外事办规范财务报销制度

PAGE外事办规范财务报销制度一、总则（一）目的为了加强外事办财务管理，规范财务报销行为，确保财务支出的合理性、合法性和真实性，提高资金使用效益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于外事办全体工作人员在执行公务活动中发生的各类费用报销。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关法律法规和财务规章制度，确保报销行为合法合规。2.真实性原则：报销凭证必须真实、有效，能够准确反映经济业务的实际发生情况。3.合理性原则：报销费用应符合外事办的工作需要和实际情况，杜绝不合理支出。4.审批规范原则：严格执行审批流程，明确各级审批权限，确保报销事项得到有效审核。二、报销凭证要求（一）发票1.必须取得由税务部门统一监制的正规发票，发票内容应填写完整，包括发票名称、发票号码、开票日期、购买方名称、销售方名称、服务内容、金额、税率、税额等，并加盖发票专用章。2.发票上的商品名称或服务内容应与实际业务相符，不得开具虚假发票或与实际业务无关的发票。3.发票如有涂改、刮擦、挖补等情况，应视为无效发票，不得作为报销凭证。（二）行政事业性收费收据对于财政部门监制的行政事业性收费收据，应确保收据内容完整、准确，加盖收款单位财务专用章。（三）其他凭证1.火车票、飞机票、汽车票等交通票据，应清晰显示出行日期、起止地点、票价等信息。2.住宿发票应注明住宿日期、房间号、住宿人数、单价、总价等内容。3.会议费、培训费报销应提供会议通知、培训计划、参会人员名单、费用明细等相关资料。（四）报销凭证的粘贴报销凭证应按照类别、时间顺序整齐粘贴在报销单背面，不得使用订书钉、胶水等粘贴，以便于审核和查阅。三、费用报销标准（一）差旅费1.交通费用乘坐飞机应严格按照规定等级乘坐经济舱，因特殊情况需乘坐公务舱或头等舱的，须经外事办主要领导批准。乘坐火车（含高铁、动车），原则上应乘坐二等座，因工作需要乘坐一等座的，须经外事办主要领导批准。乘坐长途汽车、轮船等交通工具，凭据报销。市内交通费用，根据实际情况凭有效票据报销，但应严格控制在合理范围内。2.住宿费用根据出差目的地的实际情况，按照相应标准报销住宿费（具体标准另行制定）。同性两人一同出差的，应合住标准间，如需单独住宿的，须经外事办主要领导批准，并按照单人标准报销住宿费。3.伙食补助费按照出差自然（日历）天数计算，按规定标准发放伙食补助费（具体标准另行制定）。出差期间由接待单位统一安排伙食的，不发放伙食补助费。（二）公务接待费1.严格控制公务接待范围和标准，不得超标准接待或无实质内容的迎来送往。2.公务接待应填写《公务接待审批单》，注明接待对象、事由、时间、地点、陪同人员等信息，并经外事办主要领导批准。3.接待费用应凭合法有效的票据报销，包括餐饮发票、烟酒发票等，但不得报销高档烟酒、礼品等费用。（三）会议费与培训费1.会议费召开会议应提前制定会议预算，经外事办主要领导批准后执行。会议费报销应提供会议通知、会议议程、参会人员名单、会议费用明细等相关资料，包括场地租赁、餐饮、住宿、交通、文件印刷等费用凭证。严禁借会议名义组织公款旅游或发放纪念品等。2.培训费举办培训应提前制定培训计划和预算，经外事办主要领导批准后实施。培训费报销应提供培训通知、培训课程安排、培训人员名单、培训费用明细等相关资料，包括师资费、场地费、教材费、住宿费、伙食费、交通费等费用凭证。严格控制培训规模和时间，不得随意提高培训标准或安排无关培训内容。（四）办公费1.办公用品、办公设备等购置应按照外事办的采购制度执行，办理相关审批手续后进行采购。2.办公费报销应提供购买清单、发票等凭证，确保所购物品与外事办工作相关且符合实际需求。（五）通讯费按照外事办制定的通讯补贴标准，凭通讯费用发票在标准范围内报销。四、报销流程（一）费用发生工作人员在执行公务活动中发生费用后，应及时取得合法有效的报销凭证，并按照要求填写报销单。（二）部门初审报销人将填写完整的报销单及相关凭证提交所在部门负责人进行初审。部门负责人应认真审核报销事项的真实性、合理性和合规性，对不符合规定的报销申请予以退回，并说明原因。（三）财务审核经部门初审后的报销单及凭证提交至财务部门。财务人员应按照本制度及相关财务规定对报销凭证的真实性、完整性、合法性以及报销金额的准确性进行审核。对审核发现的问题，及时与报销人沟通并要求补充或更正相关资料。（四）领导审批财务审核通过的报销单，按照外事办的审批权限提交相应领导审批。1.一般费用报销，由分管领导审批。2.重大费用支出或特殊事项报销，需经外事办主要领导审批。（五）报销支付经领导审批同意报销的费用，财务部门按照规定的支付方式进行支付。报销人可选择现金支付、银行转账等方式领取报销款项。五、审批权限（一）分管领导审批权限1.单次报销金额在[X]元以下的费用支出，由分管领导审批。2.涉及一般性办公用品购置、市内交通费、通讯费等日常费用报销，由分管领导审批。（二）主要领导审批权限1.单次报销金额在[X]元以上（含[X]元）的费用支出，由外事办主要领导审批。2.涉及重大项目支出、大额会议费、培训费、公务接待费等重要费用报销，由外事办主要领导审批。3.特殊情况下的费用报销，无论金额大小，均需经外事办主要领导审批。六、报销时间规定（一）日常费用报销工作人员应在费用发生后的[X]个工作日内完成报销手续，将报销单及相关凭证提交至部门负责人初审。（二）差旅费报销出差人员应在返回单位后的[X]个工作日内办理差旅费报销手续，逾期未办理的，财务部门可不予受理（因特殊原因经批准的除外）。七、财务监督与检查（一）内部监督外事办财务部门应定期对财务报销情况进行自查，检查报销凭证的合规性、报销流程的执行情况、审批权限的落实情况等，发现问题及时整改。（二）审计监督外事办审计部门应定期对外事办财务收支情况进行审计，重点检查财务报销制度的执行情况，对发现的违规违纪行为依法依规进行处理。（三）接受外部监督外事办应自觉接受财政、审计等相关部门的监督检查，对提出的问题及时整改，并按照要求提供相关资料。八、责任追究（一）对报销人的责任追究1.报销人提供虚假报销凭证或故意隐瞒真实情况的，一经查实，追回已报销款项，并视情节轻重给予批评教育、警告、罚款等处理；情节严重的，依法依规追究其法律责任。2.因报销人自身原因导致报销事项不符合规定或审批流程不完整的，由报销人自行承担责任，并负责重新办理报销手续。（二）对审批人的责任追究审批人应认真履行审批职责，对报销事项的真实性、合理性和合规性进行严格审核。如因审批人把关不严导致违规报销的，视情节轻重给予批评教育、警告等处理；造成经济损失的，应承担相应的赔偿责任。（三）对财务人员的责任追究财务人员应严格按照本制度及相关财务规定进行审核和支付。如因财