市住建局文件收发管理制度

市住建局文件收发管理制度市住建局文件收发管理制度

一、总则

（一）制定目的和依据

为规范市住建局文件收发工作，确保文件传递准确、及时、安全，提高工作效率，根据《党政机关公文处理工作条例》《机关文件处理工作细则》等有关规定，结合局机关实际，制定本制度。

（二）适用范围和对象

本制度适用于市住建局机关各部门、各直属单位及工作人员文件收发工作。涉及重要文件、涉密文件、紧急文件等特殊文件，按本制度及有关规定执行。

（三）基本原则

文件收发工作遵循“准确、及时、安全、规范”的原则，坚持集体领导、分工负责，确保文件处理符合法定程序和要求。

（四）相关术语解释

1.收文：指市住建局收到上级机关、其他单位或内部各部门的文件。

2.发文：指市住建局制发并对外发送的文件。

3.涉密文件：指含有国家秘密或工作秘密，需按保密规定处理的文件。

4.紧急文件：指内容重要、紧急，需优先处理的文件。

二、文件收发方式与标准

（一）收文方式

1.邮寄收文：通过机要交换或邮政渠道接收文件，需登记签收，确保文件完整。

2.专人送达：其他单位派人送交文件，接收人需核对文件要素，签收确认。

3.电子收文：通过政务服务平台接收电子公文，需及时审核并反馈办理意见。

（二）发文方式

1.邮寄发文：正式文件通过机要或挂号信发送，需登记封签。

2.专人送达：重要文件需派专人送交，确保送达可靠单位。

3.电子发文：通过政务服务平台发送电子公文，需严格审核程序。

（三）文件分类标准

1.依据文件密级分类：绝密、机密、秘密、内部。

2.依据文件紧急程度分类：特急、加急、常规。

3.依据文件办理性质分类：审批类、通知类、报告类等。

（四）文件标识规范

1.收文需标注签收人、签收日期、文件份数。

2.发文需标注密级、紧急程度、发文字号、签发人。

三、文件收发流程与操作规范

（一）收文流程

1.文件到达后，由局文印室统一接收，核对文件要素无误后登记。

2.登记内容包括文件名称、密级、份数、来源单位、签收人等。

3.涉密文件需双人核对，并按保密规定处理。

4.非涉密文件按部门分工转交，紧急文件优先处理。

（二）发文流程

1.文件起草完毕，经部门负责人审核后，报分管领导审批。

2.审批通过后，由文印室统一编号、排版、校对。

3.涉密文件需履行保密审批手续，并加锁保管。

4.文件印制完毕后，按发送方式寄送或送达。

（三）具体操作步骤

1.收文操作：接收、登记、分类、传阅、归档。

2.发文操作：起草、审核、签发、印制、发送、归档。

（四）所需材料清单

1.收文需准备：《收文登记表》、文件封签、档案袋。

2.发文需准备：《发文登记表》、文件封面、保密标识、封签。

四、文件处理时限要求

（一）收文时限

1.常规文件：当日接收当日登记，2个工作日内转交部门。

2.紧急文件：接收后立即登记，1小时内转交部门。

3.涉密文件：双人核对后立即处理，不得延误。

（二）发文时限

1.常规文件：审批通过后3个工作日内发送。

2.紧急文件：审批通过后立即处理，1个工作日内发送。

3.重大文件：需经局长办公会审议，审议通过后5个工作日内发送。

（三）特殊情况处理

1.如遇节假日，文件处理时限相应顺延。

2.如遇审批流程受阻，应及时向分管领导汇报。

3.如文件内容需补充，需明确责任部门及完成时限。

五、文件流转与传阅管理

（一）文件流转程序

1.收文流转：文印室→部门负责人→分管领导→局长。

2.发文流转：部门→分管领导→局长→文印室→发送。

（二）传阅管理

1.重要文件需经局长批准后方可传阅，传阅范围需明确。

2.传阅文件需登记签收，传阅完毕后及时收回。

3.涉密文件传阅需履行审批手续，并全程监督。

（三）文件催办机制

1.对重要文件需建立催办制度，明确责任人与完成时限。

2.催办方式包括电话提醒、会议督办、书面通知等。

3.未按时限完成的，需说明原因并提交整改措施。

六、权限与审批

（一）收文审批权限

1.常规文件：部门负责人审核，分管领导审批。

2.涉密文件：局长审批，必要时经保密委员会审议。

3.紧急文件：分管领导审批，重大事项报局长批准。

（二）发文审批权限

1.常规文件：部门负责人审核，分管领导签发。

2.重大文件：局长办公会审议通过后，局长签发。

3.涉密文件：需经局长批准，并履行保密审批手续。

（三）授权管理规定

1.分管领导可授权部门负责人审批常规文件。

2.局长可授权分管领导审批特定事项。

3.授权需书面记录，并报局长备案。

（四）紧急情况处理

1.如遇重大突发事件，可先口头请示，紧急文件先行发送。

2.发送后需及时补办审批手续，并书面说明情况。

七、监督检查机制

（一）日常检查安排

1.每月由办公室对文件收发情况进行抽查，确保流程规范。

2.每季度由局长办公会审议文件处理情况，及时发现问题。

3.对发现的问题需形成书面报告，并督促整改。

（二）专项检查内容

1.文件登记完整性：检查签收、登记、传阅等环节是否齐全。

2.文件处理时效性：检查是否按时完成收发任务。

3.文件保密性：检查涉密文件是否按规定处理。

（三）问题发现与反馈

1.对检查发现的问题，需及时反馈至责任部门。

2.责任部门需制定整改措施，并书面报告整改结果。

3.办公室对整改情况进行跟踪，确保问题解决。

（四）整改要求

1.对违反本制度的行为，需严肃处理，并通报批评。

2.对造成严重后果的，需追究相关责任人责任。

3.整改措施需切实可行，确保问题不再发生。

八、文档与记录管理

（一）需要形成的记录

1.收文登记表：记录文件名称、密级、份数、签收人等。

2.发文登记表：记录文件编号、发文字号、签发人、发送方式等。

3.传阅记录表：记录传阅范围、签收人、收回时间等。

（二）文档格式要求

1.收文登记表需使用统一格式，包括文件要素、处理意见等。

2.发文登记表需编号管理，确保可追溯。

3.传阅记录表需清晰记录传阅过程，避免遗漏。

（三）归档保管规定

1.收文、发文记录需按年度整理归档，保存期限按档案法规定执行。

2.涉密文件需单独保管，并履行借阅审批手续。

3.电子文件需定期备份，确保数据安全。

（四）查阅借阅流程

1.内部查阅需经部门负责人批准，并登记查阅内容。

2.外部查阅需经局长批准，并履行审批手续。

3.查阅完毕后需及时归还，并销毁无关记录。

九、相关责任规定

（一）各部门职责

1.办公室负责文件收发工作的统筹管理，确保流程规范。

2.各部门负责文件内容的审核，确保符合政策要求。

3.文印室负责文件印制，确保质量符合标准。

（二）相关人员责任

1.文印室人员需认真履行职责，确保文件准确传递。

2.部门负责人需审核文件内容，确保合规性。

3.分管领导需审批文件，确保程序合法。

（三）责任追究方式

1.对违反本制度的行为，视情节轻重给予通报批评、诫勉谈话等处理。

2.对造成严重后果的，依法依规追究相关责任人责任。

3.责任追究需书面记录，并报局长审批。

（四）免责情形说明

1.因不可抗力导致文件延误的，可免予追究责任。

2.因其他部门未按程序导致问题的，责任由相关部门承担。

3.免责情形需经局长批准，并书面记录。

十、附则

（一）制