采购计划、采购合同、物资入库与出库记录、库存盘点记录、物资供应商档案等。6.财务管理类：财务预算、决算报告，会计凭证、账簿、报表，审计报告，税务文件等。7.市场营销类：市场调研报告、销售合同、客户档案、市场推广活动记录等。8.合同管理类：搅拌站对外签订的各类合同，包括采购合同、销售合同、租赁合同、劳务合同等。9.档案管理类：档案管理制度文件、档案工作规划与计划、档案整理与编目记录、档案利用记录等。10.其他类：不属于以上各类的其他档案，如荣誉证书、资质证书、往来信函等。（二）档案编号档案编号采用“大类代码+年度+流水号”的方式，具体如下：1.大类代码：采用两位数字表示，对应上述十大类档案，如“01”表示行政管理类，“02”表示生产管理类等。2.年度：采用四位数字表示，如“2023”表示2023年度形成的档案。3.流水号：按照档案形成的先后顺序，从“001”开始依次编号。例如，2023年度行政管理类的第5份档案编号为“012023005”。四、档案收集与整理（一）档案收集1.各部门应明确专人负责本部门档案的收集工作，按照档案形成的规律和特点，及时将工作中形成的各类文件材料收集齐全。2.档案收集范围包括纸质文件、电子文件、图表、声像资料等。对于重要的文件材料，应收集原件；对于无法收集原件的，可收集复印件，并注明原件保存地点。3.各部门在工作中形成的文件材料，应在次年第一季度内整理完毕，并移交档案管理室。对于重大项目、重要活动等形成的档案，应在项目结束或活动完成后一个月内移交。（二）档案整理1.档案管理室收到各部门移交的档案后，应按照档案分类标准进行整理。整理工作包括对档案进行分类、排序、编目、装订等。2.纸质档案应按照A4纸规格进行折叠或裁剪，去除金属物，采用三孔一线或胶装的方式进行装订。装订应牢固、整齐，便于查阅。3.电子档案应按照文件类别、年度等进行分类存储，文件名应规范准确，反映文件内容和日期。电子档案应定期进行备份，防止数据丢失。4.声像档案应按照内容、时间等进行分类整理，编制目录，并配以文字说明，注明拍摄时间、地点、人物、内容等信息。五、档案保管（一）档案库房建设1.搅拌站应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、档案密集架等。3.档案库房应保持清洁卫生，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）档案存放1.档案应按照分类编号顺序存放在档案密集架上，便于查找和管理。2.不同类别的档案应分开存放，同类档案应按照年度顺序排列。3.对于珍贵档案、重要档案和易损档案，应采取特殊的保管措施，如专柜存放、复制备份等。（三）档案保管期限档案保管期限分为永久、长期和短期三种。具体划分如下：1.永久保管：凡是反映搅拌站主要职能活动和历史面貌的，对搅拌站有长远利用价值的档案，应永久保管。2.长期保管：凡是在较长时间内对搅拌站工作有查考利用价值的档案，保管期限为16年至50年。3.短期保管：凡是在较短时间内对搅拌站工作有查考利用价值的档案，保管期限为5年以下。（四）档案定期检查1.档案管理室应定期对档案进行检查，每年至少进行一次全面检查，每季度进行一次抽查。2.检查内容包括档案的保管状况、数量、质量等，发现问题应及时采取措施进行处理。3.检查记录应详细填写，并存档备查。六、档案利用（一）利用原则1.档案利用应遵循保密、合法、合理的原则，确保档案的安全和完整。2.档案利用应根据工作需要，按照规定程序进行申请和审批。（二）利用范围1.搅拌站内部各部门因工作需要查阅档案的，可直接向档案管理室提出申请。2.外单位因工作需要查阅搅拌站档案的，应持单位介绍信，经搅拌站主管领导批准后，方可查阅。3.涉及搅拌站商业秘密、技术秘密等敏感信息的档案，未经搅拌站保密委员会批准，不得对外提供查阅。（三）利用方式1.档案查阅：档案管理室应根据利用者的申请，提供相应的档案供其查阅。查阅档案应在档案管理室内进行，不得擅自将档案带出。2.档案借阅：因工作需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，经部门负责人和档案管理部门负责人批准后，方可借阅。借阅期限一般不超过两周，如需延期，应办理续借手续。3.档案复制：利用者如需复制档案，应填写档案复制申请表，经批准后，由档案管理室负责复制。复制的档案应加盖档案管理室印章，并注明用途。（四）利用登记档案管理室应对档案利用情况进行详细登记，登记内容包括利用者姓名（单位）、利用时间、利用目的、查阅（借阅、复制）档案名称及数量等。利用登记记录应妥善保存，以备查考。七、档案鉴定与销毁（一）档案鉴定1.档案管理室应定期对已到保管期限的档案进行鉴定，确定档案的存毁。2.档案鉴定工作应由档案管理部门牵头，组织相关部门人员组成鉴定小组进行。鉴定小组应根据档案的内容、价值、保管期限等因素，对档案进行全面审查和评估。3.鉴定小组应形成鉴定意见，填写档案鉴定表，注明档案名称、年度、保管期限、鉴定意见等内容。鉴定意见应经鉴定小组全体成员签字确认。（二）档案销毁1.经鉴定确无保存价值的档案，应按照规定程序进行销毁。2.档案销毁前，应编制档案销毁清册，详细列出拟销毁档案的名称、年度、保管期限、数量等信息。档案销毁清册应经搅拌站主管领导批准。3.档案销毁应在指定地点进行，由档案管理部门和相关部门人员共同监销。监销人员应在档案销毁清册上签字确认。4.档案销毁后，档案管理部门应将档案销毁清册归档保存，以备查考。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标搅拌站档案信息化建设的目标是实现档案管理的数字化、网络化和智能化，提高档案管理效率和服务水平，为搅拌站各项工作提供更加便捷、高效的档案信息支持。（二）信息化系统建设1.搅拌站应建立档案信息化管理系统，实现档案的收集、整理、存储、检索、利用等全过程的信息化管理。2.档案信息化管理系统应具备用户管理、权限管理、档案录入、档案查询、档案借阅、档案统计分析等功能模块，满足档案管理工作的实际需要。3.档案信息化管理系统应与搅拌站其他业务系统进行集成，实现数据共享和业务协同，提高工作效率。（三）电子档案管理1.电子档案应按照档案分类标准进行分类存储，建立电子档案数据库。电子档案数据库应定期进行备份，确保数据安全。2.电子档案应进行元数据采集，元数据应包括文件编号、文件名称、文件类型、文件大小、文件格式、文件密级、形成时间、形成部门、责任者等信息。3.电子档案应进行数字化加工，数字化加工应符合国家相关标准和规范。数字化加工后的电子档案应进行质量检查，确保图像清晰、完整，数据准确。（四）信息安全管理1.档案信息化管理系统应采取安全防护措施，防止网络攻击、病毒感染、数据泄露等安全事件的发生。2.档案管理部门应建立健全信息安全管理制度，加强对档案管理人员的信息安全培训，提高信息安全意识。3.对涉及搅拌站商业秘密、技术秘密等敏感信息的电子档案，应采取加密存储、访问控制等安全措施，确保信息安全。九、档案管理人员职责（一）档案管理人员基本要求1.档案管理人员应具备档案管理专业知识和技能，熟悉搅拌站业务工作，具有较强的数据处理能力和沟通协调能力。2.档案管理人员应严格遵守档案管理工作纪律，保守档案秘密，不得擅自泄露档案内容。3.档案管理人员应定期参加档案业务培训，不断提高自身业务素质和工作能力。（二）档案管理人员具体职责1.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架、保管、利用等。2.负责档案信息化管理系统的操作和维护，及时录入、更新档案信息，确保系统数据的准确、完整。3.负责档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序对失去保存价值的档案进行鉴定和销毁。4.负责编制档案检索工具，积极为搅拌站各部门提供档案信息服务，满足工作