烈士设施档案管理制度

PAGE烈士设施档案管理制度一、总则（一）目的为加强烈士设施档案管理，确保烈士设施档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥烈士设施档案在纪念缅怀烈士、传承红色基因、开展爱国主义教育等方面的作用，依据国家有关法律法规和行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织所负责管理的各类烈士设施档案的管理工作，包括烈士纪念建筑物、烈士墓、烈士纪念设施保护单位等相关档案资料。（三）基本原则1.真实性原则：烈士设施档案应如实反映烈士设施的建设、维护、管理等实际情况，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：全面收集与烈士设施相关的各类文件、资料、记录等，保证档案资料的完整性，不遗漏重要信息。3.系统性原则：对烈士设施档案进行科学分类、整理和编号，建立有机联系的档案体系，便于查询和利用。4.安全性原则：采取有效措施确保烈士设施档案的实体安全和信息安全，防止档案损坏、丢失和泄露。二、档案管理职责（一）管理部门职责本公司/组织设立专门的烈士设施档案管理部门，负责烈士设施档案的集中统一管理。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关烈士设施档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善本公司/组织的烈士设施档案管理制度。2.负责烈士设施档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作，确保档案资料的规范有序。3.建立烈士设施档案数据库，实现档案信息的数字化管理，提高档案查询和利用效率。4.定期对烈士设施档案进行清查、核对，确保档案的准确性和完整性。5.负责烈士设施档案的安全保管，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作，保障档案实体安全。6.按照规定向有关部门提供烈士设施档案查阅、借阅服务，并做好登记和跟踪管理。7.组织开展烈士设施档案管理业务培训和交流活动，提高档案管理人员的业务水平。（二）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，熟悉烈士设施档案管理业务，具备良好的职业道德和责任心。2.严格遵守档案管理规章制度，认真履行档案管理职责，确保档案管理工作的规范、高效。3.负责烈士设施档案的日常收集、整理、保管等具体工作，及时发现和解决档案管理中存在的问题。4.做好烈士设施档案的数字化录入和维护工作，保证档案信息的准确、完整和安全。5.积极为利用者提供优质的档案查阅、借阅服务，按照规定办理相关手续，及时催还借出的档案。6.定期对烈士设施档案管理工作进行总结和分析，提出改进措施和建议，不断提高档案管理水平。（三）其他部门职责1.各涉及烈士设施建设、维护、管理等工作的部门，应明确专人负责本部门相关档案资料的收集、整理，并定期移交至档案管理部门。2.在开展烈士设施相关工作过程中，各部门应严格按照档案管理要求，规范形成各类文件、资料、记录等，确保档案资料的质量。3.配合档案管理部门做好烈士设施档案的清查、核对、统计等工作，提供必要的支持和协助。三、档案收集（一）收集范围1.烈士设施建设项目档案：包括项目立项审批文件、规划设计图纸、工程招投标文件、施工过程中的各类技术资料、竣工验收文件等。2.烈士墓相关档案：烈士安葬记录、墓碑铭刻信息、祭扫活动记录、烈士亲属信息等。3.烈士纪念建筑物档案：建筑物的历史沿革、修缮记录、陈列展览资料、管理维护记录等。4.烈士纪念设施保护单位档案：单位设立文件、人员编制信息、管理制度、经费使用情况等。5.烈士事迹及相关资料：烈士的生平事迹、牺牲经过、荣誉证书、纪念文章、媒体报道等。6.与烈士设施相关的捐赠、赞助档案：捐赠协议、赞助合同、捐赠物品清单等。7.其他与烈士设施有关的文件、资料、记录等。（二）收集要求1.各部门应按照档案收集范围，及时、准确地收集本部门产生的与烈士设施相关的档案资料，并定期移交至档案管理部门。2.收集的档案资料应齐全完整，字迹清晰，签署完备，格式规范。对于破损、褪色、模糊不清的文件资料，应及时进行修复或复制。3.电子文件应按照规定的格式和存储要求进行收集，确保文件的可读性和完整性。同时，应做好电子文件的备份工作，防止数据丢失。4.对收集到的档案资料，应进行初步整理和分类，以便于档案管理部门进一步加工和管理。四、档案整理（一）分类标准烈士设施档案按照以下类别进行分类：1.综合管理类：包括烈士设施管理工作的各项规章制度、工作计划、总结、统计报表等。2.建设项目类：按照烈士设施建设项目的不同阶段，分为立项审批、规划设计、施工管理、竣工验收等子类别。3.烈士墓类：以每座烈士墓为单位，包括烈士基本信息、安葬情况、祭扫记录等。4.烈士纪念建筑物类：按照建筑物的名称和类别，分别整理相关档案资料，如历史沿革、修缮记录、陈列展览等。5.烈士事迹类：以烈士个体为单位，收集整理烈士的生平事迹、相关证明材料、纪念文章等。6.捐赠赞助类：按照捐赠、赞助的来源和项目，分类整理相关协议、合同、物品清单等。7.其他类：不属于以上类别的其他与烈士设施有关的档案资料。（二）整理方法1.对收集到的档案资料进行清理，剔除重复、无效的文件，并对破损、褪色的文件进行修复或复制。2.按照分类标准，对档案资料进行分类编号。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则，便于档案的识别和管理。3.对每份档案资料进行编目，编制档案目录索引。目录索引应包括档案编号、题名、日期、来源、保管期限等信息，确保档案资料的可查性。4.将整理好的档案资料按照分类顺序进行装订，装订应整齐牢固，便于翻阅和保管。对于不宜装订的档案资料，如图纸、照片等，应进行妥善保管，并在档案目录中注明存放方式。5.建立烈士设施档案全宗卷，将档案收集、整理、鉴定、保管、统计、利用等过程中形成的文件材料进行集中管理，作为档案管理工作的重要依据。五、档案编目（一）编目内容烈士设施档案编目应包括以下内容：1.档号：按照档案分类编号规则编制的档案唯一标识符，用于标识每份档案在档案体系中的位置。2.题名：档案资料的标题或名称，应准确反映档案的主要内容。3.日期：档案资料形成的时间，应具体到年、月、日。4.责任者：对档案资料内容负责的单位或个人。5.保管期限：根据档案的重要性和保存价值，确定档案的保管期限，分为永久、长期、短期。6.密级：根据档案内容的敏感程度，确定档案的密级，分为绝密、机密、秘密。7.附注：对档案资料中需要特别说明的事项进行注释。8.电子文档编号：对于电子档案，应编制电子文档编号，以便于与实体档案对应管理。（二）编目要求1.编目信息应准确、完整、清晰，确保档案资料的可识别性和可追溯性。2.档号应按照档案分类编号规则进行编制，不得随意更改。3.题名应简洁明了、准确概括档案资料的主要内容，避免使用过于冗长或模糊的标题。4.日期应填写档案资料形成的实际日期，不得随意编造或更改。5.责任者应填写全称或规范简称，确保责任明确。6.保管期限和密级应根据国家有关规定和档案的实际情况进行准确划分，并在档案目录中注明。7.附注应简洁扼要，对档案资料中的特殊情况或需要说明的事项进行清晰注释。8.电子文档编号应与实体档案编号相对应，便于电子档案与实体档案的关联管理。六、档案保管（一）保管场所1.设立专门的烈士设施档案库房，库房应具备良好的通风、防潮、防虫、防火、防盗等条件。2.库房应安装温湿度调节设备，保持库房内温度在14℃24℃之间，相对湿度在45%60%之间。3.库房应配备防火、防盗、防虫、防潮等设施设备，如灭火器、防盗门、防虫药品、除湿机等，确保档案的安全保管。4.档案库房应与办公区域、阅档区域分开设置，避免无关人员进入库房。（二）保管方式1.纸质档案应按照分类顺序上架存放，排列整齐，便于查找和利用。同时，应建立纸质档案存放索引，标明档案的存放位置。2.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行定期备份。备份数据应分别存储在不同的物理位置，以防止数据丢失。3.照片、底片、录音带、录像带等特殊载体档案应按照相关规定进行整理和保管，确保载体的安全和信息的完整。4.对重要的烈士设施档案，应采取异地备份保管的方式，以应对自然灾害、突发事件等可能导致档案损毁的情况。（三）保管期限1.烈士设施建设项目档案、烈士事迹及相关资料等具有重要历史价值和纪念意义的档案，应永久保管。2.烈士墓、烈士纪念建筑物的日常管理记录、祭扫活动记录等档案，保管期限为长期，一般不少于30年。3.其他一般性的档案资料，如工作计划、总结、统计报表等，保管期限为短期，一般不少于10年。4.保管期限届满的档案，应按照国家有关规定进行鉴定和销毁。鉴定工作应由档案管理部门会同相关业务部门共同进行，确保销毁档案的准确性和安全性。（四）档案清查1.定期对烈士设施档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，每季度进行一次局部清查。清查内容包括档案的数量、质量、保管状况等。2.在清查过程中，如发现档案有破损、丢失、霉变等情况，应及时采取措施进行修复、补充或处理。同时，应查明原因，追究相关人员的责任。3.对清查结果应进行详细记录，形成清查报告。清查报告应包括清查时间、范围、内容、结果及处理意见等，并由档案管理部门负责人签字确认。4.根据清查报告，对档案管理工作中存在的问题进行分析总结，及时调整和完善档案管理制度和保管措施，确保烈士设施档案管理工作的规范有序。七、档案利用（一）利用范围1.本公司/组织内部工作人员因工作需要查阅、借阅烈士设施档案。2.根据国家有关规定，司法机关、纪检监察部门、文化教育部门等因办案、研究、教育等工作需要查阅烈士设施档案。3.烈士亲属、社会各界人士因缅怀烈士、了解烈士事迹等需要查阅相关档案资料。（二）利用方式1.查阅：利用者可到档案管理部门查阅烈士设施档案。查阅时，档案管理人员应按照规定提供必要的帮助和指导，确保利用者能够准确、快速地找到所需档案资料。2.借阅：因工作需要确需借阅烈士设施档案的，应填写借阅申请表，注明借阅目的、借阅期限等信息，并经本部门负责人签字同意后，报档案管理部门审批。档案管理部门应根据利用者的申请，严格审核借阅条件，对符合要求的予以批准，并办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，特殊情况需延长的，应提前办理续借手续。3.复制：对于不宜外借的档案资料，利用者可申请复制。档案管理人员应按照规定对复制内容进行审核，确保复制内容与原件一致。复制件应加盖档案管理部门印章，并注明“复制件”字样。（三）利用登记1.建立烈士设施档案利用登记制度，对档案查阅、借阅、复制等利用情况进行详细记录。登记内容包括利用者姓名、单位、利用时间、利用目的、档案名称及编号、借阅期限、归还时间等。2.档案管理人员应及时对利用登记信息进行整理和归档，定期统计档案利用情况，形成档案利用统计报表。统计报表应包括利用者类别、利用目的、利用档案数量等信息，为档案管理工作的决策提供数据支持。3.在档案利用过程中，如发现利用者有违反档案管理规定的行为，档案管理人员应及时制止，并报告档案管理部门负责人。档案管理部门应根据情节轻重，依法依规对利用者进行处理。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.烈士设施档案鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、严格审慎的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。2.鉴定工作应依据国家有关法律法规和档案保管期限的规定，结合烈士设施档案的实际情况，综合考虑档案的历史价值、现实意义和保存价值。（二）鉴定组织成立烈士设施档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成。鉴定小组负责对烈士设施档案进行定期鉴定，提出鉴定意见和销毁建议。（三）鉴定内容1.审查档案的内容是否真实、完整，是否反映了烈士设施的建设、维护、管理等实际情况。2.根据档案的形成时间、来源、保管期限等因素，判断档案的历史价值和现实意义。3.检查档案的保管状况，如是否有破损、褪色、霉变等情况，评估档案的保存价值。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定确无保存价值的烈士设施档案，应编制销毁清册。销毁清册应包括档案编号、题名、日期、保管期限、销毁原因等信息，