工具档案管理制度

PAGE工具档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司工具档案的管理，确保工具档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥工具档案在公司生产、经营、管理中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有工具档案的管理，包括但不限于生产工具、办公工具、检测工具、维修工具等各类工具的档案管理。（三）管理原则1.集中统一管理原则：公司工具档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责收集、整理、保管和提供利用。2.真实性原则：工具档案应如实反映工具的采购、使用、维护、维修等情况，确保档案信息的真实性。3.完整性原则：工具档案应涵盖工具从购入到报废全过程的相关资料，保证档案的完整性。4.保密性原则：对涉及公司机密的工具档案信息，应严格保密，防止信息泄露。二、工具档案的分类与编号（一）分类1.生产工具类：包括用于生产制造过程的各种机床、模具、夹具、量具等工具。2.办公工具类：如电脑、打印机、复印机、办公桌椅等办公设备。3.检测工具类：各类用于质量检测的仪器、仪表、量具等。4.维修工具类：用于设备维修、保养的工具，如扳手、螺丝刀、万用表等。5.其他工具类：不属于以上分类的其他工具。（二）编号工具档案编号采用分类编号法，具体规则如下：1.生产工具类编号：SC[年份][流水号]，其中“SC”代表生产工具，“年份”为工具购入年份的后两位数字，“流水号”为该类工具的顺序编号。2.办公工具类编号：BG[年份][流水号]，“BG”代表办公工具。3.检测工具类编号：JC[年份][流水号]，“JC”代表检测工具。4.维修工具类编号：WX[年份][流水号]，“WX”代表维修工具。5.其他工具类编号：QT[年份][流水号]，“QT”代表其他工具。例如，2023年购入的第5号生产工具，其编号为SC2305。三、工具档案的内容（一）基本信息1.工具名称：填写工具的具体名称。2.规格型号：记录工具的规格、型号等详细参数。3.购入日期：工具采购的日期。4.购入价格：工具的采购成本。5.供应商信息：包括供应商名称、联系方式等。（二）使用记录1.领用部门：记录工具领用的部门。2.领用人：领用工具的人员姓名。3.领用日期：工具领用的时间。4.归还日期：工具归还的时间（如有归还情况）。（三）维护记录1.维护计划：制定的工具维护计划，包括维护周期、维护内容等。2.维护记录：每次维护的时间、维护人员、维护情况等详细记录。（四）维修记录1.故障描述：工具出现故障的具体情况。2.维修日期：工具维修的时间。3.维修人员：负责维修的人员姓名。4.维修内容：详细记录维修所采取的措施和更换的零部件等。5.维修费用：维修工具所产生的费用。（五）报废记录1.报废原因：说明工具报废的原因，如损坏严重无法修复、技术更新淘汰等。2.报废日期：工具报废的时间。3.审批记录：报废申请的审批过程及结果。四、工具档案的收集与整理（一）收集1.采购部门在工具采购完成后，应及时将工具的相关资料，如采购合同、发票、产品说明书等提交给档案管理部门。2.工具领用部门在工具领用时，应填写工具领用登记表，并将登记表副本交至档案管理部门。3.工具使用过程中产生的维护记录、维修记录等，由使用部门定期整理后提交给档案管理部门。4.工具报废时，使用部门应填写工具报废申请表，经审批后将相关资料交至档案管理部门。（二）整理1.档案管理部门收到工具档案资料后，应按照工具的分类和编号规则进行分类整理。2.对每份工具档案资料进行核对，确保资料的完整性和准确性。3.将整理好的工具档案资料装订成册或存入电子档案系统，并建立相应的索引目录，便于查询和利用。五、工具档案的保管（一）保管方式1.纸质档案：设立专门的档案库房，对纸质工具档案进行分类存放，并配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.电子档案：采用电子档案管理系统对工具档案进行存储，定期进行数据备份，确保数据的安全性和完整性。（二）保管期限1.工具档案的保管期限根据工具的性质和使用情况确定，一般为自工具报废之日起[X]年。2.对于重要的工具档案，如涉及公司核心技术或关键生产环节的工具档案，保管期限可适当延长。（三）档案清查1.档案管理部门应定期对工具档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、内容与实际情况相符。2.在清查过程中，如发现档案丢失、损坏或信息错误等情况，应及时查明原因，并采取相应的补救措施。六、工具档案的利用（一）借阅1.公司内部人员因工作需要借阅工具档案时，应填写工具档案借阅申请表，注明借阅目的、借阅期限等，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门办理借阅手续。2.档案管理部门应对借阅申请进行审核，对于符合借阅条件的，应在借阅申请表上签字批准，并将工具档案提供给借阅人。3.借阅人应妥善保管所借阅的工具档案，不得擅自转借、复印、涂改或损坏档案内容。如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。4.借阅人归还工具档案时，档案管理部门应进行认真核对，如发现档案有损坏或丢失情况，应及时追究借阅人的责任。（二）查询1.公司内部人员可通过档案管理部门的电子档案系统或档案索引目录查询工具档案信息。2.如需查询纸质档案，应向档案管理部门提出查询申请，经批准后由档案管理人员协助查询。3.档案管理部门应根据查询申请的内容，准确提供相关工具档案信息，不得拒绝查询或故意拖延查询时间。（三）统计分析1.档案管理部门应定期对工具档案进行统计分析，如工具的采购数量、使用情况、维修频率、报废情况等。2.通过统计分析，为公司的工具采购、使用、管理等提供数据支持和决策依据，如合理调整工具采购计划、优化工具维护策略等。七、工具档案的安全与保密（一）安全管理1.档案管理部门应加强对工具档案库房的安全管理，制定安全管理制度，明确安全责任。2.配备必要的安全设施，如消防器材、监控设备等，确保档案库房的安全。3.对档案管理人员进行安全培训，提高安全意识，防止因人为疏忽导致档案安全事故的发生。（二）保密管理1.对涉及公司机密的工具档案信息，档案管理人员应严格保密，不得泄露给无关人员。2.