现代档案信息化管理制度

PAGE现代档案信息化管理制度一、总则（一）目的为适应公司/组织发展的需要，加强档案信息化管理，提高档案利用效率，确保档案信息的安全与完整，依据国家相关法律法规和行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各部门及全体员工在档案信息化管理工作中的行为规范。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家有关档案管理和信息化建设的法律法规，确保档案管理活动合法合规。2.真实性原则：保证档案信息的真实性，如实记录公司/组织的各项活动和业务往来。3.完整性原则：全面收集、整理各类档案，确保档案信息的完整性，不遗漏重要内容。4.保密性原则：对涉及公司/组织机密的档案信息进行严格保密，防止信息泄露。5.便捷性原则：利用信息化手段，提高档案管理和利用的效率，为公司/组织的决策和业务开展提供便捷服务。二、档案信息化管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善档案信息化管理制度、流程和标准。2.组织开展档案信息化建设工作，包括档案管理系统的选型、实施和维护。3.指导各部门进行档案的收集、整理、数字化加工和上传工作。4.负责档案信息的安全管理，制定安全策略和应急预案，保障档案数据的安全。5.对档案信息化管理工作进行监督、检查和评估，及时发现和解决问题。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理和初步审核工作，确保档案的真实性和完整性。2.按照档案管理部门的要求，将本部门的档案进行数字化加工，并及时上传至档案管理系统。3.配合档案管理部门做好档案信息化建设的相关工作，如提供必要的设备、场地等。4.严格遵守档案信息化管理制度，正确使用档案管理系统，不得擅自修改、删除档案信息。（三）信息技术部门职责1.为档案信息化建设提供技术支持，保障档案管理系统的稳定运行。2.协助档案管理部门进行系统安全防护，制定网络安全策略，防止网络攻击和数据泄露。3.负责档案管理系统的日常维护和升级，及时处理系统故障和问题。三、档案收集与整理（一）收集范围1.公司/组织在各项活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等不同形式的历史记录。2.上级主管部门下发的与公司/组织相关的文件、通知、规定等。3.对外签订的合同、协议、意向书等。4.公司/组织内部的规章制度、工作计划、总结、报告等。5.员工的人事档案、培训记录、考核材料等。6.其他具有保存价值的档案资料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保档案收集的及时性和准确性。2.档案收集人员应按照档案分类标准，对收集到的档案进行初步分类和整理，剔除重复、无效的文件。3.对于重要的档案资料，应及时进行备份，防止数据丢失。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.按照档案的类别、年度、保管期限等进行分类整理，便于查找和利用。3.对档案进行编号、编目，编制档案目录索引，建立清晰的档案检索体系。四、档案数字化加工（一）数字化加工流程1.扫描：使用专业的扫描设备，将纸质档案进行扫描，生成清晰、完整的电子图像。扫描分辨率应符合国家相关标准要求，一般不低于300dpi。2.图像处理：对扫描后的图像进行去噪、去污、裁剪、纠偏等处理，提高图像质量。3.数据挂接：将处理后的图像与档案目录信息进行关联，建立准确的索引关系，确保档案信息的快速检索。4.存储：将数字化后的档案数据存储在安全可靠的存储设备上，如磁盘阵列、磁带库等，并进行定期备份。（二）质量控制1.建立数字化加工质量抽检制度，对已完成数字化加工的档案进行随机抽检，抽检比例不低于10%。2.对抽检中发现的质量问题，如图像模糊、数据错误等，及时通知加工人员进行整改，确保数字化加工质量符合要求。五、档案管理系统建设与使用（一）系统选型1.根据公司/组织的档案管理需求和业务特点，选择功能完善、性能稳定、安全可靠的档案管理系统。2.在选型过程中，应充分考虑系统的兼容性、扩展性、易用性等因素，确保系统能够满足公司/组织未来发展的需要。（二）系统实施1.制定系统实施计划，明确实施步骤、时间节点和责任人，确保系统实施工作顺利进行。2.组织相关人员进行系统培训，使其熟悉系统的功能和操作流程，能够熟练使用系统进行档案管理工作。3.在系统上线前，进行全面的测试和数据迁移工作，确保系统数据的准确性和完整性。（三）系统使用1.员工应通过档案管理系统进行档案的查阅、借阅、归还等操作，不得擅自通过其他途径获取档案信息。2.在使用系统过程中，如发现系统故障或问题，应及时向信息技术部门报告，不得自行处理。3.严格遵守系统的权限管理规定，不得越权操作档案信息。六、档案信息安全管理（一）安全策略1.制定档案信息安全管理制度，明确安全责任和安全措施。2.对档案管理系统进行安全防护，设置防火墙、入侵检测系统等安全设备，防止外部网络攻击。3.定期对档案数据进行备份，备份数据应存储在异地，确保数据的安全性和可恢复性。4.对档案管理人员进行安全培训，提高其安全意识和操作技能。（二）用户认证与授权1.采用用户名、密码、数字证书等多种认证方式，确保用户身份的真实性和合法性。2.根据用户的工作职责和权限需求，对用户进行授权管理，严格控制用户对档案信息的访问权限。（三）数据加密1.对重要的档案数据进行加密处理，确保数据在传输和存储过程中的安全性。加密算法应符合国家相关标准要求。2.在数据访问过程中，采用加密传输技术，防止数据被窃取或篡改。（四）安全审计1.建立档案信息安全审计机制，对系统操作日志、用户访问记录等进行审计，及时发现和处理安全违规行为。2.定期对档案信息安全状况进行评估，根据评估结果及时调整安全策略和措施。七、档案利用与服务（一）利用方式1.提供档案查阅服务，员工可根据工作需要，在档案管理部门指定的场所查阅相关档案。2.开展档案借阅服务，对于确需借阅档案的员工，应按照规定办理借阅手续，明确借阅期限和归还要求。3.为公司/组织的决策、业务开展等提供档案信息咨询服务，根据需求提供相关档案资料的整理、分析和报告。（二）利用流程1.查阅流程：员工填写档案查阅申请表，经所在部门负责人审批后，提交至档案管理部门。档案管理部门根据申请内容，在档案管理系统中查询相关档案信息，并安排专人协助查阅。2.借阅流程：员工填写档案借阅申请表，详细说明借阅档案的名称、用途、借阅期限等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，办理借阅手续。借阅人应在规定期限内归还档案，如需延期，应提前办理续借手续。3.咨询服务流程：公司/组织内部部门或人员提出档案信息咨询需求，档案管理部门根据需求进行分析和整理，提供相关档案资料或出具咨询报告。（三）服务质量1.档案管理部门应树立服务意识，提高服务质量，及时、准确地为利用者提供档案信息服务。2.建立服务反馈机制，收集利用者的意见和建议，不断改进服务工作。八、档案保管与鉴定销毁（一）保管期限1.根据国家相关规定和公司/组织的实际情况，确定档案的保管期限，分为永久、长期和短期。2.永久保管的档案主要包括公司/组织的重要历史文件、规章制度、合同协议等；长期保管的档案一般为10年以上，短期保管的档案为10年以下。（二）保管要求1.档案应存放在专门的档案库房内，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.按照档案的类别、年度进行分类存放，便于查找和管理。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，确保档案的安全和完整。（三）鉴定销毁1.定期对保管期满的档案进行鉴定，由档案管理部门牵头，组织相关部门人员组成鉴定小组，对档案的价值进行评估。2.经鉴定确无保存价值的档案，填写档案销毁申请表，