图纸档案室规章制度

PAGE图纸档案室规章制度一、总则（一）目的为加强公司图纸档案的管理，确保图纸档案的完整、准确、系统和安全，便于查阅和利用，特制定本规章制度。（二）适用范围本规章制度适用于公司内部所有涉及图纸档案管理的部门和人员。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司图纸档案实行集中统一管理，由专门的图纸档案室负责。2.真实性原则：确保图纸档案内容真实反映公司的生产、建设等实际情况。3.完整性原则：保证图纸档案的齐全、完整，不遗漏重要信息。4.保密性原则：对涉及公司机密的图纸档案严格保密，防止信息泄露。5.便于利用原则：建立科学合理的管理体系，方便公司各部门和人员查阅利用图纸档案。二、图纸档案的归档范围（一）工程图纸1.各类新建、改建、扩建工程项目的设计图纸，包括建筑、结构、电气、给排水、暖通等专业图纸。2.工程项目施工过程中的变更图纸、竣工图纸。（二）产品图纸1.公司生产的各类产品的设计图纸，包括机械产品、电子产品等。2.产品研发过程中的草图、设计变更记录等。（三）技术图纸1.工艺流程图、装配图、零件图等技术文件。2.与技术研发相关的实验图纸、测试报告等。（四）其他图纸1.公司厂区规划图纸、基础设施图纸等。2.涉及公司业务的其他相关图纸。三、图纸档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门应指定专人负责本部门图纸档案的收集工作，确保图纸档案及时、完整地收集。2.对于工程项目，在项目启动阶段，项目负责人应明确图纸档案的收集要求和责任人，在项目实施过程中，及时督促相关人员提交图纸档案。3.产品研发部门应在产品设计完成后，按照规定及时整理并提交产品图纸档案。（二）整理标准1.图纸档案应按照类别、项目、时间等进行分类整理。2.每张图纸应编号清晰、准确，编号应具有唯一性，便于查找和管理。3.图纸应折叠整齐，幅面统一，采用A4幅面或符合国家标准的其他幅面。4.图纸上的签字、盖章应齐全、清晰，符合相关规定。5.整理后的图纸档案应编制目录，目录内容应包括图纸编号、名称、日期、编制单位等信息。四、图纸档案的保管（一）保管环境1.图纸档案室应具备良好的防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案室温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。3.档案室应配备必要的消防器材、除湿设备、防虫药品等。（二）保管方式1.图纸档案应采用纸质档案和电子档案相结合的保管方式。2.纸质图纸档案应存放在专用的档案柜中，档案柜应排列整齐，便于查找。3.电子图纸档案应存储在专用的服务器或存储设备上，定期进行备份，备份数据应异地存放。4.对于重要的图纸档案，应采取加密存储等安全措施。（三）保管期限1.工程图纸档案的保管期限应根据工程项目的性质和相关规定确定，一般分为短期、中期和长期。短期保管期限为15年，适用于一般性工程项目。中期保管期限为510年，适用于重要工程项目。长期保管期限为10年以上，适用于重大工程项目和具有历史价值的工程项目。2.产品图纸档案的保管期限应根据产品的生命周期和相关规定确定，一般为产品停产或停止使用后510年。3.技术图纸档案的保管期限应根据技术的更新换代情况和相关规定确定，一般为510年。（四）档案清查1.图纸档案室应定期对图纸档案进行清查，每年至少进行一次全面清查。2.清查内容包括图纸档案的数量、完整性、保管状况等。3.对于清查中发现的问题，应及时采取措施进行处理，如补充缺失的图纸、修复损坏的图纸等。五、图纸档案的借阅与利用（一）借阅申请1.公司内部人员因工作需要借阅图纸档案，应填写《图纸档案借阅申请表》，注明借阅图纸档案的名称、编号、借阅目的、借阅期限等信息。2.《图纸档案借阅申请表》应经所在部门负责人签字批准后，方可提交给图纸档案室。（二）借阅审批1.图纸档案室收到《图纸档案借阅申请表》后，应进行审核。对于涉及公司机密的图纸档案，应严格控制借阅范围，经公司主管领导签字批准后方可借阅。2.一般图纸档案的借阅期限不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应重新办理借阅申请手续。（三）借阅登记1.图纸档案室应对借阅的图纸档案进行详细登记，包括借阅日期、借阅人姓名、部门、图纸档案名称、编号、归还日期等信息。2.借阅人应在借阅登记册上签字确认。（四）借阅归还1.借阅人应按时归还所借阅的图纸档案，如需延期归还应提前办理续借手续。2.归还的图纸档案应保持完好无损，如有损坏或丢失，借阅人应承担相应的赔偿责任。3.图纸档案室在收到归还的图纸档案后，应进行认真核对，确认无误后在借阅登记册上注明归还日期。（五）利用规定1.利用图纸档案时，应在图纸档案室指定的地点进行，不得擅自将图纸档案带出档案室。2.如需复印、扫描图纸档案，应经图纸档案室同意，并按照规定办理相关手续。3.利用图纸档案时，应爱护图纸档案，不得在图纸上涂改、标记、折叠等。六、图纸档案的保密与安全（一）保密措施1.接触图纸档案的人员应严格遵守公司的保密制度，不得泄露图纸档案的内容。2.对于涉及公司机密的图纸档案，应采取加密存储、专人保管等保密措施。3.在对外提供图纸档案时，应按照公司的相关规定进行审批，确保不泄露公司机密。（二）安全管理1.图纸档案室应建立健全安全管理制度，加强安全防范措施。2.档案室应安装门禁系统、监控系统等安全设备，确保档案室的安全。3.定期对档案室的安全设施进行检查和维护，确保其正常运行。4.如发生图纸档案丢失、损坏、泄露等安全事故，应立即采取措施进行处理，并及时向上级报告。七、图纸档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织1.公司成立图纸档案鉴定小组，由公司主管领导、图纸档案室负责人、相关技术专家等组成。2.鉴定小组负责对到期的图纸档案进行鉴定，确定其是否仍具有保存价值。（二）鉴定标准1.根据图纸档案的保管期限、重要性、利用价值等因素进行鉴定。2.对于已失去保存价值的图纸档案，鉴定小组应出具鉴定意见，报公司主管领导批准后进行销毁。（三）销毁程序1.经批准销毁的图纸档案，应填写《图纸档案销毁清单》，注明销毁图纸档案的名称、编号、数量等信息。2.《图纸档案销毁清单》应经鉴定小组组长签字确认后，方可进行销毁。3.销毁图纸档案时，应采用适当的方式进行，如粉碎、焚烧等，确保图纸档案信息无法恢复。4.销毁过程应进行记录，记录内容包括销毁日期、销毁方式、监销人等信息。5.销毁记录应与《图纸档案销毁清单》一同