区法院档案管理制度汇编

PAGE区法院档案管理制度汇编一、总则（一）目的为加强区法院档案管理工作，确保档案的完整、安全和有效利用，为法院各项工作提供有力支持，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本院实际情况，制定本制度汇编。（二）适用范围本制度适用于区法院各部门及全体工作人员在工作中形成的各类档案资料的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：区法院档案工作实行集中统一领导，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真实完整原则：确保档案内容真实、准确、完整，如实反映法院工作的全过程。3.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索效率，为利用者提供便捷的服务。4.安全保密原则：加强档案安全防护，严格保密制度，防止档案信息泄露。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门设立专门的档案管理部门，配备专业的档案管理人员，负责全院档案的综合管理工作。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本院档案管理制度并组织实施。2.负责接收、收集、整理、保管全院各类档案，确保档案的齐全、完整和安全。3.开展档案的编目、检索、数字化等工作，提高档案利用效率。4.对各部门档案管理工作进行指导、监督和检查，组织档案业务培训。5.开发利用档案信息资源，为法院审判、执行、行政管理等工作提供服务。6.定期向同级国家综合档案馆移交应进馆的档案。（二）各部门档案员各部门指定专人担任档案员，负责本部门档案的收集、整理、移交等工作，并配合档案管理部门开展相关工作。其主要职责包括：1.负责收集本部门在工作中形成的各类文件材料，确保齐全、完整。2.按照档案管理要求，对本部门文件材料进行初步整理，定期移交档案管理部门。3.协助档案管理部门开展档案清查、统计等工作。4.负责本部门档案的日常查阅、借阅登记等工作。三、档案的收集与归档（一）收集范围区法院档案收集范围包括以下几类：1.文书档案：主要包括上级文件、本院文件、党组文件、审判业务文件、行政文件等。2.审判档案：各类案件的卷宗材料，包括立案、审理、执行等各个环节的文件。3.人事档案：干部职工的个人档案，包括履历、考核、任免、奖惩等材料。4.财务档案：财务收支、预决算、审计等方面的文件。5.声像档案：照片、录音、录像等反映法院工作活动的资料。6.电子档案：以电子数据形式存在的各类文件。（二）归档要求1.各部门应在工作结束后及时将办理完毕、具有保存价值的文件材料收集齐全，进行分类整理。2.文件材料应保持原件，如有特殊情况需用复印件归档的，应注明原件存放处。3.归档的文件材料应字迹清晰、签署完备，纸张及装订应符合要求。4.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，按照一定的分类方法进行整理。（三）归档时间1.文书档案应在次年上半年完成归档。2.审判档案应在案件办结后三个月内归档。3.人事档案应在相关材料形成后及时归档。4.财务档案应在会计年度终了后，由财务部门整理归档，保管一年后移交档案管理部门。5.声像档案应在活动结束后及时整理归档。6.电子档案应定期进行备份归档，与纸质档案同步整理。四、档案的整理（一）整理原则遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类方法1.文书档案采用年度保管期限分类法，即先按年度分开，再按保管期限分为永久、长期、短期。2.审判档案按照案件类别、审级等进行分类。3.人事档案按照干部人事档案管理规定进行分类。4.财务档案按照会计档案管理办法进行分类。5.声像档案按照载体形式、内容等进行分类。6.电子档案按照文件类型、时间等进行分类，并建立相应的索引目录。（三）编号与编目1.对整理好的档案进行编号，确保每份档案有唯一的标识。2.编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等，目录应准确反映档案内容和排列顺序。五、档案的保管（一）保管场所设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。档案库房应保持清洁、整齐，温度、湿度符合规定要求。（二）档案装具配备符合标准的档案柜、档案架等装具，对档案进行分类存放。装具应坚固耐用，便于档案的存放和查找。（三）档案保管期限根据档案的重要程度和保存价值，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）。具体保管期限按照相关规定执行。（四）档案清查定期对档案进行清查，每年至少一次。清查内容包括档案的数量、质量、保管状况等。对清查中发现的问题及时进行处理，并做好记录。（五）档案鉴定定期对已到保管期限的档案进行鉴定，由档案管理部门牵头，组织相关业务部门人员组成鉴定小组，根据档案的实际价值，确定档案存毁。对确无保存价值的档案，编制销毁清册，经批准后予以销毁。六、档案的利用（一）利用范围本院工作人员因工作需要，可查阅、借阅本院档案。外单位因工作需要查阅本院档案的，应按照规定办理相关手续。（二）利用手续1.本院工作人员查阅、借阅档案，应填写查阅、借阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门办理手续。2.外单位查阅档案，应提前向本院提出申请，说明查阅目的、内容等，经本院分管领导批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅。查阅重要档案的，还需经院长批准。3.查阅、借阅档案应在指定地点进行，不得擅自将档案带出档案库房。如需复印、摘录档案内容的，应经档案管理部门同意。4.查阅、借阅人员应爱护档案，不得涂改、污损、抽取、撤换档案材料。（三）利用登记档案管理部门应对档案的查阅、借阅情况进行详细登记，包括查阅、借阅时间、人员、内容、用途等，以便跟踪档案流向，确保档案安全。七、档案的保密与安全（一）保密制度1.加强档案保密教育，提高全体工作人员的保密意识。2.严格控制档案的知悉范围，对涉及国家机密、审判秘密等重要档案，应严格保密。3.档案管理人员应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。4.对档案的查阅、借阅等环节，应采取必要的保密措施，防止信息泄露。（二）安全制度1.建立健全档案安全管理制度，明确安全责任。2.加强档案库房的安全防范措施建设，安装必要的安全设备，如监控系统、消防设备等。3.定期对档案安全状况进行检查，及时消除安全隐患。4.制定档案安全应急预案，如发生火灾、水灾、失窃等突发事件，应及时采取措施，最大限度减少损失，并及时向上级报告。八、电子档案管理（一）电子档案的收集与整理1.各部门在工作中形成的电子文件，应按照规定进行收集，确保电子文件的完整性和准确性。2.对收集的电子文件进行整理，按照分类方法进行命名和存储，建立清晰的电子档案目录体系。（二）电子档案的存储与备份1.采用安全可靠的存储设备，对电子档案进行集中存储。存储设备应定期进行维护和检查，确保数据安全。2.建立电子档案备份制度，定期对电子档案进行备份，备份数据应异地存放，防止因自然灾害、设备故障等原因导致数据丢失。（三）电子档案的利用与安全1.提供便捷的电子档案查阅、利用平台，方便工作人员进行检索和使用。2.加强电子档案的安全管理，设置访问权限，防止电子档案被非法篡改、删除或泄露。九、声像档案管理（一）声像档案的收集1.注重收集反映法院重要活动、重大案件审理、先进人物事迹等方面的声像资料。2.鼓励工作人员积极提供声像档案线索，丰富声像档案资源。（二）声像档案的整理与保管1.对收集的声像资料进行整理，注明拍摄时间、地点、内容等信息。2.采用合适的存储介质进行