高校资助档案管理制度

PAGE高校资助档案管理制度一、总则（一）目的为加强高校资助档案管理，确保资助工作档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在资助工作中的凭证和参考作用，依据国家有关法律法规和学校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各类资助项目档案的管理，包括国家奖学金、国家励志奖学金、国家助学金、校内奖学金、助学金以及其他社会资助项目等相关档案材料的收集、整理、归档、保管、查阅和利用等工作。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映资助工作的实际情况，确保档案信息的可靠性。2.完整性原则：全面收集资助工作各环节产生的文件材料，保证档案的完整性。3.规范性原则：按照统一的标准和规范进行档案管理，确保档案整理、归档等工作的标准化。4.保密性原则：对涉及学生个人隐私的档案信息严格保密，防止信息泄露。二、档案管理职责（一）资助管理部门职责1.负责制定资助档案管理制度和工作流程，并组织实施。2.指导和监督各学院（系）做好资助档案的收集、整理和初步归档工作。3.负责集中保管学校层面重要的资助档案材料，如资助政策文件、上级部门下达的资助指标文件、学校制定的资助办法等。4.对全校资助档案管理工作进行检查、考核和总结，定期向上级主管部门汇报档案管理情况。（二）学院（系）职责1.负责本学院（系）学生资助档案的收集、整理、分类、装订和归档工作，确保档案材料的齐全、完整和规范。2.明确专人负责资助档案管理工作，建立健全档案管理制度，做好档案的日常保管和安全保密工作。3.按照学校资助管理部门的要求，及时将整理好的档案移交学校集中保管或按规定留存本学院（系）保管，并配合做好档案的查阅、利用等工作。（三）档案管理人员职责1.认真学习和掌握档案管理的法律法规和业务知识，严格遵守档案管理工作制度。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等具体工作，确保档案整理规范、编目准确。3.做好档案的保管、保护工作，定期检查档案的保管状况，对破损、褪色等档案及时进行修复和复制。4.负责档案的查阅、借阅登记和利用效果反馈工作，严格按照规定办理档案查阅、借阅手续，确保档案安全。5.积极参与档案管理工作的改革和创新，提高档案管理工作效率和服务水平。三、档案收集（一）收集范围1.资助政策文件类：包括国家及地方政府有关高校资助工作的政策法规、学校制定的资助实施办法、细则等。2.资助项目申报材料类：学生提交的各类资助申请表格、证明材料、个人陈述等。3.评审材料类：评审会议记录、评审结果公示材料、评审意见等。4.资金发放材料类：资助资金发放凭证、学生签收记录等。5.受助学生信息管理材料类：学生基本信息表、受助学生情况统计报表等。6.资助工作宣传材料类：宣传海报、宣传手册、新闻报道等。7.其他相关材料：如学生感谢信、捐赠协议等与资助工作有关的材料。（二）收集要求1.各部门和人员应及时将在资助工作中形成的文件材料收集齐全，不得遗漏。2.收集的档案材料应真实、有效，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对电子文件应同时收集其纸质版本或进行有效的备份存储，确保电子文件的可读性和完整性。（三）收集时间1.资助项目申报期间，应同步收集学生申报材料。2.评审工作结束后，及时收集评审相关材料。3.资金发放完成后，尽快收集发放凭证等材料。4.每学期末，对本学期资助工作形成的各类材料进行全面收集整理。四、档案整理（一）分类标准1.按照资助项目类别分类，如国家奖学金档案、国家励志奖学金档案、国家助学金档案等。2.每个资助项目档案再按照文件材料的性质分为政策文件、申报材料、评审材料、资金发放材料等类别。（二）整理步骤1.对收集到的档案材料进行清理，去除重复、无效和无关的材料。2.按照分类标准对材料进行分类，同一类材料按照时间顺序或重要程度排列。3.对每份材料进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。4.编制档案目录，目录应包括档案编号、材料名称、日期、页码等信息，确保目录与档案内容一致。5.将整理好的材料进行装订，装订应牢固、整齐，便于翻阅和保管。（三）整理要求1.整理后的档案应层次分明、条理清晰，便于查阅和利用。2.档案目录应准确、规范，能够反映档案的主要内容和存放位置。3.装订时应注意保持材料的完整性，不得随意裁剪或损坏材料。五、档案归档（一）归档方式1.学校层面重要档案材料由资助管理部门集中归档保管。2.学院（系）负责本学院（系）学生资助档案的归档工作，可根据实际情况设立专门的档案柜或档案室进行保管，也可按照学校要求定期移交学校集中保管。（二）归档时间1.各学院（系）应在每学期末将本学期整理好的资助档案及时归档。2.学校资助管理部门应在每年年底对本年度的资助档案进行全面归档。（三）归档要求1.归档的档案应编制档案盒封面和脊背标签，注明档案类别、年度、保管期限等信息。2.档案盒应排列整齐，存放有序，便于查找和管理。3.建立档案归档登记台账，记录档案归档的时间、内容、数量等信息。六、档案保管（一）保管场所1.学校应设立专门的档案库房用于存放资助档案，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案库房应配备必要的保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器等。（二）保管期限1.资助档案的保管期限分为永久、长期和短期。2.永久保管的档案主要包括资助政策文件、学校制定的重要资助办法、涉及学校重大资助项目的评审材料等。3.长期保管的档案期限为10年以上，主要包括一般资助项目的申报材料、评审材料、资金发放材料等。4.短期保管的档案期限为110年，主要包括临时性资助项目的相关材料等。（三）保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，确保档案的安全和完整。2.对破损、褪色、字迹模糊的档案应及时进行修复和复制，保证档案的可读性。3.做好档案库房的温湿度控制，保持适宜的保管环境。4.严格执行档案库房的安全管理制度，非档案管理人员未经许可不得进入档案库房。七、档案查阅（一）查阅范围1.校内有关部门因工作需要可查阅资助档案。2.学生本人因核实个人资助信息等原因可查阅本人的资助档案。（二）查阅手续1.校内部门查阅档案，需填写《高校资助档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经本部门负责人签字盖章后，提交学校资助管理部门审批。2.学生本人查阅档案，需携带有效身份证件，填写《高校资助档案查阅申请表》，经学院（系）辅导员签字同意后，到学校资助管理部门办理查阅手续。3.资助管理部门对查阅申请进行审核，批准后方可查阅，并指定专人陪同查阅，确保档案安全。（三）查阅要求1.查阅人员应严格遵守档案查阅制度，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。2.查阅过程中应爱护档案，不得在档案上圈划、批注、污损。3.查阅结束后，查阅人员应及时将档案归还档案管理人员，并办理归还手续。八、档案借阅（一）借阅范围因特殊原因确需借阅资助档案的，经学校资助管理部门批准后可办理借阅手续。（二）借阅手续1.借阅人需填写《高校资助档案借阅申请表》，详细说明借阅目的、借阅期限、归还时间等信息，经所在单位负责人签字盖章后，提交学校资助管理部门审批。2.资助管理部门对借阅申请进行严格审核，批准后向借阅人发放《高校资助档案借阅证》。3.借阅人凭《高校资助档案借阅证》到档案管理人员处办理借阅手续，借阅档案时应登记档案名称、数量、借阅时间等信息。（三）借阅要求1.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。2.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复印、拍照、传播档案内容。3.借阅人应按时归还档案，如发生档案丢失、损坏等情况，应及时报告学校资助管理部门，并承担相应责任。九、档案保密（一）保密内容1.涉及学生个人隐私的信息，如家庭经济状况、个人申请材料中的敏感信息等。2.资助工作中的内部评审意见、未公开的资助数据等。（二）保密措施1.档案管理人员应严格遵守保密制度，对涉及保密内容的档案进行单独存放和管理。2.查阅、借阅档案时，档案管理人员应对查阅、借阅人员进行保密提醒，不得泄露保密信息。3.未经学校批准，任何人不得擅自公开或传播资助档案中的保密内容。十、档案统计与鉴定（一）档案统计1.建立档案统计制度，定期对资助档案的数量、种类、保管期限等进行统计分析。2.档案管理人员应按照要求填写档案统计报表，并及时上报学校资助管理部门。（二）档案鉴定1.定期对已到保管期限的资助