家具公司销售合同作废制度

家具公司销售合同作废制度家具公司销售合同作废制度

第一章总则

1.1制定依据与目的

本制度依据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国合同法》及相关法律法规，结合本公司实际情况制定。目的是规范销售合同作废管理，防范法律风险，保障公司合法权益，维护客户关系稳定，提升合同管理效率。

1.2适用范围与对象

本制度适用于公司所有销售合同（包括但不限于正式销售合同、订单确认函、补充协议等）的作废管理。适用对象包括销售部、法务部、财务部、仓储部等相关部门及全体员工。

1.3核心原则

销售合同作废管理遵循合法合规、分级授权、流程规范、责任明确、效率优先的原则。

1.4制度地位

本制度是公司合同管理体系的重要组成部分，与《合同管理办法》《销售管理制度》《客户关系管理办法》等制度共同构成公司合同管理框架，具有同等效力。

第二章管理组织体系

2.1管理组织架构

公司成立合同作废管理委员会，由总经理担任主任，成员包括销售总监、法务总监、财务总监、仓储总监等。日常管理工作由法务部牵头，销售部、财务部、仓储部等部门配合执行。

2.2决策机构与职责

合同作废管理委员会负责审批重大合同作废事项，制定合同作废管理政策，监督制度执行情况。其主要职责包括：

-审批金额超过公司规定标准的合同作废申请

-决定因不可抗力等原因导致的合同作废

-确定合同作废后的责任认定和处理方案

-定期评审合同作废管理制度的有效性

2.3执行机构与职责

法务部负责合同作废的具体执行工作，包括：

-审核合同作废申请的合规性

-准备合同作废相关法律文件

-协调相关部门执行合同作废流程

-保管合同作废档案

销售部负责提供合同作废申请，配合执行合同作废流程，并承担因合同作废导致的客户关系维护责任。

财务部负责合同作废涉及的资金结算、发票处理等工作。

仓储部负责处理合同作废涉及的货物退回、保管等事宜。

2.4监督机构与职责

内部审计部负责定期或不定期检查合同作废管理制度的执行情况，主要监督：

-合同作废申请的合规性

-审批流程的规范性

-执行过程的完整性

-档案管理的规范性

2.5协调机制

各部门通过以下机制进行协调：

-定期召开合同作废管理联席会议

-建立合同作废信息共享平台

-明确各部门在合同作废流程中的衔接环节

-制定合同作废应急预案

第三章销售合同作废管理标准

3.1管理目标与指标

合同作废管理目标是确保合同作废合法合规、流程规范、责任明确，降低法律风险和运营风险。主要管理指标包括：

-合同作废审批时效：标准审批流程不超过3个工作日

-合同作废合规率：100%

-合同作废纠纷率：低于1%

-客户满意度：不低于95%

3.2专业标准与规范

合同作废必须符合以下条件：

1.合同履行存在严重障碍，继续履行将损害公司重大利益

2.合同一方明确表示或以行为表明不履行主要义务

3.合同履行期限届满前，一方明确表示或以行为表明不履行主要义务

4.一方迟延履行主要义务，经催告后在合理期限内仍未履行

5.一方迟延履行债务或者有其他违约行为致使不能实现合同目的

6.法律规定的其他情形

合同作废必须履行法定的通知程序，并采取必要措施保障公司合法权益。

3.3管理方法与工具

采用以下方法管理合同作废：

-分级授权审批制度

-电子化审批流程

-合同作废登记制度

-档案管理制度

使用合同管理系统记录合同作废信息，并与ERP、OA、CRM系统对接，实现信息共享。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

销售合同作废主流程如下：

1.销售部提出合同作废申请，填写《销售合同作废申请表》

2.法务部审核申请的合规性，必要时组织相关部门评估

3.财务部审核合同作废涉及的款项结算情况

4.仓储部确认货物退回或处理方案

5.根据合同金额和影响程度，由相应权限人员审批

6.审批通过后，发出合同作废通知

7.执行合同作废相关操作

8.档案归档管理

4.2子流程说明

4.2.1主动合同作废流程

1.销售部因客户取消订单等原因主动提出合同作废

2.法务部重点审核合同是否存在违约情形

3.财务部处理合同已收款项的退还或折扣事宜

4.仓储部安排货物退回或转为库存处理

4.2.2被动合同作废流程

1.因客户违约等原因需要作废合同

2.法务部评估客户违约程度和公司损失

3.销售部准备谈判方案，争取最大程度挽回损失

4.必要时通过法律途径解决

4.3流程关键控制点

高风险控制点（高风险）：

1.合同作废申请的合规性审核：确保符合法律法规和公司制度

2.审批权限的严格执行：防止越权审批

3.客户资产处置的规范性：确保货物退回或处理符合合同约定

中风险控制点（中风险）：

1.款项结算的准确性：防止资金损失

2.客户关系维护：减少合同作废对客户关系的影响

低风险控制点（低风险）：

1.档案归档的完整性

2.系统记录的准确性

4.4流程优化机制

1.定期评估流程效率，优化审批环节

2.建立合同作废知识库，提高处理效率

3.开发智能化审批系统，实现自动预警

4.对特殊类型的合同（如大型订单、长期合同）制定专项处理方案

第五章权限与审批

5.1权限矩阵设计

合同作废审批权限按合同金额和影响程度分为三级：

1.一般合同作废（金额低于10万元）：销售部经理审批

2.较大合同作废（金额10万元至100万元）：销售总监审批

3.重大合同作废（金额超过100万元）：合同作废管理委员会审批

特殊情况可越级审批，但需经总经理批准。

5.2审批权限标准

审批权限标准包括：

-合同金额：根据合同总金额确定审批权限

-客户等级：重要客户合同需经更高权限审批

-影响范围：涉及多个部门或重要资源的合同需更高权限审批

-违约性质：严重违约的合同需更高权限审批

5.3授权与代理机制

1.员工因出差等原因无法直接审批时，可书面授权他人代为审批

2.授权必须通过公司授权管理系统登记，授权期限不超过3个月

3.授权人必须与被授权人在同一审批权限级别

4.每个员工每年最多可授权5次

5.4异常审批流程

1.审批人因故无法审批时，可委托下一级审批人暂代审批

2.委托审批必须通过公司系统申请，并说明原因和期限

3.异常审批必须记录在案，并经总经理批准

4.异常审批期限不超过1个工作日

第六章执行与监督

6.1执行要求与标准

1.合同作废通知必须采用书面形式，并经法务部审核

2.合同作废通知必须明确合同作废原因、生效时间、后续处理等事项

3.合同作废涉及款项结算必须在通知发出后5个工作日内完成

4.合同作废涉及货物处理必须在通知发出后10个工作日内完成

6.2监督机制设计

建立分级监督机制：

1.法务部监督审批流程的合规性

2.内部审计部监督制度执行情况

3.销售部监督客户关系维护效果

4.财务部监督款项结算的准确性

5.仓储部监督货物处理的规范性

6.3检查与审计

1.每季度进行一次合同作废管理专项检查

2.每半年进行一次合同作废管理专项审计

3.检查内容包括：

-合同作废申请的合规性

-审批流程的完整性

-执行过程的规范性

-档案管理的完整性

6.4执行情况报告

1.每月提交合同作废管理执行情况报告

2.报告内容包括：

-本月合同作废数量及金额

-合同作废原因分析

-风险控制情况

-客户反馈情况

-改进建议

第七章考核与改进

7.1绩效考核指标

1.合同作废审批时效：低于3个工作日

2.合同作废合规率：100%

3.合同作废纠纷率：低于1%

4.客户满意度：不低于95%

5.档案完整率：100%

7.2评估周期与方法

1.月度评估：检查当月合同作废管理情况

2.季度评估：分析季度合同作废数据，发现趋势性问题

3.年度评估：全面评估合同作废管理制度的有效性

4.评估方法：数据分析、现场检查、客户访谈

7.3问题整改机制

1.发现问题立即整改：对于一般性问题，要求责任部门立即整改

2.制定整改计划：对于重大问题，制定详细的整改计划

3.跟踪整改效果：定期检查整改效果，确保问题得到根本解决

4.责任追究：对于因故意或重大过失导致问题发生的，追究相关责任

7.4持续改进流程

1.建立合同作废管理经验库

2.定期组织经验交流会

3.对制度进行定期评审和修订

4.鼓励员工提出改进建议

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

对在合同作废管理中表现突出的部门和个人给予奖励：

1.提前完成合同作废审批的，奖励审批人100-500元

2.有效避免合同作废风险的，奖励发现人1000-5000元

3.制度执行优秀的部门，年度奖励1-5万元

4.奖励程序：部门推荐，法务部审核，总经理批准

8.2违规行为界定

1.未按流程审批合同作废的

2.滥用审批权限的

3.未按要求执行合同作废的

4.损害公司利益的

5.违反保密义务的

8.3处罚标准与程序

1.警告：首次违规，给予书面警告

2.经济处罚：多次违规或造成损失的，处以1000-10000元罚款

3.降级：情节严重的，降级处理

4.解除劳动合同：情节特别严重的，解除劳动合同

5.处罚程序：调查取证，部门审核，总经理批准

8.4申诉与复议

1.受处罚员工可在收到处罚通知后5个工作日内提出申诉

2.申诉由法务部受理，并组织复核

3.复核结果通知申诉人

4.对复核结果仍有异议的，可向劳动仲裁委员会申请仲裁

第九章附则

9.1制度解释权归属