督查工作档案管理制度表

PAGE督查工作档案管理制度表一、总则（一）目的为加强公司督查工作档案管理，确保督查工作档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在督查工作中的作用，依据国家有关法律法规及公司实际情况，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部开展督查工作所形成的各类档案资料的管理，包括但不限于督查计划、督查通知、督查报告、整改反馈等相关文件及记录。（三）管理原则1.集中统一原则督查工作档案由公司指定的档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则档案内容必须真实反映督查工作的实际情况，数据准确、表述清晰，不得弄虚作假。3.安全保密原则严格遵守国家保密法律法规，确保档案信息安全，防止档案信息泄露。4.便于利用原则档案整理应科学合理，便于查询、借阅和利用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善督查工作档案管理制度，并组织实施。2.集中收集、整理、保管督查工作档案，建立档案目录和索引，确保档案的有序存放。3.对档案进行定期检查和维护，确保档案的安全和完整。4.按照规定提供档案查阅、借阅服务，做好登记和跟踪管理。5.负责档案的鉴定、销毁工作，按照程序办理相关手续。（二）督查工作部门职责1.负责本部门督查工作档案的收集、整理和初步分类，并及时移交档案管理部门。2.在督查工作过程中，确保档案资料的真实、准确和完整，按照档案管理要求规范记录和保存相关文件。3.配合档案管理部门做好档案的查阅、借阅等工作，提供必要的协助和信息。（三）其他部门职责1.各部门应积极配合督查工作，及时提供与督查事项相关的文件、资料和信息。2.在涉及跨部门督查工作时，相关部门应协同做好档案的整理和交接工作。三、档案收集与整理（一）收集范围1.督查工作开展前制定的各类计划、方案，包括年度督查计划、专项督查方案等。2.督查工作过程中形成的文件材料，如督查通知、督查工作记录、会议纪要、现场检查记录等。3.被督查对象提交的自查报告、整改计划等相关材料。4.督查报告，包括阶段性督查报告和最终督查报告。5.整改反馈材料，如整改报告、整改情况跟踪记录等。6.与督查工作相关的其他文件、资料，如领导批示、群众举报材料等。（二）收集要求1.督查工作部门应在工作结束后及时收集相关档案资料，确保资料的完整性和及时性。2.收集的档案资料应字迹清晰、内容完整，签字盖章等手续齐全。3.对于电子文件，应确保其格式规范、存储安全，并与纸质文件相对应。（三）整理方法1.按照督查工作的流程和时间顺序，对收集到的档案资料进行分类整理。2.每份档案资料应进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。3.对档案资料进行编目，包括文件名称、编号、日期、来源、内容摘要等信息，形成档案目录。4.对于重要的档案资料，应编制页码清单，确保页码准确无误。四、档案分类与编号（一）分类标准1.督查计划类包括年度督查计划、专项督查计划等，按照计划的性质和时间进行分类。2.督查通知类根据督查事项的来源和要求，分为内部通知、外部交办通知等。3.督查工作记录类涵盖督查过程中的会议记录、现场检查记录、调查访谈记录等，按照记录的形式和内容进行分类。4.督查报告类包括阶段性督查报告、总结性督查报告等，根据报告的阶段和内容进行分类。5.整改反馈类涉及被督查对象的整改计划、整改报告以及整改情况跟踪记录等，按照整改的阶段和对象进行分类。6.其他类如领导批示、群众举报材料等无法归入上述类别的文件资料。（二）编号规则1.档案编号采用“年份+类别代码+流水号”的形式。2.年份为档案形成的公元纪年，用四位数表示，如“2023”。3.类别代码根据上述分类标准设定对应的字母代码，例如：督查计划类：JH督查通知类：TZ督查工作记录类：JL督查报告类：BG整改反馈类：ZG其他类：QT4.流水号为该类别档案的顺序号，用三位数表示，从“001”开始依次编号。例如，2023年形成的第5份督查报告，编号为“2023BG005”。五、档案存储与保管（一）存储方式1.纸质档案应存放在专用的档案柜中，按照类别和编号顺序排列，确保存放整齐、有序。2.电子档案应存储在服务器的指定文件夹中，并进行定期备份。备份存储介质应异地存放，以防止数据丢失。3.对于重要的纸质档案和电子档案，可考虑采用光盘、磁带等多种存储介质进行备份，以提高数据的安全性。（二）保管环境1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.库房应配备防火、防潮、防虫、防盗等设施设备，如灭火器、除湿机、防虫药、防盗门等，确保档案的安全保管。3.定期对档案库房进行检查和维护，发现问题及时处理，确保保管环境符合要求。（三）保管期限1.督查工作档案的保管期限根据档案的重要性和性质确定，分为永久、长期和短期。2.永久保管的档案包括涉及公司重大决策、重要督查事项以及具有长期历史价值和查考利用价值的文件资料。3.长期保管的档案一般为10年以上，包括一般性督查工作的重要文件和记录等。4.短期保管的档案为110年，主要是一些临时性督查工作形成的文件资料。5.档案保管期限届满后，由档案管理部门会同相关部门进行鉴定，根据鉴定结果确定是否继续保存或销毁。六、档案查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅督查工作档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容和查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。2.档案管理部门根据申请内容进行审核，符合查阅规定的，安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。查阅记录应包括查阅日期、查阅人姓名、部门、查阅内容等信息。3.查阅人员应在指定的档案查阅室进行查阅，不得擅自将档案带出查阅室。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。4.查阅涉及公司机密或敏感信息的档案，应严格遵守公司保密制度，查阅人员不得向无关人员透露档案内容。（二）借阅规定1.因特殊情况需要借阅督查工作档案的，借阅人应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字批准后，方可办理借阅手续。2.档案管理部门对借阅申请进行严格审核，确保借阅目的合理、借阅期限适当。对于重要档案的借阅，应报公司分管领导审批。3.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，借阅人应提前向档案管理部门提出申请，经批准后方可延期。4.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自涂改、污损、丢失档案。如发现档案有损坏或丢失情况，应及时报告档案管理部门，并承担相应责任。5.借阅期满后，借阅人应按时归还档案。档案管理部门应对归还的档案进行检查，如发现问题，应及时与借阅人核实并处理。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、督查工作部门负责人以及相关业务专家组成。鉴定工作小组负责对到期档案进行鉴定，提出销毁或继续保存的意见。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限、重要性、查考利用价值等因素进行鉴定。2.对于已失去保存价值的档案，如临时性督查工作形成的无查考利用价值的文件资料、已过保密期限且无其他保存意义的文件等，可考虑销毁。3.对于仍具有一定查考利用价值，但保管期限已满的档案，经鉴定工作小组评估后，可适当延长保管期限或转为其他形式保存。（三）销毁程序1.档案管理部门定期对保管期限届满的档案进行清理，列出拟销毁档案清单，提交鉴定工作小组进行鉴定。2.鉴定工作小组对拟销毁档案进行逐一审核，确定销毁意见，并形成鉴定报告。3.经鉴定同意销毁的档案，由档案管理部门填写《档案销毁申请表》，报公司分管领导审批。4.审批通过后，档案管理部门安排专人负责销毁工作。销毁方式可采用焚烧、粉碎等方法，确保档案信息无法恢复。5.销毁过程应进行记录，记录内容包括销毁日期、档案名称、数量、销毁方式等信息。销毁记录应与销毁申请表一同存档。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标逐步实现督查工作档案的信息化管理，提高档案管理的效率和服务水平，方便档案的查阅、利用和统计分析。（二）信息化系统功能要求1.档案录入功能能够快速准确地录入档案的基本信息、文件内容以及相关索引等，支持批量录入和在线编辑。2.档案查询功能提供多种查询方式，如按档案编号、日期、关键词、类别等进行查询，并能实时显示查询结果。3.档案借阅管理功能记录档案借阅的申请、审批、归还等流程，实现对借阅情况的全程跟踪和统计分析。可设置借阅权限和提醒功能，确保借阅期限到期提醒和逾期催还。4.档案统计分析功能能够对档案的数量、类别、保管期限、利用情况等进行统计分析，生成各类报表和图表，为公司决策提供数据支持。5.安全管理功能具备完善的用户权限管理、数据备份与恢复、数据加密等安全措施，确保档案信息的安全。（三）数据录入与维护1.档案管理部门应安排专人负责档案信息化系统的数据录入工作，确保录入数据的准确性和完整性。2.在档案整理过程中，同步进行数据录入，将档案的基本信息和文件内容录入系统