纺织公司原材料保管考核制度

纺织公司原材料保管考核制度第一章总则

1.1制定依据与目的

1.1.1制定依据

本制度依据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国产品质量法》《中华人民共和国食品安全法》《国际货物销售合同公约》《全球供应链风险管理原则》等国家及行业法律法规、国际公约，结合纺织行业特性及公司国际化经营战略制定。同时参照《企业内部控制基本规范》及《企业内部控制配套指引》，确保制度体系与企业治理框架、合规管理体系有效衔接。

1.1.2制定目的

针对公司原材料保管环节存在的保管不规范、损耗率高、跨境物流风险突出、信息化追溯能力不足等问题，本制度旨在通过构建“制度-流程-表单-责任”四维管理闭环，实现以下核心目标：

（1）规范原材料入库、存储、领用全流程操作，降低保管风险（高风险点）；

（2）提升库存周转效率，减少资金占用（中风险点）；

（3）强化合规管理，确保原材料符合国际环保标准及进口国法规（高风险点）；

（4）适配数字化转型需求，实现跨境业务全流程智能化管控（中风险点）。

1.2适用范围与对象

1.2.1适用范围

本制度适用于公司所有业务单元的原材料保管活动，包括但不限于天然纤维、化学纤维、纺织辅料等所有进阶库存物资。涵盖采购部、仓储部、生产部、质检部、财务部等关联部门，以及所有参与原材料保管工作的正式员工、外包物流服务商及合作单位。

1.2.2关联方责任

（1）采购部：负责供应商资质审核及合同条款中保管责任的约定（主责）；

（2）仓储部：负责原材料物理保管及信息化管理（主责）；

（3）质检部：负责入库前质量检验及抽检监控（主责）；

（4）财务部：负责库存价值核算及资金占用分析（主责）；

（5）国际业务部：负责跨境原材料保管合规性对接（主责）。

1.2.3例外场景

（1）紧急采购的原材料（如订单变更导致临时补货）可简化入库流程，但需仓储部3小时内完成物理验收并录入系统（特殊审批权限）；

（2）供应商直供至产线的原材料（如特定印染工序辅料）可不经过仓储环节，但需质检部全程视频监控并记录（特殊审批权限）。

1.3核心原则

本制度遵循以下核心原则：

1.3.1合规性原则：所有操作必须符合《欧盟REACH法规》《中国纺织服装出口技术要求》等法规要求，高风险环节需通过合规性评估；

1.3.2权责对等原则：保管责任与权限同步明确，每项操作对应责任主体及追溯路径；

1.3.3风险导向原则：重点管控高价值、易损耗、环保风险大的原材料（如PVC辅料、有机染料）；

1.3.4效率优先原则：通过数字化工具优化流程，避免重复人工干预（如ERP自动生成库存预警）；

1.3.5持续改进原则：每季度复盘库存准确率、损耗率等指标，通过PDCA循环优化制度。

1.4制度地位与衔接

1.4.1制度层级

本制度为专项管理制度，处于公司三级制度体系（公司级-部门级-操作级）中的第二层级，与《公司内部控制手册》《财务报销制度》《采购管理办法》等制度存在以下衔接关系：

（1）采购合同签订前需经仓储部确认库存容量及保管要求（关联《采购管理办法》第3.2条）；

（2）原材料入库价值需财务部依据质检部报告核销（关联《财务报销制度》第5.1条）；

（3）重大库存损失需经审计部专项核查（关联《公司内部控制手册》第8.4条）。

1.4.2冲突处理规则

若本制度与关联制度存在冲突，以本制度为准；若涉及国际业务特殊规定，需经法律部出具合规意见。

第二章组织架构与职责分工

2.1管理组织架构

公司原材料保管管理采用“董事会-总经理-业务部门-监督部门”四层架构，其逻辑关系如下：

（1）董事会通过风险管理委员会审议重大保管政策（如跨境保税仓设置）；

（2）总经理授权采购部、仓储部制定年度保管标准；

（3）业务部门按流程执行，监督部门实施穿透式检查；

（4）各层级权责通过授权书明确，避免职能交叉（如仓储部与物流服务商的边界通过服务协议界定）。

2.2决策机构与职责

2.2.1股东会

（1）决策范围：原材料保管策略调整（如引入第三方电子仓管）、重大合规投入（如环保检测设备采购）；

（2）议事规则：每年审议一次，需三分之二以上股东出席。

2.2.2董事会

（1）决策范围：重大风险应急预案制定、跨境保管模式变更（如DTC直采）；

（2）议事规则：重大事项需法律部提供合规意见，决议需形成会议纪要。

2.2.3总经理办公会

（1）决策范围：年度保管预算审批、保管责任事故的问责；

（2）议事规则：每月召开，决议需同步抄送审计部备案。

2.3执行机构与职责

2.3.1采购部

（1）原材料采购需求中需明确保管责任条款；

（2）每月核对供应商提供的物流跟踪信息与ERP数据（双重校验）。

2.3.2仓储部

（1）入库环节需核对数量与质检部报告（风险点：低价值原材料可能简化）；

（2）存储时执行FIFO原则，对易变质材料实施月度盘点（风险点：湿度敏感品需双重防护）。

2.3.3生产部

（1）领用原材料时需提供工艺卡，质检部现场抽检；

（2）生产过程损耗需当日报废申请（主责：生产车间，配合：仓储部）。

2.3.4财务部

（1）季度复核库存账实差异，重大差异需仓储部与质检部双重说明；

（2）原材料跌价准备计提需审计部参与评估。

2.4监督机构与职责

2.4.1内控部

（1）嵌入三个关键内控环节：入库前合同条款复核、存储中温湿度监控、出库后差异分析；

（2）每季度实施专项测试，测试结果纳入部门绩效考核。

2.4.2审计部

（1）每年开展一次全面审计，重点关注跨境保税仓合规性；

（2）审计发现问题需形成《审计建议书》，仓储部负责整改。

2.4.3合规部

（1）每月抽查原材料环保资质文件，对不符合REACH的产品实施隔离；

（2）跨境业务需提供属地法规适配说明。

2.5协调与联动机制

（1）建立“仓储部-物流商”月度协调会，解决运输破损问题；

（2）涉及多国业务时，国际业务部需提前收集各国海关特殊要求；

（3）设置“库存异常处理小组”，由仓储部牵头，成员包括采购部、财务部、物流商代表。

第三章原材料保管管理标准

3.1管理目标与核心指标

3.1.1目标设定

（1）库存准确率≥99.5%（ERP数据与实物差异率≤0.5%）；

（2）原材料损耗率≤1%（高价值品类≤0.5%）；

（3）跨境业务合规率100%（海关查验未触发处罚）；

（4）信息化系统使用率100%（仓储模块活跃度）。

3.1.2核心KPI

（1）合同审批时效≤3个工作日（采购部）；

（2）入库验收完成率≥98%（仓储部）；

（3）跌价准备计提准确率100%（财务部）。

3.2专业标准与规范

3.2.1质量标准

（1）天然纤维需符合ISO9001质量管理体系要求；

（2）进口染料需提供CoE报告（高风险点）。

3.2.2合规标准

（1）欧盟REACH物质需通过欧盟化学品管理局注册；

（2）印度进口需提供RoHS认证（高风险点）。

3.2.3存储标准

（1）易潮解材料需离地10cm，相对湿度控制在65±5%；

（2）有机溶剂类辅料需分区存储，消防系统需经年度检测。

3.2.4风险控制点标注

（1）高风险：进口染料存储（环保风险）、跨境运输（丢失风险）；

（2）中风险：长绒棉存储（虫蛀风险）、ERP系统操作（人为失误风险）；

（3）低风险：普通辅料存储（损耗风险）。

3.3管理方法与工具

3.3.1管理方法

（1）全生命周期管理：从供应商到产线，每个环节需有责任主体；

（2）风险矩阵法：对每类原材料进行风险等级评估，动态调整管控措施。

3.3.2管理工具

（1）ERP系统：实现批次管理、保质期预警；

（2）RFID技术：用于高价值原材料的实时追踪；

（3）智能温湿度监控系统：跨境仓库需接入云平台。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

“原材料保管业务流程”由以下环节构成：

（1）采购需求提出：生产部通过ERP提交需求，需附带工艺卡及历史消耗数据（责任：生产部，时限：2个工作日）；

（2）供应商确认：采购部审核供应商资质及保管条款，同步质检部提供检测要求（责任：采购部，时限：3个工作日）；

（3）到货验收：仓储部核对数量、质检部抽检质量，双方共同签字（责任：仓储部、质检部，时限：4小时内）；

（4）系统录入：仓储部在ERP中完成批次信息及存储位置录入（责任：仓储部，时限：入库后2小时）；

（5）存储监控：系统自动生成温湿度预警，人工确认后调整存储位置（责任：仓储部，时限：1个工作日）；

（6）领用交接：生产部提交领用申请，仓储部核对库存后交接（责任：仓储部、生产部，时限：1个工作日）。

4.2子流程说明

4.2.1跨境原材料入库子流程

（1）保税仓模式：海关监管下直接入库，需国际业务部提前备案存储方案；

（2）普通仓模式：先报关再入库，需物流商提供清关证明（责任：国际业务部，时限：3个工作日）。

4.2.2存储异常处理子流程

（1）发现温湿度超标时，仓储部需立即隔离并上报，内控部评估是否影响批次质量；

（2）经评估后，由质检部决定报废或降级使用（责任：仓储部、质检部，时限：24小时内）。

4.2.3ERP系统操作规范

（1）批次号必须与供应商标签一致，系统自动生成保质期预警；

（2）操作员需通过年度考核，违规操作需上报至人力资源部。

4.3流程关键控制点

（1）入库验收环节需实施“双人双检”：仓储部人员与质检部专员共同签字；

（2）跨境业务需同步核对海关特殊要求（如韩国对荧光剂的限制）；

（3）ERP系统操作需经过“申请-审批-执行”三段式授权。

4.4流程优化机制

（1）每年6月30日前需完成上年度流程复盘，重点关注以下环节：

（2）优化启动条件：库存准确率连续三个月低于目标值；

（3）优化评估流程：由内控部牵头，需财务部提供数据支持；

（4）优化审批权限：总经理办公会审议，需连续两次优化未达标时启动。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

权限分配按“原材料类型+金额等级+岗位层级”三级模型设计：

（1）金额等级：一般（≤50万元）、较高（50-200万元）、较高（>200万元）；

（2）岗位层级：操作岗、主管岗、部门负责人；

（3）权限分配逻辑：金额越高，审批层级越高，操作权限越受限。

5.2审批权限标准

5.2.1常规审批路径

（1）入库验收：主管岗审批（金额≤50万元）；

（2）紧急领用：部门负责人审批（金额≤100万元）；

（3）库存调整：总经理审批（金额>200万元）。

5.2.2特殊审批规则

（1）跨境业务需国际业务部出具合规说明；

（2）涉及环保标准调整的，需环保部参与审批。

5.3授权与代理机制

（1）授权条件：员工岗位说明书明确保管权限；

（2）授权范围：仅限于其职责范围内的操作权限；

（3）授权期限：最长不超过1年，每年审核一次。

5.4异常审批流程

（1）紧急采购入库：需仓储部开具《紧急需求说明》，采购部加急审批；

（2）权限外操作：需书面申请，经审计部评估风险后由总经理审批。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

6.1.1操作规范

（1）所有原材料需粘贴唯一标签，标签信息与系统批次号对应；

（2）纸质记录需双备份：一份归档，一份现场留存；

（3）电子数据需设置访问权限，操作日志需保留180天。

6.1.2痕迹留存要求

（1）入库验收需现场拍照，质检报告需扫描上传ERP；

（2）跨境业务需保留报关单电子版及物流跟踪截图。

6.2监督机制设计

6.2.1三位一体监督体系

（1）日常监督：仓储部每日自查库存差异；

（2）专项监督：内控部每季度抽查ERP操作日志；

（3）突击监督：审计部对保税仓实施盲测。

6.2.2关键内控嵌入

（1）入库环节：核对合同条款与到货信息（合规性）；

（2）存储环节：温湿度监控数据需经第三方机构验证（有效性）；

（3）出库环节：ERP自动生成批次跟踪表（可追溯性）。

6.3检查与审计

6.3.1检查频次

（1）专项审计：每年一次，由审计部牵头，覆盖所有原材料类型；

（2）日常检查：每月至少两次，由内控部实施。

6.3.2检查方法

（1）数据测试：抽样核对ERP数据与财务账簿；

（2）现场核查：随机抽取10%库存进行实物盘点。

6.4执行情况报告

6.4.1报告周期

（1）月度报告：仓储部在次月5日前提交，含库存周转率、损耗率等指标；

（2）季度报告：由内控部汇总，需经总经理审阅。

6.4.2报告内容

（1）数据统计：库存金额、周转天数等核心指标；

（2）风险提示：异常损耗、跨境合规问题等；

（3）改进建议：基于数据分析提出具体措施。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

7.1.1考核指标体系

（1）定量指标：库存准确率（权重30%）、损耗率（权重20%）；

（2）定性指标：流程执行规范性（权重25%）、跨境合规完成率（权重25%）。

7.1.2评分标准

（1）定量指标：按目标值±10%设定评分区间；

（2）定性指标：由审计部提供评分依据。

7.2评估周期与方法

7.2.1评估周期

（1）月度评估：由仓储部自评，内控部抽查；

（2）年度评估：由人力资源部牵头，需财务部参与。

7.2.2评估方法

（1）数据统计：ERP系统自动生成报告；

（2）现场核查：随机抽取5%库存进行验证。

7.3问题整改机制

7.3.1整改流程

“发现问题-分析原因-制定措施-跟踪验证-销号归档”五步闭环，整改时限按风险等级分类：

（1）一般问题：7个工作日内完成；

（2）重大问题：30个工作日内完成。

7.3.2问责机制

（1）整改未完成：主管岗降级；

（2）重复发生同类问题：部门负责人通报批评。

7.4持续改进流程

7.4.1改进建议来源

（1）审计发现；

（2）供应商反馈；

（3）ERP系统异常报告。

7.4.2优化审批流程

（1）建议提交：仓储部每月提交；

（2）评估审批：内控部当月审核，总经理次月审批。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

8.1.1奖励情形

（1）年度库存损耗率≤0.5%的部门：精神奖励+绩效奖金；

（2）首次通过海关零差错核查的团队：实物奖励+项目提成。

8.1.2奖励程序

（1）申报：个人或团队在次月10日前提交申请；

（2）审核：仓储部初审，内控部终审；

（3）公示：奖励名单在公告栏公示3个工作日。

8.2违规行为界定

8.2.1违规分类

（1）一般违规：系统操作失误（如错录数量）；

（2）较重违规：未按规定存储导致轻微损耗；

（3）严重违规：跨境业务触发海关处罚。

8.2.2判定标准

（1）一般违规：金额≤1万元；

（2）较重违规：金额1-50万元；

（3）严重违规：金额>50万元。

8.3处罚标准与程序

8.3.1处罚措施

（1）一般违规：书面警告；

（2）较重违规：降级+罚款；

（3）严重违规：解除劳动合同。

8.3.2处罚程序

（1）调查：人力资源部牵头，需两名以上证人；

（2）告知：被处罚人收到处罚前需签署《告知书》；

（3）执行：处罚决定需抄送工会备案。

8.4申诉与复议

8.4.1申诉条件

（1）收到处罚决定后3个工作日内提出；

（2）需提供书面理由及证据。

8.4.2复议流程

（1）受理：人力资源部在收到申诉后5个工作日内审核；

（2）复议结果：10个工作日内出具书面答复。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

9.1.1重大风险预案

（1）环保事故预案：发现有害物质泄漏时，立即隔离污染区域并上报环保部；

（2）跨境物流中断预案：海关查验延迟时，由国际业务部协调清关代理。

9.1.2应急组织机构

（1）应急小组：总经理担任组长，成员包括仓储部、采购部、国际业务部；

（2）职责分工：仓储部负责现场控制，采购部负责供应链协调。

9.2例外情况处理

9.2.1例