培训单位档案管理制度

PAGE培训单位档案管理制度一、总则（一）目的为加强培训单位档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在培训教学、管理及研究等工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本培训单位各部门及全体员工在工作中形成的各类档案。（三）档案管理原则1.集中统一管理原则：培训单位的档案由专门的档案管理部门集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映培训单位的各项工作活动，不得伪造、篡改。3.保密性原则：对涉及培训单位机密、学员隐私等内容的档案，应严格保密，防止泄露。4.便于利用原则：档案管理应便于档案的收集、整理、保管、检索和利用，提高工作效率。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门设立独立的档案管理部门，配备专业的档案管理人员，负责培训单位档案的统一管理工作。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。2.建立健全档案管理制度，制定档案管理流程和规范。3.对档案进行定期检查和维护，确保档案的安全和完整。4.负责档案的检索和利用工作，为培训单位各部门及员工提供档案查阅服务。5.对档案管理工作进行总结和分析，提出改进建议，不断提高档案管理水平。（三）各部门职责1.负责本部门在工作中形成的各类档案的收集、整理和移交工作，并指定专人负责档案管理工作。2.配合档案管理部门做好档案的鉴定、销毁等工作。3.按照档案管理部门的要求，及时提供档案利用所需的相关资料和信息。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.培训教学档案：包括教学计划、教学大纲、教案、课件、学员成绩、教学评估等。2.学员档案：包括学员报名登记表、学员基本信息、学习记录、考核记录、奖惩记录等。3.师资档案：包括教师个人简历、教学资格证书、教学业绩、培训经历等。4.行政办公档案：包括培训单位的各类文件、通知、报告、会议记录、工作计划、工作总结等。5.财务档案：包括财务报表、会计凭证、账簿、审计报告等。6.设备档案：包括培训设备的采购合同、使用说明书、维护记录、维修记录等。7.其他档案：包括培训单位的宣传资料、荣誉证书、合同协议等。（二）档案编号对各类档案进行统一编号，编号应具有唯一性和系统性。编号规则如下：1.档案编号由字母和数字组成，字母表示档案类别，数字表示档案顺序号。2.培训教学档案：JX+4位数字，如JX0001表示第一份培训教学档案。3.学员档案：XY+4位数字，如XY0001表示第一个学员档案。4.师资档案：SZ+4位数字，如SZ0001表示第一位教师档案。5.行政办公档案：XG+4位数字，如XG0001表示第一份行政办公档案。6.财务档案：CW+4位数字，如CW0001表示第一份财务档案。7.设备档案：SB+4位数字，如SB0001表示第一份设备档案。8.其他档案：QT+4位数字，如QT0001表示第一份其他档案。四、档案的收集与整理（一）档案收集1.各部门应按照档案管理部门的要求，定期将本部门在工作中形成的各类档案收集齐全，并移交档案管理部门。2.档案管理人员应主动收集培训单位在各项活动中形成的具有保存价值的文件材料，确保档案的完整性。3.对于零散的文件材料，档案管理人员应及时进行整理和归档，防止丢失。（二）档案整理1.档案管理人员应按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类整理。2.对每份档案进行编号、编目，填写档案目录清单，确保档案的有序存放。3.对档案进行装订，装订应整齐、牢固，便于查阅和保管。4.对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制，确保档案的可读性。五、档案的保管（一）档案库房建设1.培训单位应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、防虫药品、灭火器、防盗门、防盗窗等。3.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）档案存放1.档案应按照类别和编号顺序存放在档案架上，每个档案架应标明档案类别和编号范围。2.对电子档案应进行备份，并存储在安全可靠的存储设备中，如硬盘、光盘等。电子档案应定期进行检查和维护，确保数据的完整性和可用性。3.对珍贵档案和重要档案应采取特殊的保管措施，如专柜存放、加密存储等。（三）档案保管期限1.培训单位档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案：主要包括培训单位的重要文件、合同协议、财务报表、历史资料等，这些档案具有重要的历史价值和凭证作用，应永久保存。3.长期保管的档案：主要包括培训教学档案、学员档案、师资档案等，保管期限为10年以上。4.短期保管的档案：主要包括行政办公档案、设备档案等，保管期限为10年以下。（四）档案清查1.档案管理部门应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和存放位置准确无误。2.在清查过程中，如发现档案有丢失、损坏、霉变等情况，应及时查明原因，并采取相应的措施进行处理。3.对清查结果应进行详细记录，形成清查报告，上报培训单位领导。六、档案的利用（一）利用范围1.培训单位内部各部门及员工因工作需要，可以查阅、借阅本单位的档案。2.外单位因工作需要查阅培训单位档案的，应按照规定办理查阅手续。3.涉及学员隐私、培训单位机密等内容的档案，未经批准不得查阅和借阅。（二）利用手续1.培训单位内部人员查阅、借阅档案，应填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，注明查阅或借阅的档案名称、编号、查阅或借阅目的等内容，经所在部门负责人签字同意后，交档案管理部门审批。2.档案管理部门对查阅、借阅申请进行审核，符合规定的予以批准，并登记查阅或借阅的档案名称、编号、查阅或借阅时间、查阅或借阅人等信息。3.查阅、借阅人应按照档案管理部门指定的时间、地点查阅或借阅档案，并在规定的时间内归还。查阅档案时，应在档案管理人员的监督下进行，不得擅自涂改、抽取、损坏档案。4.外单位查阅培训单位档案，应出具单位介绍信，并填写《档案查阅申请表》，经培训单位主管领导签字同意后，交档案管理部门审批。档案管理部门对查阅申请进行审核，符合规定的予以批准，并按照规定收取查阅费用。查阅档案时，应在档案管理人员的监督下进行，查阅结果应进行登记。（三）利用登记档案管理人员应对档案的利用情况进行详细登记，包括查阅或借阅时间、查阅或借阅人、查阅或借阅档案名称、编号、查阅或借阅目的等内容。利用登记应定期进行整理和归档，以便查阅和统计。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定工作应遵循全面审查、区别对待、确保重点、便于利用的原则。2.对档案的鉴定应从档案的内容、来源、时间、形式等方面进行综合分析，确定档案的保存价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成。档案鉴定小组负责对培训单位的档案进行定期鉴定，提出档案的存毁意见。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对每份档案进行逐件审查，确定档案的保存价值。2.分析比较法：对同类档案进行分析比较，确定档案的保存价值。3.效益评估法：对档案的利用效益进行评估，确定档案的保存价值。（四）销毁程序1.档案鉴定小组对档案进行鉴定后，提出档案的存毁意见，填写《档案销毁申请表》，报培训单位领导审批。2.经培训单位领导批准后，档案管理部门对拟销毁的档案进行造册登记，注明档案名称、编号、数量、销毁原因等内容。3.档案管理部门应指定专人负责档案的销毁工作，销毁时应在档案管理人员的监督下进行，确保档案彻底销毁。4.档案销毁后，档案管理部门应将《档案销毁申请表》、《档案销毁清册》等相关资料进行归档保存。八、档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立培训单位档案管理信息系统，实现档案的数字化管理，提高档案管理的效率和水平。2.通过档案管理信息系统，实现档案的在线查阅、借阅、利用等功能，方便培训单位各部门及员工使用档案。3.利用档案管理信息系统，对档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁等工作进行全程监控和管理，确保档案管理工作的规范化和标准化。（二）信息化建设内容1.档案数字化：对培训单位的各类档案进行数字化处理，包括扫描、录入、存储等，建立电子档案数据库。2.档案管理信息系统建设：开发或选用适合培训单位的档案管理信息系统，实现档案的分类管理、编目检索、借阅利用、统计分析等功能。3.网络建设：建立档案管理信息系统网络平台，实现档案管理部门与培训单位各部门之间的信息共享和交换。（三）信息化管理要求1.档案管理部门应加强对档案管理信息系统的维护和管理，确保系统的正常运行。2.档案管理人员应熟练掌握档案