行政日常事务处理流程清单手册

行政日常事务处理流程清单手册一、会议管理：规范高效组织各类会议（一）适用情形部门例会、项目推进会、跨部门协调会、外部合作洽谈会、年度总结会等需多人参与、有明确议题和议程的正式会议。（二）操作步骤1.会议发起与申请发起人：根据工作需要，由部门负责人或会议组织人发起。申请内容：填写《会议申请表》，明确会议名称、目的、时间（起止时间精确到分钟）、地点（会议室名称/线上会议）、参会人员（部门/职务）、议题及议程（按优先级排序）、预计时长、所需设备（投影仪、麦克风、白板等）及特殊需求（如茶歇、同声传译）。提交审批：至少提前2个工作日将《会议申请表》提交至行政部审核，涉及跨部门或重要外部人员的会议，需同步抄送相关部门负责人确认。2.会议准备与确认行政部职责：审核会议申请，确认会议室可用性（如冲突，协调调整时间或更换会议室）；提前1个工作日布置会议室：调试设备、摆放桌椅（根据会议形式确定布局，如圆桌式、课桌式）、准备会议材料（如需）、放置席卡（参会人员超过10人时）。发起人职责：提前1个工作日将会议议程、相关材料发送至参会人员邮箱或企业内部沟通平台；如有外部参会人员，提前告知会议地点、交通指引及联系人（行政专员）。3.会议召开与记录会前：组织人提前15分钟到场，检查设备运行情况，引导参会人员签到（线上会议通过签到）。会中：控制会议节奏，严格按照议程推进，避免议题偏移；指定专人（部门助理）记录会议要点，包括发言核心、决议事项、待办任务（明确责任人和完成时限）；如需表决，记录表决结果（同意/反对/弃权人数及比例）。会后：组织人宣布散会，提醒参会人员带走个人物品，行政部负责会议室整理复位。4.会议纪要与归档纪要编写：会后1个工作日内，由记录人整理《会议纪要》，内容包括会议基本信息（时间、地点、参会人、缺席人）、议题讨论要点、决议事项、待办任务清单（责任单位/人、完成时限），经会议发起人审核无误后，发送至所有参会人员及相关部门。资料归档：将《会议申请表》《会议纪要》、会议材料（电子版/纸质版）整理存档，电子版保存至企业共享服务器“会议档案”文件夹（按年份-月份分类），纸质版装订后交行政部统一保管，保存期限不少于2年。（三）记录模板表1：会议申请表会议名称会议目的时间年月日时分至时分地点参会人员（部门/职务）议题及议程（优先级排序）所需设备特殊需求申请人联系方式申请日期行政部审核意见审核人：日期：部门负责人审批表2：会议纪要会议名称时间地点参会人员缺席人员及原因议题一：讨论要点：决议事项：待办任务：责任人：完成时限：议题二：（同上）下次会议安排（如有）记录人审核人（会议发起人）日期年月日（四）关键提示会议时长控制：一般会议不超过1.5小时，重要会议不超过2.5小时，超长会议需中途安排10-15分钟休息。设备保障：线上会议需提前测试网络稳定性，备用会议（如腾讯会议、钉钉双平台），避免突发技术问题。决议落实：《会议纪要》发出后，组织人需跟踪待办任务进度，每周在部门群内更新完成情况，保证决议落地。二、办公用品管理：规范采购与领用流程（一）适用情形员工日常办公所需消耗品（笔、本、文件夹等）、耐用品（计算器、订书机等）、部门批量采购（如打印纸、墨盒）及特殊办公用品（如绘图工具、专业设备）。（二）操作步骤1.需求提报与统计个人领用：员工根据工作需要，通过企业内部OA系统“办公用品申领”模块提交需求，填写物品名称、规格、数量、用途。部门批量采购：每月25日前，各部门统计下月办公用品需求（如打印纸按人/月标准申领），填写《部门办公用品需求表》，提交至行政部。2.采购审批与执行审批流程：个人领用：单次金额≤50元，由部门负责人审批；50元＜单次金额≤200元，需行政部审核；单次金额＞200元，需分管领导（副总）审批。部门批量采购：由行政部汇总需求，编制《办公用品采购计划》，明确预算、供应商（至少比价2家），提交总经理审批后执行。采购执行：行政部根据审批结果，从合格供应商名录（如办公用品供应商A）采购，保证物品质量符合标准，采购后3个工作日内入库登记。3.入库与登记入库验收：行政部核对采购物品与订单信息（名称、规格、数量、质量），确认无误后填写《办公用品入库单》，供应商、验收人（行政专员）签字确认。库存登记：将入库信息录入《办公用品库存台账》（电子表格），更新库存数量，设置最低库存预警（如打印纸库存≤10包时触发提醒），及时补充常用物品。4.领用与发放领用流程：员工凭审批通过的OA申领记录，至行政部领取物品；部门批量采购物品由部门指定人员（部门助理）统一领取并分发。登记要求：领用人在《办公用品领用登记表》上签字，注明领用日期、物品名称、数量，行政部同步更新库存台账，保证账实相符。5.盘点与核销定期盘点：每月末行政部组织一次全面盘点，核对台账库存与实际库存，差异率超过5%时，需查找原因（如损耗、漏登记）并上报。报废核销：对于损坏无法使用的耐用品（如计算器），由使用部门提交《办公用品报废申请》，说明原因，经行政部确认后，从库存台账中核销，报废物品统一回收处理（如电子垃圾交专业机构回收）。（三）记录模板表3：办公用品入库单采购日期供应商名称验收人物品名称规格型号单位数量供应商确认签字：日期：行政部确认表4：办公用品库存台账（部分示例）物品名称规格型号单位上月结存本月入库本月领用本月结存最低库存状态（正常/预警）A4打印纸80g包50100807010正常中性笔0.5mm黑色支3050404020正常计算器商务型台501（报废）43正常（四）关键提示节约使用：倡导按需领用，杜绝浪费（如笔芯用完更换笔杆，非一次性文件夹重复使用）。供应商管理：每季度评估供应商价格、质量、配送效率，不合格供应商及时替换。特殊物品：专业设备（如绘图仪）需专人领用并登记使用人，定期维护保养。三、访客接待：专业有序展现企业形象（一）适用情形外部单位来访洽谈业务、上级部门检查指导、客户到访考察、应聘者面试、专家/学者交流等需接待的非本企业人员。（二）操作步骤1.接待申请与信息确认发起申请：由对接部门填写《访客接待申请表》，明确访客单位/姓名、职务、人数、到访时间、接待事由、陪同人员、需求（如是否需要用车、用餐、翻译）。审批确认：提前1-3个工作日提交至行政部，涉及重要访客（如客户高层、领导），需抄送总经理审批；行政部根据申请确认接待方案（如会议室安排、车辆调度、用餐标准）。2.前期准备信息核对：访客到访前1个工作日，行政部与对接人再次确认访客信息（姓名、联系方式、是否携带证件号码件），如有变更及时调整。场地准备：预订会议室（根据人数选择：5人以下用小型会议室，5-10人用中型会议室，10人以上用大型会议室），布置整洁，摆放饮用水、纸巾、企业宣传册；如需引导标识，在电梯口、楼梯口设置“访客指引牌”（标注会议室方向）。物资准备：根据访客需求准备茶歇（如咖啡、茶点、水果）、会议资料（如项目方案、产品手册）、礼品（如企业定制纪念品，需提前确认礼品合规性）。3.迎接与接待迎接：访客到访前10分钟，陪同人员至企业大堂/电梯口迎接，主动问候（“您好，欢迎来到XX公司，我是对接部门的经理”），协助访客登记信息（填写《访客登记表》，姓名、单位、事由、到访时间、离店时间、证件号码号（可选））。引导：陪同人员引导访客至会议室，途中简要介绍公司环境（如“这边是我们的办公区，那边是展厅”），入座时主动拉椅子、递上饮品。接待过程：会议中，由对接人主导洽谈，陪同人员负责记录、提供支持；如需用餐，提前预订餐厅（优先选择合作餐厅，人均标准不超过当地商务接待规定），陪同人员引导访客至餐厅，点餐时兼顾访客饮食禁忌（如素食、过敏食物）。4.送别与记录送别：接待结束后，陪同人员送访客至企业大堂/电梯口，礼貌道别（“感谢您的到访，期待下次合作”），重要访客可安排车辆送至机场/车站（需提前申请）。记录归档：行政部填写《访客接待记录表》，包括接待日期、访客信息、接待事由、陪同人员、接待环节（会议/用餐/参观）、反馈意见（如有），电子版保存至“访客档案”文件夹，纸质版每月汇总装订。（三）记录模板表5：访客接待申请表访客单位访客姓名/职务人数：到访时间年月日时分离店时间年月日时分接待事由陪同部门/人员需求□会议室□茶歇□用车□用餐□其他：申请人联系方式申请日期行政部审核审核人：日期：部门负责人审批审批人：日期：表6：访客登记表日期访客姓名单位职务到访时间离店时间接待事由陪同人员（四）关键提示信息保密：访客登记表中的证件号码号等敏感信息仅用于出入管理，不得泄露。形象规范：陪同人员着装正式（商务装），言行得体，避免闲聊无关话题。反馈收集：重要访客接待后，由对接人收集反馈意见，用于优化后续接待流程。四、差旅管理：规范行程与报销流程（一）适用情形员工因公出差（如参加会议、项目考察、客户拜访、业务培训），需提前申请行程、预订交通住宿，出差后报销相关费用。（二）操作步骤1.出差申请与审批填写申请：员工通过OA系统提交《出差申请单》，注明出差事由、时间（起止日期）、地点、目的地（具体城市及地址）、交通方式（飞机/高铁/汽车，需说明理由，如紧急情况选飞机）、预计费用（交通、住宿、市内交通、餐费）、出差人员（如多人出差需注明同行人及部门）。审批流程：部门内出差：由部门负责人审批；跨省/出国出差：需分管领导（副总）审批；单次费用超过5000元：需总经理审批。审批通过：系统自动出差编号，员工凭编号预订票务及住宿。2.票务与住宿预订预订原则：交通：优先选择高铁/动车（车程超过6小时可选飞机，经济舱），提前7天预订可享折扣；住宿：按标准住宿（一线城市≤400元/晚，二线城市≤300元/晚，三线城市≤200元/晚），优先选择协议酒店（如连锁酒店B），避免预订豪华套房。预订操作：通过企业指定差旅平台（如携程商旅、飞猪企业版）预订，填写出差编号，订单截图保存作为报销凭证。3.出差执行与汇报出差途中：员工保持通讯畅通，如行程变更（如航班延误），需及时告知部门负责人及行政部。出差期间：每日记录工作内容（如拜访客户、会议要点），重要事项同步通过企业/钉钉向部门负责人汇报。出差结束：员工需在出差结束后1个工作日内返回工作岗位，特殊情况需提前申请延期。4.费用报销整理票据：出差归来3个工作日内，整理报销票据（发票需为合规增值税普通发票/专用发票，抬头为公司全称，项目名称为“差旅费”），粘贴在《差旅费用报销单》上（按交通、住宿、市内交通、餐费分类粘贴）。填写报销单：在OA系统填写《差旅费用报销单》，注明出差编号、时间、地点、费用明细（票据金额与实际支出一致），超标准费用需注明原因（如住宿超标需部门负责人签字说明）。审批报销：部门负责人审核费用真实性及合理性；行政部审核票据合规性（如发票抬头、日期是否与出差时间一致）；财务部复核无误后，5个工作日内完成支付（工资卡/对公账户）。（三）记录模板表7：出差申请单出差人部门出差编号出差事由出差时间目的地（城市/具体地址）交通方式预计费用交通：元住宿：元餐费：元市内交通：元合计：元同行人申请人申请日期部门负责人审批分管领导审批审批人：日期：总经理审批表8：差旅费用报销单出差编号出差人部门报销日期费用类型发票日期发票号码金额（元）交通费（机票/高铁）住宿费市内交通费餐费合计申请人签字部门负责人审核签字：日期：（四）关键提示费用标准：严格执行差旅费标准，超支部分原则上由个人承担，特殊情况需提前书面申请。票据要求：发票需在出差期间开具，不得提前或延后，避免涂改、伪造。安全保障：出差前通过企业内部系统报备行程，紧急情况联系行政部（行政专员，企业内部号XXXX）。五、固定资产管理：规范全生命周期管控（一）适用情形企业购置、使用、维护、报废的各类固定资产，包括办公设备（电脑、打印机、投影仪）、家具（办公桌、椅子、文件柜）、电子设备（手机、平板）、专业设备（服务器、检测仪器）等，单位价值≥1000元或使用年限≥1年。（二）操作步骤1.资产购置与入库需求申请：部门因工作需要新增固定资产，填写《固定资产购置申请表》，注明资产名称、规格、数量、预估单价、用途、使用人，提交至行政部。审批与采购：金额≤5000元：部门负责人审批；5000元＜金额≤20000元：分管领导审批；金额＞20000元：总经理审批。审批通过后，行政部从合格供应商（如设备供应商C）采购，保证质量与质保（至少1年）。入库登记：资产到货后，行政部与使用部门共同验收，核对资产信息（名称、规格、型号、序列号），确认无误后填写《固定资产入库单》，贴资产标签（编号：ZC-年份-序号，如ZC-2023-001），录入《固定资产台账》（电子+纸质），同步资产照片至企业资产管理系统。2.领用与调拨领用流程：使用部门凭审批通过的《固定资产购置申请表》至行政部领用，领用人在《固定资产领用登记表》签字，注明领用日期、资产编号、使用人。调拨管理：部门间资产调拨，需填写《固定资产调拨申请表》，说明调拨原因、双方部门、资产编号，经双方部门负责人及行政部审批后，行政部更新台账（使用人、存放地点变更），调拨双方签字确认。3.日常维护与盘点维护保养：日常使用：使用人负责资产清洁、正确操作，如电脑定期杀毒、打印机定期清理墨粉；专业维护：资产出现故障时，使用人及时报修，行政部联系供应商或专业维修人员维修，维修费用计入当期费用（质保期内由供应商承担）。定期盘点：月度盘点：行政部抽查30%资产，核对台账与实际使用情况；年度盘点：每年12月组织全面盘点，所有资产逐一核对，差异率＞1%时，需追查原因（如丢失、报废未及时登记），形成《固定资产盘点报告》，上报总经理。4.报废与处置报废申请：资产达到使用年限、损坏无法修复或技术淘汰，使用部门提交《固定资产报废申请表》，