珠宝公司员工考勤请假制度

珠宝公司员工考勤请假制度第一章总纲

1.1制定依据与目的

本制度依据《中华人民共和国劳动法》《中华人民共和国劳动合同法》《企业职工考勤管理规定》等国家法律法规，参照《世界人权宣言》中关于劳动者休息权与工作时间保障的国际公约精神，结合珠宝行业高价值、高风险特性及跨国经营需求，旨在规范公司员工考勤请假管理，实现人力资源高效配置、劳动风险有效防控、运营成本合理控制，支撑企业战略目标达成。

当前企业考勤管理痛点主要表现为：跨区域员工管理标准不统一、请假流程线上化程度低、特殊场景（如展会、紧急调岗）审批效率不足、合规风险（如加班超时、带薪休假未足额使用）管控薄弱。核心目标在于通过制度化建设，实现“管理标准化、流程数字化、责任清晰化、风险可控化”。

1.2适用范围与对象

本制度适用于公司全体正式员工、外包合作单位派驻人员及业务相关临时聘用人员。适用范围覆盖全国各分子公司及境外分支机构，所有岗位需严格执行本制度。

例外场景包括：

（1）外派驻外机构人员，参照当地法律法规及公司异地管理制度执行；

（2）劳务派遣人员按派遣单位与公司协议约定管理，公司仅负责监督执行。

审批权限划分：部门负责人负责常规请假审批（≤3天），总经理审批（≥3天），重大事项（如长期休假）需提交总经理办公会审议。

1.3核心原则

（1）合规性原则：严格遵守国家及当地劳动法律法规，保障员工合法权益；

（2）权责对等原则：审批权限与责任主体明确对应，禁止越权干预；

（3）风险导向原则：重点关注加班超时、假期串休、旷工等高风险点；

（4）效率优先原则：优化审批流程，适配数字化工具应用；

（5）持续改进原则：根据业务变化、政策调整动态优化制度。

1.4制度地位与衔接

本制度为基础性专项制度，与《公司员工手册》《薪酬福利制度》《内控合规手册》等制度衔接：

-与薪酬制度衔接：请假期间工资按国家规定及公司薪酬政策执行；

-与内控制度衔接：嵌入内控节点（如：审批权限超限自动预警、电子考勤数据双人复核），纳入内控检查清单；

-冲突处理规则：若本制度与地方性法规冲突，以地方性法规为准，执行情况需报合规部备案。

第二章领导机构与职责

2.1管理组织架构

公司考勤请假管理体系分为决策层、执行层、监督层三层：

决策层由董事会负责重大政策制定（如带薪休假标准调整），总经理办公会审议年度制度修订；执行层包括人力资源部（牵头）、各业务部门（负责本部门员工管理）、财务部（核算相关成本）；监督层由内控合规部、审计部实施常态化检查。

2.2决策机构与职责

（1）股东会：审议年度考勤管理预算及重大政策调整；

（2）董事会：批准带薪年假、病假等长期休假制度，授权总经理制定配套细则；

（3）总经理办公会：审批≥30人以上的集中休假申请，优化审批权限标准。

2.3执行机构与职责

（1）人力资源部：

-主责：制度制定与修订、系统开发与维护、跨区域标准统一、争议协调；

-配合：财务部（成本核算）、IT部（系统对接）、各业务部门（执行监督）。

（2）各业务部门负责人：

-主责：本部门员工考勤统计、异常情况核实、常规请假审批；

-配合：人力资源部（重大事项上报）、内控部（风险自查）。

2.4监督机构与职责

（1）内控合规部：

-主责：审批权限合规性检查、电子考勤数据真实性抽查（每月≥5%样本）；

-配合：IT部（技术验证）、人力资源部（问题反馈）。

（2）审计部：

-主责：年度专项审计（覆盖考勤合规性、成本合理性）；

-配合：财务部（数据核实）、各业务部门（访谈取证）。

2.5协调与联动机制

（1）建立“人力资源部-IT部-各业务部门”月度联席会议，解决系统故障、流程堵点；

（2）境外分支机构增设属地法律顾问列席机制，确保符合当地《劳动法》第41条关于工作时长规定；

（3）重大活动（如珠宝展销会）前由人力资源部牵头制定专项考勤方案，报总经理批准。

第三章人力资源管理标准

3.1管理目标与核心指标

（1）管理目标：员工出勤率≥98%（含调休），加班工时≤法定上限，带薪休假使用率≥90%；

（2）核心KPI：

-请假审批时效≤2个工作日；

-电子考勤准确率≥99.5%；

-旷工事件发生率≤0.1%（年度）。

3.2专业标准与规范

（1）标准工时：除特殊岗位经审批可实行综合计算工时制（需报劳动保障部门备案），其他岗位实行标准工时制（8小时/天，40小时/周）；

（2）高风险控制点及防控措施：

-高风险点1：加班审批未附绩效关联（防控：需提交工作成果说明，纳入季度考核；风险等级：高）；

-高风险点2：电子考勤数据异常（防控：系统自动校验，每日人工复核；风险等级：中）；

-高风险点3：带薪休假超期未休（防控：每年10月强制提醒，与绩效奖金挂钩；风险等级：中）。

3.3管理方法与工具

（1）管理方法：

-采用PDCA循环优化流程（Plan阶段每月复盘，Do阶段推行智能考勤系统，Check阶段审计抽查，Act阶段修订制度）；

-应用风险矩阵评估请假类型（如病假≤3天为低风险，≥7天为高风险）。

（2）管理工具：

-使用钉钉/企业微信电子考勤系统，与门禁、手机定位联动；

-ERP系统自动核算考勤成本，生成财务报表；

-OA系统处理请假申请，嵌入权限流审批（部门→分管副总→总经理）。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

考勤请假管理流程分为“申请发起-审批处理-系统记录-结果反馈”四阶段：

（1）申请发起：员工通过OA提交请假申请，需填写事由、时长、预计返岗时间，附紧急情况需同步短信通知直属上级；

（2）审批处理：系统自动校验权限（如病假需3天内向HR报备，依据《企业职工患病或非因工负伤医疗期规定》）；

（3）系统记录：审批通过后系统自动更新考勤状态，财务部按月生成薪资表；

（4）结果反馈：员工通过企业微信查看审批结果，异常情况由HR在2小时内电话沟通。

4.2子流程说明

（1）病假流程：

-员工提交电子病假条（需医院盖章），HR核实后3个工作日内录入系统；

-连续病假≥15天需附二级以上医院诊断证明，由总经理审批。

（2）年假流程：

-提前30天提交申请，系统自动校验剩余额度（依据《职工带薪年休假条例》第3条）；

-集中休假≥10天需部门提交需求计划，人力资源部统筹审批。

4.3流程关键控制点

（1）审批权限校验：OA系统自动拦截超权限申请，推送至更高级别审批；

（2）电子签名留痕：所有审批需电子签名，存档期限≥3年；

（3）异常预警：旷工事件触发短信报警，HR需在1小时内核实。

（2）流程优化机制：

-每年6月开展全流程模拟测试，IT部记录系统性能数据；

-优化方向：探索AI语音识别辅助请假核验（如珠宝车间高温假自动识别）。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

权限分配基于“业务类型+时长+岗位层级”：

（1）常规请假（≤2天）：部门主管审批；

（2）中长期请假（3-15天）：分管副总审批；

（3）特殊场景（如旷工、跨区域调动）：总经理审批；

（4）境外人员管理：需同时符合当地《劳动法》及公司外派制度。

5.2审批权限标准

（1）审批层级：

-一级审批：直属上级（如主管级员工需审批下级）；

-二级审批：人力资源部（处理权限争议）；

-三级审批：总经理（重大事项）。

（2）审批时限：

-常规请假≤1个工作日；

-重大事项需在收到申请后3个工作日内完成。

（3）禁止越权条款：审批人不得将权限委托给非授权人员，系统自动记录操作日志。

5.3授权与代理机制

（1）授权条件：

-因出差等客观因素无法审批，需提前3天提交书面授权书（OA系统上传扫描件）；

-临时代理需注明有效期（≤15个工作日）。

（2）代理流程：

-授权人通过OA系统填写代理申请，直属上级审批；

-代理审批权限不得超出授权范围。

5.4异常审批流程

（1）紧急审批：

-事由需注明“紧急调岗/展会保障”，需在1小时内完成审批；

-加急申请需附业务部门负责人签字说明。

（2）补批流程：

-考勤异常需在3个工作日内提交补批申请，附证明材料；

-补批通过后纳入当月总工时统计。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

（1）操作规范：

-电子考勤数据需每日与人工记录核对，差异需在2小时内说明原因；

-请假申请需在事发前提交，特殊情况除外（需提前报备）。

（2）表单填报：

-请假条需包含事由、时间、联系方式，电子版需员工签字（电子签章）；

-考勤记录需完整记录加班、休假等事项。

6.2监督机制设计

（1）监督方式：

-日常监督：人力资源部每月抽查10%员工考勤记录；

-专项监督：内控部每季度开展流程合规性检查；

-突击检查：审计部在春节、国庆等长假前开展覆盖性检查。

（2）关键内控环节嵌入：

-ERP系统自动校验加班时长是否超过《劳动法》第41条（每日不超3小时）；

-电子考勤系统与门禁数据比对，防止代打卡；

-请假申请需经直属上级确认工作安排。

6.3检查与审计

（1）检查频次：

-专项审计每年至少1次（覆盖珠宝设计部、零售门店等高风险岗位）；

-日常检查每月≥2次（重点检查境外分支机构）。

（2）审计方法：

-抽查30%员工电子考勤记录，核对审批链条；

-访谈直属上级确认工作安排情况。

6.4执行情况报告

（1）报告周期：月度报告（HR部牵头，财务部配合）；

（2）报告内容：出勤率、加班工时、违规事件、制度执行建议；

（3）应用路径：作为绩效考核指标，纳入部门负责人述职材料。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

（1）对员工：

-请假合规率（不得无故缺勤）；

-带薪休假使用率（与绩效奖金挂钩）。

（2）对部门负责人：

-本部门考勤异常率≤0.5%；

-流程优化建议采纳率。

7.2评估周期与方法

（1）评估周期：月度考核（人力资源部汇总），季度考核（总经理办公会）；

（2）评估方法：数据统计（系统自动生成）、现场核查（HR抽样访谈）。

7.3问题整改机制

（1）整改分类：

-一般问题（如系统bug）：7个工作日内修复；

-重大问题（如审批标准争议）：30个工作日内完成；

-紧急问题（如旷工事件）：立即整改并上报。

（2）责任追究：整改未完成的责任人取消季度评优资格。

7.4持续改进流程

（1）建议来源：员工通过OA系统提交优化建议，人力资源部每月汇总；

（2）评估标准：建议需经业务部门验证，合规部审核；

（3）审批权限：年度制度修订需董事会审议。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

（1）奖励情形：

-提前15天提交年假申请且无工作影响；

-发现考勤系统漏洞主动报备；

-跨部门协作保障业务连续性。

（2）奖励类型：

-精神奖励：通报表扬（OA公告）；

-物质奖励：100-1000元奖金（税前）；

-晋升优先：年度评优时优先考虑。

（3）程序要求：奖励申请需直属上级签字，人力资源部审核，总经理批准。

8.2违规行为界定

（1）一般违规（如串休超过3天）：

-处罚：通报批评，取消当月评优资格；

-防控措施：系统限制串休申请。

（2）较重违规（如旷工1天）：

-处罚：扣除当月工资的20%；

-防控措施：需书面检讨，直属上级签字。

（3）严重违规（如恶意造假考勤）：

-处罚：解除劳动合同，按《劳动合同法》第39条执行；

-防控措施：系统限制手工修改，审计部重点监控。

8.3处罚标准与程序

（1）处罚标准：

-按旷工天数阶梯处罚（1天20%，2天40%，≥3天解除合同）；

-禁止代打卡行为，首次警告，第二次解除合同。

（2）程序要求：

-调查取证：需两名以上证人证言或监控录像；

-告知：处罚前需书面告知员工，保障申辩权（依据《劳动法》第8条）；

-批准：较重处罚需总经理审批。

8.4申诉与复议

（1）申诉条件：收到处罚决定后3个工作日内；

（2）受理部门：人力资源部（初审），总经理（终审）；

（3）复议时限：收到申诉后5个工作日内出具结果。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

（1）重大事件预案：

-疫情导致停工：启动《突发公共卫生事件应急预案》，按政府要求调整工时；

-系统故障：备用纸质考勤表，24小时内恢复系统后补录。

（2）责任分工：

-应急小组：总经理任组长，人力资源部、IT部、各业务部门负责人为成员；

-资源保障：备用服务器、手工登记本存放于各区域办公室。

9.2例外情况处理

（1）例外场景：

-紧急手术/家庭重大变故（需附医院证明/社区证明）；

-非法侵害等不可抗力事件（需警方证明）。

（2）处理流程：员工提交特殊申请，直属上级签字，人力资源部核实后报总经理审批。

9.3危机公关与善后

（1）危机公关：

-责任主体：公关部牵头，人力资源部配合；

-沟通口径：由总经理统一发布声明，强调“公司坚决遵守劳动法”；

-适用场景：因考勤问题引发媒体关注时启动。

（2）善后措施：

-调整岗位安排，避免类似事件重复发生；

-跨国场景需适配《欧盟通用数据保护条例》（GDPR）员工隐私保护要求。

第十章附则

10.1制度解释权归属

本制度由人力资源部负责解释，解释意见以书面形式存档，作为执行补充。

10.2相关制度索引

（1）《公司员工手册