办公用品档案管理制度

PAGE办公用品档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司办公用品档案的管理，确保办公用品档案的完整性、准确性和安全性，提高办公用品管理的效率和规范化水平，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有办公用品的档案管理，包括但不限于办公设备、办公家具、文具、耗材等。（三）管理原则1.集中管理原则：公司办公用品档案由专门的档案管理部门或人员进行集中管理，确保档案的统一存放和有序管理。2.分类管理原则：根据办公用品的类别、型号、规格等进行分类管理，便于档案的查找和使用。3.动态更新原则：随着办公用品的采购、使用、报废等情况的变化，及时更新档案信息，保证档案的准确性和时效性。4.安全保密原则：严格遵守国家有关法律法规和公司的保密规定，确保办公用品档案的安全和保密。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善办公用品档案管理制度，并组织实施。2.负责办公用品档案的收集、整理、归档、保管和查阅等工作。3.定期对办公用品档案进行清查和盘点，确保档案的完整性和准确性。4.负责对办公用品档案管理工作进行监督和检查，及时发现和解决问题。（二）使用部门职责1.负责本部门办公用品的申购、领用、使用和保管等工作，并指定专人负责与档案管理部门沟通协调。2.按照档案管理部门的要求，及时提供办公用品的相关信息和资料，协助做好档案的整理和更新工作。3.妥善保管本部门使用的办公用品，如有损坏、丢失等情况，及时向档案管理部门报告，并配合做好相关处理工作。（三）采购部门职责1.负责办公用品的采购工作，在采购过程中，及时向档案管理部门提供采购合同、发票等相关资料。2.协助档案管理部门做好办公用品档案的建立和更新工作，确保档案信息与采购实际情况一致。三、档案内容与分类（一）办公设备档案1.设备基本信息：包括设备名称、型号、规格、品牌、购置日期、购置价格、供应商等。2.设备技术资料：如设备说明书、操作手册、维修手册及设备图纸等。3.设备采购合同：记录设备采购的相关条款和约定。4.设备验收报告：详细记录设备验收的情况，包括验收标准、验收结果等。5.设备使用记录：记载设备的使用时间、使用人员、使用情况等。6.设备维修记录：包括维修时间、维修原因、维修内容、维修费用等。7.设备保养记录：记录设备保养的时间、保养内容、保养人员等。8.设备报废记录：如报废时间、报废原因、报废审批等相关资料。（二）办公家具档案1.家具基本信息：包括家具名称、型号、规格、材质、购置日期、购置价格、供应商等。2.家具采购合同：明确家具采购的各项条款。3.家具验收报告：记录家具验收的具体情况。4.家具使用记录：反映家具的使用频率、使用人员等信息。5.家具维修记录：包括维修时间、维修部位、维修费用等。6.家具报废记录：包含报废审批及相关情况说明。（三）文具档案1.文具种类及规格：记录文具的名称、型号、规格等。2.文具采购记录：包括采购日期、采购数量、采购价格、供应商等。3.文具领用记录：详细记载文具的领用时间、领用部门、领用人员、领用数量等。（四）耗材档案1.耗材名称及规格：如墨盒、硒鼓、纸张、油墨等耗材的具体信息。2.耗材采购记录：包括采购日期、采购数量、采购价格、供应商等。3.耗材使用记录：反映耗材的使用部门、使用时间、使用数量等情况。四、档案建立与归档（一）档案建立1.办公用品采购完成后，采购部门应及时将相关资料提交给档案管理部门。2.档案管理部门根据提交的资料，按照档案分类要求，建立相应的办公用品档案。3.对于新购置的办公用品，使用部门应在领用前协助档案管理部门完善档案信息，确保档案内容准确、完整。（二）档案归档1.档案管理部门应定期对办公用品档案进行整理和归档，确保档案存放有序，便于查找和使用。2.归档的档案应按照类别、时间顺序等进行排列，并编制档案目录，注明档案名称、编号、日期等信息。3.对于电子档案，应建立电子档案库，按照一定的命名规则和存储路径进行存储，并定期进行备份，防止数据丢失。五、档案保管（一）保管环境1.档案管理部门应设置专门的档案库房，确保库房环境安全、干燥、通风，温度和湿度适宜，防止档案受潮、发霉、虫蛀等。2.库房应配备必要的消防、防盗、防虫、防潮等设施设备，确保档案的安全保管。（二）保管方式1.办公用品档案应采用纸质档案和电子档案相结合的保管方式。纸质档案应分类存放于档案盒或档案柜中，并在档案盒或档案柜上标明档案类别、编号等信息。2.电子档案应按照档案管理系统的要求进行存储和管理，确保电子档案的可读性和可追溯性。3.对于重要的办公用品档案，如涉及公司核心业务或机密信息的档案，应采取加密存储、专人保管等特殊措施，确保档案的安全保密。（三）档案清查与盘点1.档案管理部门应定期对办公用品档案进行清查和盘点，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、内容与档案目录一致。2.在清查和盘点过程中，如发现档案丢失、损坏或信息错误等情况，应及时查明原因，并采取相应的补救措施。3.清查和盘点结果应形成书面报告，报公司领导审阅，并作为档案管理工作考核的依据之一。六、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅办公用品档案的，应填写《办公用品档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人审批后，方可到档案管理部门查阅。2.涉及公司机密信息的办公用品档案，查阅人员应严格遵守公司的保密规定，经公司保密管理部门批准后方可查阅。（二）查阅流程1.查阅人员持经审批的《办公用品档案查阅申请表》到档案管理部门办理查阅手续。2.档案管理部门工作人员根据查阅申请表的内容，提供相应的档案，并在查阅现场进行监督，确保查阅人员按照规定查阅档案，不得擅自涂改、复印、拍照等。3.查阅人员查阅完毕后，应及时将档案归还档案管理部门，并在《办公用品档案查阅登记表》上签字确认。（三）借阅权限1.公司内部人员因工作需要借阅办公用品档案的，应填写《办公用品档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅期限等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，方可借阅。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应提前向档案管理部门申请并说明原因，经批准后方可延长。（四）借阅流程1.借阅人员持经审批的《办公用品档案借阅申请表》到档案管理部门办理借阅手续。2.档案管理部门工作人员根据借阅申请表的内容，将档案借给借阅人员，并在《办公用品档案借阅登记表》上记录借阅信息，包括借阅日期、借阅人员、档案名称、归还日期等。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、污损、丢失等。如因保管不善造成档案损坏或丢失的，借阅人员应承担相应的责任。4.借阅人员借阅期满后应及时归还档案，档案管理部门工作人员应认真核对归还的档案，确保档案完整无损。如发现档案有损坏或丢失情况，应及时查明原因，并要求借阅人员赔偿或采取其他补救措施。七、档案销毁（一）销毁条件1.办公用品已达到报废年限或因损坏无法使用，且经相关部门鉴定确认无保留价值的。2.涉及公司机密信息的办公用品档案，在保密期限届满后，经公司保密管理部门批准可以销毁的。（二）销毁流程1.使用部门或相关管理部门提出办公用品档案销毁申请，填写《办公用品档案销毁申请表》，注明销毁档案的名称、数量、销毁原因等信息，并附上相关鉴定报告或证明材料。2.《办公用品档案销毁申请表》经所在部门负责人、档案管理部门负责人和公司分管