学生档案室管理制度

PAGE学生档案室管理制度一、总则（一）目的为加强学生档案的科学管理，确保学生档案的完整、准确、安全和有效利用，依据国家有关法律法规及教育行业相关标准，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于本校学生档案室对学生档案的收集、整理、保管、查阅、借阅等各项工作。（三）基本原则1.真实性原则：学生档案应如实反映学生在校期间的学习、生活、奖惩等情况，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：全面收集学生各个阶段形成的各类档案材料，保证档案的完整无缺。3.保密性原则：严格遵守保密规定，保护学生个人隐私，防止档案信息泄露。4.规范性原则：按照统一的标准和规范进行档案管理工作，确保档案管理的科学性和一致性。二、档案管理人员职责（一）档案主管职责1.全面负责学生档案室的管理工作，制定和完善档案管理制度、工作流程和操作规范。2.组织档案管理人员的业务培训，提高其业务水平和综合素质。3.监督指导档案管理人员的日常工作，定期检查档案管理工作的执行情况，及时发现和解决问题。4.负责与学校各部门的沟通协调，确保档案材料的及时收集和归档。5.审核重要档案材料的查阅、借阅申请，确保档案使用的合法性和安全性。6.定期对档案管理工作进行总结和评估，提出改进措施和建议，不断提高档案管理工作质量。（二）档案管理人员职责1.负责学生档案的收集、整理、分类、编目、装订等基础工作，确保档案材料的齐全、完整和规范。2.按照档案管理制度的要求，妥善保管学生档案，做好档案的安全防护工作，防止档案损坏、丢失和泄密。3.建立档案查阅、借阅登记制度，严格按照规定办理查阅、借阅手续，及时记录档案的使用情况。4.负责档案信息的数字化录入和管理，建立电子档案数据库，提高档案信息的检索和利用效率。5.定期对档案进行清查核对，确保档案账实相符。对发现的问题及时报告档案主管，并采取相应的处理措施。6.积极参与档案管理的各项业务培训和学习活动，不断提高自身的业务能力和服务水平。三、档案收集与整理（一）档案收集范围1.学生入学登记表、学籍卡、成绩单、奖惩材料、体检表、毕业生登记表等学籍档案材料。2.学生党团组织关系材料、入党（团）申请书及审批材料等党团档案材料。3.学生社会实践活动记录、实习报告、毕业论文（设计）及评审意见等实践教学档案材料。4.学生就业推荐表、就业协议书、离校手续单等就业档案材料。5.其他与学生在校学习、生活相关的具有保存价值的材料。（二）档案收集要求1.各部门应按照档案收集范围的要求，定期将本部门形成的学生档案材料移交至档案室。移交时，应填写档案移交清单，双方签字确认。2.档案材料应真实、完整、清晰，签字盖章手续齐全。严禁伪造、篡改档案材料。3.对于不符合要求的档案材料，档案室应及时通知相关部门进行补充或更正。（三）档案整理方法1.按照档案形成的时间顺序或类别进行分类，同一类别的档案材料应集中排列。2.对每份档案材料进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。3.编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、页数等信息，确保目录与档案内容一致。4.对档案材料进行装订，装订应整齐、牢固，便于长期保存和查阅。四、档案保管（一）保管场所1.学生档案室应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等安全防护设施。配备火灾自动报警系统、灭火设备等消防设施，确保消防设施完好有效。安装除湿机、空调等设备，控制库房内的温度和湿度，温度保持在14℃24℃之间，相对湿度保持在45%60%之间。采用防虫、防霉药剂对档案进行定期处理，防止虫害和霉菌对档案的侵害。安装防盗门窗、监控设备等，确保档案库房的安全。采用遮光窗帘、防紫外线灯具等措施，防止光线对档案的损害。配备吸尘器、空气净化器等设备，保持库房内的清洁卫生。2.档案库房应划分不同的区域，分别存放不同类别的档案，如学籍档案区党团档案区、实践教学档案区、就业档案区等，便于档案的查找和管理。（二）保管方式1.采用纸质档案与电子档案相结合的保管方式。纸质档案应按照分类顺序上架存放，电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并定期进行备份。2.建立档案保管台账，详细记录档案的入库、出库、存放位置等信息，确保档案账实相符。3.定期对档案进行清查核对，发现档案损坏、丢失等情况应及时报告，并采取相应的补救措施。（三）档案安全管理1.严格遵守档案安全管理制度，加强对档案库房的日常管理。档案管理人员应定期对库房进行巡查，检查安全防护设施的运行情况，及时发现和排除安全隐患。2.非档案管理人员未经许可不得进入档案库房。档案管理人员离开库房时，应确保库房门窗关闭，电器设备断电。3.加强对档案信息的安全保护，防止档案信息泄露。档案管理人员应严格遵守保密规定，不得擅自将档案信息提供给无关人员。4.制定档案应急预案，定期组织演练，提高应对突发事件的能力。如发生火灾、水灾、盗窃等事故，应及时采取措施保护档案，并按照应急预案进行处理。五、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.本校教职工因工作需要查阅学生档案的，应填写《学生档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，方可到档案室查阅。2.学生本人因特殊原因需要查阅本人档案的，应填写《学生档案查阅申请表》，经辅导员签字同意后，方可到档案室查阅。3.校外单位或个人因工作需要查阅学生档案的，应持单位介绍信或相关证明材料，填写《学生档案查阅申请表》，经学校分管领导签字同意后，方可到档案室查阅。（二）查阅程序1.查阅申请人应如实填写《学生档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息。2.将申请表提交至档案室，档案管理人员对申请表进行审核，符合查阅条件的，予以受理。3.档案管理人员按照查阅申请表的要求，提供相应的档案材料，并在查阅现场进行监督。查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。4.查阅结束后，查阅人员应将档案材料归还档案管理人员，档案管理人员对档案进行核对，确认无误后，在查阅申请表上签字确认。（三）借阅权限1.本校教职工：因工作需要借阅学生档案的，应填写《学生档案借阅申请表》，经所在部门负责人签字同意，报档案主管审批后，方可借阅。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。2.校外单位或个人：因特殊原因需要借阅学生档案的，应持单位介绍信或相关证明材料，填写《学生档案借阅申请表》，经学校分管领导签字同意，报档案主管审批后，方可借阅。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。借阅期间，借阅人应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录档案内容。（四）借阅程序1.借阅申请人应如实填写《学生档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间等信息。2.将申请表提交至档案室，档案管理人员对申请表进行审核，符合借阅条件的，予以受理。3.档案管理人员按照借阅申请表的要求，提供相应的档案材料，并与借阅人签订《学生档案借阅承诺书》，明确双方的权利和义务。4.借阅人应在规定的借阅期限内归还档案。归还时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和完好性，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅人的责任。六、档案统计与鉴定（一）档案统计1.档案管理人员应定期对学生档案的数量、类别、保管期限等进行统计，建立档案统计台账。2.统计数据应准确、及时、完整，能够真实反映档案管理工作的实际情况。3.定期对档案统计数据进行分析，为档案管理工作的决策提供依据。（二）档案鉴定1.定期对学生档案进行鉴定，确定档案的保管期限。档案保管期限分为永久、长期（[X]年）、短期（[X]年）三种。2.成立档案鉴定小组，由档案主管、档案管理人员及相关部门负责人组成。鉴定小组应按照国家有关规定和学校的实际情况，制定档案鉴定标准和工作程序。3.档案鉴定小组对档案进行逐卷审查，根据档案的内容、价值和历史意义等因素，确定档案的保管期限。对已到保管期限的档案，应进行销毁处理。4.档案鉴定工作应形成鉴定报告，详细记录鉴定的过程、结果及处理意见。鉴定报告应经档案主管审核签字后存档。七、档案销毁（一）销毁范围1.已到保管期限且无保存价值的档案。2.经鉴定小组鉴定确需销毁的档案。3.因保管不善等原因造成损坏、丢失且无法修复的档案。（二）销毁程序1.档案管理人员应根据档案鉴定报告，编制《学生档案销毁清单》，详细记录拟销毁档案的编号、题名、日期、保管期限等信息。2.将《学生档案销毁清