公司档案管理制度清单

PAGE公司档案管理制度清单一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各部门、分支机构、子公司等。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，由公司综合管理部门负责档案工作的统筹规划、组织协调和监督指导。2.真实准确原则：档案应如实反映公司各项活动的真实情况，确保档案内容真实可靠、数据准确无误。3.完整系统原则：全面收集公司在各项工作中形成的各种门类和载体的档案，保持档案的完整性和系统性。4.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。同时，严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司机密的档案进行妥善保管。二、档案管理机构及职责（一）综合管理部门1.负责制定和完善公司档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理公司各类档案，包括文书档案、科技档案、人事档案、财务档案、业务档案等。3.指导、监督各部门的档案收集、整理、归档工作，定期对各部门档案工作进行检查和考核。4.负责档案的分类、编号、编目、装订、上架等整理工作，建立健全档案检索工具，方便档案的查阅和利用。5.做好档案的安全保管工作，配备必要的档案保管设施设备，定期对档案进行检查、清点和维护，确保档案的安全与完整。6.按照国家有关规定和公司实际需要，做好档案的鉴定、销毁工作，对已失去保存价值的档案进行登记造册，经批准后予以销毁。7.负责组织开展档案信息化建设，建立电子档案管理系统，实现档案信息的数字化存储、检索和利用。8.积极提供档案信息服务，为公司领导决策、各部门业务工作开展以及对外提供证明等提供档案资料支持。（二）各部门1.设立兼职档案员，负责本部门档案的收集、整理、归档和保管工作，并接受公司综合管理部门的业务指导和监督检查。2.按照公司档案管理制度的要求，及时将本部门在工作中形成的各类文件材料进行分类整理，定期移交公司综合管理部门归档。3.负责保管本部门临时存放的档案，确保档案的安全和完整，不得擅自销毁、涂改或转借档案。4.积极配合公司综合管理部门做好档案的查阅、利用等工作，根据工作需要及时提供相关档案资料。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.文书档案：主要包括公司在行政管理、党群工作、经营管理等活动中形成的各种文件材料，如请示、报告、通知、决定、会议纪要等。2.科技档案：指公司在科研、生产、技术改造等活动中形成的具有保存价值的文件材料，包括项目立项文件、可行性研究报告、设计图纸、技术标准、工艺文件、实验报告等。3.人事档案：记录公司员工个人基本情况、工作经历、教育培训、考核奖惩、工资福利等信息的文件材料，如员工履历表、劳动合同、学历证书、职称证书、考核表等。4.财务档案：公司在财务管理活动中形成的会计凭证、会计账簿、财务报表、审计报告等文件材料。5.业务档案：根据公司不同业务类型划分，如市场营销档案、客户服务档案、合同档案、招投标档案等，记录公司业务活动全过程的文件材料。（二）档案编号1.采用“年度类别流水号”的编号方式。2.“年度”以公元纪年表示，如“2023”。3.“类别”按照上述档案分类的类别，分别用两位数字表示，如“文书档案”为“01”，“科技档案”为“02”等。4.“流水号”为每类档案按顺序编制的号码，用四位数字表示。5.例如，2023年形成的第5份文书档案编号为“2023010005”。四、档案的收集与整理（一）收集范围1.各部门应按照国家法律法规、行业标准以及公司实际工作需要，全面收集本部门在各项工作中形成的具有保存价值的文件材料，包括纸质文件、电子文件、图表、声像资料等。2.重点收集涉及公司重大决策、重要业务活动、关键技术研发、资产变更、知识产权等方面的文件材料。（二）收集要求1.各部门兼职档案员应定期对本部门的文件材料进行收集整理，确保文件材料的齐全、完整。2.对于重要文件材料，应及时收集并妥善保管，防止丢失或损坏。3.电子文件应按照公司电子文件管理规定进行收集，确保文件格式规范、内容完整，并与纸质文件同步归档。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.分类科学、排列有序、编号规范、装订整齐。（四）整理方法1.文书档案：按照文件的来源、时间、内容等进行分类，一般分为上级文件、本级文件、下级文件、内部文件等类别。然后按照年度顺序排列，同一年度内再按照问题或文号顺序排列。最后进行编号、编目、装订。2.科技档案：按照项目进行分类，每个项目内再按照文件形成的阶段，如项目立项、设计、施工、验收等顺序排列。对图纸等特殊载体的文件，应单独整理并编号。3.人事档案：按照员工个人信息、履历材料、教育培训、考核奖惩、工资福利等类别进行分类整理，建立员工人事档案卷。4.财务档案：按照会计年度，将会计凭证、会计账簿、财务报表等分别整理成册，并按照规定的顺序排列。5.业务档案：根据不同业务类型的特点，制定相应的整理方法。如合同档案按照合同签订时间、合同类别等进行分类整理；市场营销档案按照客户信息、市场调研、营销活动等方面进行分类整理。五、档案的归档与移交（一）归档期限1.文书档案应在次年上半年完成归档工作。2.科技档案应在项目结束后三个月内完成归档。3.人事档案应在员工离职后一个月内整理归档。4.财务档案应在会计年度终了后，由财务部门按照国家有关规定整理装订成册，暂由财务部门保管一年，期满后移交公司综合管理部门归档。5.业务档案应根据业务活动的实际情况，及时整理归档，一般不得超过业务活动结束后的一个月。（二）移交手续1.各部门兼职档案员在档案整理完毕后，应填写《档案移交清单》，详细列出移交档案的名称、数量、起止时间等信息。2.经部门负责人审核签字后，将档案移交公司综合管理部门。3.公司综合管理部门档案管理人员对移交的档案进行核对验收，如发现问题应及时与移交部门沟通解决。核对无误后，双方在《档案移交清单》上签字确认。六、档案的保管与保护（一）保管场所1.公司应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备等，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。（二）保管方式1.档案应按照分类编号顺序上架存放，便于查找和利用。2.对重要档案和珍贵档案，应采取特殊的保管措施，如专柜存放、复制备份等。3.电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，并定期进行备份，防止数据丢失。同时，应建立电子档案的访问权限管理制度，确保电子档案的安全。（三）保护措施1.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。如发现档案有损坏、褪色、霉变等情况，应及时采取修复措施。2.做好档案的防火、防潮、防虫、防盗等工作。档案库房应配备防火器材，严禁在库房内吸烟和使用明火；采取防潮措施，防止档案受潮损坏；定期投放防虫药物，防止档案被虫蛀；安装防盗门窗和监控设备，加强库房安全防范。3.对档案的查阅、借阅等活动进行严格登记，防止档案丢失或泄密。七、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.公司内部人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人批准后，到公司综合管理部门查阅。2.涉及公司机密的档案，查阅人应严格遵守保密规定，经公司分管领导批准后方可查阅。3.外部单位或个人查阅公司档案，应持有单位介绍信或相关证明文件，经公司综合管理部门审核，报公司领导批准后，方可查阅。查阅过程中，应安排专人陪同，并严格限制查阅范围。（二）查阅程序1.查阅人填写《档案查阅申请表》，提交所在部门负责人审批。2.将审批后的申请表交至公司综合管理部门，档案管理人员根据申请表提供的信息，查找并提供相应的档案。3.查阅人在档案查阅室进行查阅，不得将档案带出查阅室。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理人员同意，并按照规定办理相关手续。4.查阅完毕后，查阅人应在《档案查阅登记表》上签字确认，档案管理人员对归还的档案进行核对检查，确保档案无损坏、丢失等情况。（三）利用规定1.档案的利用应严格遵守国家法律法规和公司的保密制度，不得将档案用于非公司业务目的或泄露公司机密信息。2.如需对档案进行引用、发表等，应经公司相关部门审核批准，并注明档案来源。3.公司综合管理部门应定期对档案的查阅利用情况进行统计分析，为公司的决策和管理提供参考依据。八、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期对档案进行鉴定，根据档案保管期限和实际利用价值，确定档案的存毁。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由公司综合管理部门负责人、相关业务部门负责人以及档案管理人员组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，并提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.根据国家有关档案保管期限的规定，结合公司实际情况，确定各类档案的保管期限。保管期限分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）三种。2.对超过保管期限的档案，鉴定小组应逐卷（件）进行审查，分析档案的现实利用价值和历史价值。对于仍有利用价值的档案，应继续保存；对于确无保存价值的档案，应提出销毁意见。3.鉴定小组应填写《档案鉴定意见书》，详细记录鉴定情况和鉴定结果，并由鉴定小组成员签字确认。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确需销毁的档案，应编制《档案销毁清