企业档案管理操作与保管指南（标准版）

企业档案管理操作与保管指南（标准版）第1章档案管理基础与原则1.1档案管理的定义与重要性档案管理是指对组织内部产生的各类文件资料进行系统化收集、整理、保管、利用和销毁的过程，是企业信息管理的重要组成部分。据《档案法》规定，档案是记录和保存组织活动历史的重要载体，具有法律效力和保存价值。档案管理是企业实现信息资源共享、提升管理效率、保障运营合规性的基础支撑系统。世界银行研究指出，良好的档案管理可降低运营风险、提高决策科学性，并有助于企业建立良好的社会形象。企业档案管理的成效直接影响其在市场竞争中的优势，是企业可持续发展的关键保障。1.2档案管理的基本原则档案管理应遵循“统一领导、分级负责”的原则，确保档案管理工作的有序开展。档案管理需遵循“分类整理、方便利用”的原则，实现档案的高效检索与调用。档案管理应坚持“安全保密、规范有序”的原则，确保档案信息的安全性和完整性。档案管理应遵循“依法依规、动态更新”的原则，确保档案管理符合法律法规要求。档案管理应遵循“资源共享、协同管理”的原则，推动档案信息在组织内部的高效利用。1.3档案管理的组织与职责企业应设立专门的档案管理部门，明确其在组织架构中的职能定位，确保档案管理工作的系统性。档案管理部门通常由档案管理员、业务部门负责人及信息部门共同协作，形成“业务—档案—信息”三位一体的管理体系。档案管理职责应包括档案的收集、整理、归档、保管、调阅、销毁等全流程管理，确保各环节责任到人。档案管理人员需具备专业知识和技能，熟悉档案分类、编目、保管等技术规范。企业应建立档案管理岗位责任制，明确各级管理人员的职责范围与考核标准。1.4档案管理的法律法规《中华人民共和国档案法》是企业档案管理的法律依据，规定了档案的归属、保管、利用等基本要求。《档案法实施条例》进一步细化了档案管理的具体操作规范，明确了档案的分类标准与保管期限。企业需遵守《企业档案管理规范》（GB/T13282-2016）等国家标准，确保档案管理符合行业要求。《档案法》还规定了档案的保密义务，企业应建立档案保密制度，防止信息泄露。企业档案管理需定期接受主管部门的检查与指导，确保档案管理工作的合规性与规范性。1.5档案管理的信息化建设信息化建设是现代企业档案管理的重要手段，通过电子档案系统实现档案的数字化管理。企业应采用电子档案管理系统（EAM）或档案管理系统（FAM），实现档案的电子化、规范化和可追溯性。信息化建设应遵循“统一平台、分级应用、安全可控”的原则，确保档案数据的安全与高效利用。企业应建立档案数据的备份与恢复机制，防止因系统故障或人为失误导致档案丢失。信息化建设应与企业整体信息化战略相结合，推动档案管理从传统方式向数字化、智能化方向发展。第2章档案的分类与编码2.1档案分类的依据与方法档案分类的依据主要包括档案的形成主体、内容性质、载体形式、保管期限、使用范围以及档案的管理需求等。根据《档案分类与编目规则》（GB/T15014-1994），档案分类应遵循“以用为主、以管为辅”的原则，确保档案能够被高效检索与利用。档案分类的方法通常采用“垂直分类”与“水平分类”相结合的方式。垂直分类是按档案的管理层次进行划分，如机构、部门、业务类别等；水平分类则是按档案的内容、形式或用途进行划分。在实际操作中，档案分类需结合档案的“四要素”（即时间、内容、载体、用途）进行综合判断，确保分类的科学性与实用性。档案分类应遵循“统一标准、分级管理、动态调整”的原则，确保分类体系的稳定性和适应性。档案分类的实施需通过档案分类表、分类目录、分类号等工具进行，确保分类结果的可追溯性和可操作性。2.2档案分类的常用标准常用的档案分类标准包括《档案分类与编目规则》（GB/T15014-1994）、《档案分类表编制规范》（GB/T15015-1994）以及《档案分类与编目技术规范》（GB/T15016-1994）。按照《档案分类与编目规则》，档案分类主要依据档案的“四要素”进行，即时间、内容、载体、用途，确保分类的系统性和完整性。在实际操作中，档案分类需结合档案的“三性”（即真实性、完整性、系统性）进行判断，确保分类结果的准确性。档案分类标准应根据档案的管理需求和使用需求进行动态调整，确保分类体系的灵活性与适应性。档案分类标准的制定需由档案管理部门牵头，结合档案的业务流程和管理需求，确保分类标准的科学性和实用性。2.3档案编码的制定与规范档案编码是档案分类与编目的重要组成部分，其制定需遵循《档案分类与编目规则》（GB/T15014-1994）中的编码原则，确保编码的唯一性与可追溯性。档案编码通常采用“分类号+序号”的形式，其中分类号用于标识档案的类别，序号用于标识档案的唯一性。档案编码的制定需结合档案的“四要素”进行，确保编码的科学性与实用性。例如，按《档案分类与编目规则》规定，档案编码应包含“分类号”、“序号”、“保管期限”等要素。档案编码应遵循“统一标准、分级管理、动态调整”的原则，确保编码体系的稳定性和适应性。档案编码的制定需由档案管理部门牵头，结合档案的业务流程和管理需求，确保编码的科学性和实用性。2.4档案分类与编码的实施流程档案分类与编码的实施流程通常包括档案的收集、分类、编码、整理、归档等环节。根据《档案分类与编目规则》（GB/T15014-1994），档案分类与编码应贯穿于档案管理的全过程。在档案分类过程中，需按照“先分类、后编码”的原则进行，确保分类结果的准确性与一致性。档案编码的制定需结合档案的“四要素”进行，确保编码的科学性与实用性。例如，按《档案分类与编目规则》规定，档案编码应包含“分类号”、“序号”、“保管期限”等要素。档案分类与编码的实施需通过档案分类表、分类目录、分类号等工具进行，确保分类结果的可追溯性和可操作性。档案分类与编码的实施需由档案管理部门牵头，结合档案的业务流程和管理需求，确保分类与编码的科学性和实用性。2.5档案分类与编码的管理要求档案分类与编码的管理要求包括分类与编码的标准化、规范化和持续优化。根据《档案分类与编目规则》（GB/T15014-1994），档案分类与编码应保持统一标准，避免因分类标准不一导致档案管理混乱。档案分类与编码的管理需建立分类与编码的管理制度，明确责任分工，确保分类与编码工作的顺利实施。档案分类与编码的管理应定期进行检查与评估，确保分类与编码体系的稳定性和适应性。档案分类与编码的管理需结合档案的业务流程和管理需求，确保分类与编码的科学性与实用性。档案分类与编码的管理应纳入档案管理的全过程，确保分类与编码工作贯穿于档案管理的各个环节。第3章档案的收集与归档3.1档案收集的流程与方法档案收集应遵循“以用为本、分类管理”的原则，依据档案的形成规律和使用需求，合理确定收集范围与对象。根据《档案法》规定，档案收集需做到“全面、系统、及时”，确保档案的完整性和准确性。档案收集流程通常包括档案的来源识别、分类筛选、初步整理和入库登记等环节。根据《档案管理规范》（GB/T18894-2016），档案收集应建立档案分类体系，明确档案的保管期限和归档要求。档案收集方法应结合信息化手段，如电子档案的数字化处理与扫描，确保档案的可追溯性和可管理性。根据《电子档案管理规范》（GB/T18894-2016），电子档案的收集需遵循“一源一档、一案一码”的原则。档案收集过程中应建立档案收集登记表，详细记录档案的名称、来源、形成时间、责任人、保管期限等内容，确保档案信息的可查性与可追溯性。档案收集需定期进行清查与评估，根据档案的使用频率和保管需求，动态调整档案的收集范围与方式，确保档案管理的科学性与有效性。3.2档案归档的条件与程序档案归档的条件包括档案已形成、内容完整、手续齐全、符合归档标准等。根据《档案管理规范》（GB/T18894-2016），档案归档需满足“形成完整、内容准确、手续完备”的基本要求。档案归档程序一般包括档案整理、分类、编号、装订、入库等步骤。根据《档案管理规范》（GB/T18894-2016），档案归档应按照“先整理后归档、先分类后装订”的原则进行操作。档案归档时应确保档案的物理状态完好，无破损、无污损，符合档案保管的环境要求。根据《档案馆建筑设计规范》（GB50115-2010），档案库房应保持恒温恒湿，避免阳光直射和潮湿环境。档案归档后，应建立档案目录和检索系统，便于查阅与管理。根据《档案分类与编目规范》（GB/T15014-2011），档案目录应包括档案编号、名称、内容、保管期限、责任人等信息。档案归档后，应由专人负责验收，确保档案的完整性、准确性和可追溯性。根据《档案验收规范》（GB/T18894-2016），验收应包括档案内容、形式、数量、保管期限等要素。3.3档案归档的保管要求档案归档后应按照档案的保管期限进行分类存放，确保不同保管期限的档案分别存放，便于查阅与管理。根据《档案馆建筑设计规范》（GB50115-2010），档案应按保管期限分为永久、长期和短期三类。档案应按照档案的类型、载体形式、保管条件等进行科学分类，确保档案的可检索性与可管理性。根据《档案分类与编目规范》（GB/T15014-2011），档案应按“保管期限、载体形式、档案类别”进行分类。档案应妥善保管，避免受潮、虫蛀、霉变等影响，确保档案的完整性和安全性。根据《档案馆建筑设计规范》（GB50115-2010），档案库房应保持恒温恒湿，避免阳光直射和潮湿环境。档案应定期进行检查与维护，确保档案的物理状态良好，及时修复破损档案。根据《档案管理规范》（GB/T18894-2016），档案应每半年进行一次检查，确保档案的完好性。档案应按照档案的保管期限和归档要求，定期进行归档复查，确保档案的准确性和可追溯性。3.4档案归档的验收与移交档案归档后，应由档案管理人员进行验收，确保档案内容完整、形式规范、数量准确。根据《档案验收规范》（GB/T18894-2016），验收应包括档案内容、形式、数量、保管期限等要素。验收合格的档案应由档案管理人员填写《档案归档验收表》，并由相关责任人签字确认，确保档案的可追溯性。根据《档案管理规范》（GB/T18894-2016），验收表应包括档案编号、名称、形成时间、责任人、保管期限等内容。档案移交应按照档案的保管期限和归档要求进行，确保档案的完整性和可追溯性。根据《档案管理规范》（GB/T18894-2016），档案移交应由档案管理人员负责，确保移交过程的规范性和可查性。档案移交后，应建立档案移交登记簿，记录档案的移交时间、责任人、保管期限等内容，确保档案的可查性。根据《档案管理规范》（GB/T18894-2016），登记簿应包括档案编号、名称、移交人、接收人、保管期限等信息。档案移交后，应定期进行档案的检查与维护，确保档案的完整性和可追溯性，避免因保管不当导致档案的损毁或丢失。3.5档案归档的记录与反馈档案归档过程中应建立档案归档记录，记录档案的收集、整理、归档、验收、移交等全过程。根据《档案管理规范》（GB/T18894-2016），档案归档记录应包括档案编号、名称、形成时间、责任人、保管期限等内容。档案归档记录应定期进行归档情况的总结与反馈，确保档案管理的科学性和规范性。根据《档案管理规范》（GB/T18894-2016），档案归档记录应每季度进行一次总结，反馈归档工作的成效与问题。档案归档记录应作为档案管理的重要依据，用于档案的查阅、调阅、统计和分析。根据《档案管理规范》（GB/T18894-2016），档案归档记录应包括档案的形成、归档、保管、调阅等全过程信息。档案归档记录应由专人负责，确保记录的准确性和可追溯性。根据《档案管理规范》（GB/T18894-2016），档案归档记录应由档案管理人员填写，确保记录的规范性和完整性。档案归档记录应定期进行归档情况的评估与反馈，确保档案管理的科学性和规范性。根据《档案管理规范》（GB/T18894-2016），档案归档记录应每半年进行一次评估，反馈归档工作的成效与问题。第4章档案的保管与存储4.1档案保管的基本要求档案保管应遵循“安全、完整、可查、可溯”的原则，确保档案在保存过程中不受损，便于查阅和调阅。档案保管需符合国家档案管理相关法律法规，如《中华人民共和国档案法》及《档案法实施办法》，确保档案的合法性与规范性。档案保管应根据档案的性质、来源、使用频率和保存期限进行分类管理，确保档案的有序性和可管理性。档案保管应建立完善的管理制度，包括档案的接收、登记、调阅、借出、归还等流程，确保档案管理的规范化和标准化。档案保管应定期进行检查和评估，确保档案的保存条件符合要求，避免因环境因素导致档案损坏或霉变。4.2档案存储的环境与设施档案存储应选择干燥、阴凉、通风良好的场所，避免阳光直射和高温环境，以防止档案受潮、变质或老化。档案存储应配备恒温恒湿设备，如除湿机、温湿度控制器，确保档案存储环境的温湿度稳定在适宜范围（通常为18-25℃，40-60%RH）。档案存储应采用防尘、防虫、防鼠的存储设施，如防尘柜、防虫柜、防鼠挡板等，防止尘埃、虫害和鼠害对档案造成损害。档案存储应设置专用档案室，避免与其他物品混放，确保档案的独立性和安全性。档案存储应定期检查环境设施的运行状况，确保其正常运作，防止因设备故障导致档案存储环境失控。4.3档案存储的分类与布局档案应按类别、部门、用途、保管期限等进行分类，便于管理与调阅。例如：按档案类型分为文书档案、科技档案、声像档案等；按保管期限分为永久、长期、短期等。档案的布局应科学合理，按照“先易后难、先近后远”的原则，将常用档案放在靠近查阅区的位置，减少查找时间。档案存储应采用分区、分库、分架的方式，确保档案的有序存放，避免混放和重复存放。档案存储应根据档案的物理特性（如厚度、重量、体积）进行合理布局，确保存储空间的利用效率。档案存储应配备档案检索系统，如目录数据库、检索工具等，方便用户快速查找所需档案。4.4档案存储的防潮、防火与防虫措施档案防潮应采用干燥剂、除湿机等设备，确保档案存储环境的湿度保持在40-60%RH范围内，防止档案受潮霉变。档案防火应设置防火墙、灭火器、自动喷淋系统等设施，确保档案存储区域在发生火灾时能够及时扑灭，防止火势蔓延。档案防虫应使用防虫剂、防虫柜等措施，定期进行虫害防治，防止虫蛀、霉变等对档案造成损害。档案防鼠应设置防鼠板、防鼠网、鼠夹等设施，防止鼠类进入档案室，破坏档案。档案存储应定期进行环境检查，及时更换失效的防潮、防火、防虫设备，确保各项防护措施有效运行。4.5档案存储的维护与保养档案存储应定期进行清洁和保养，包括除尘、擦拭、检查存储设备运行状态等，防止灰尘积累影响档案的可读性。档案存储应建立档案维护记录，记录档案的存放位置、状态、使用情况等，便于后续管理和追溯。档案存储应定期进行档案的调阅和使用，确保档案的可利用性，避免因长期存放导致档案老化或损坏。档案存储应根据档案的保存期限和使用频率，制定相应的维护计划，确保档案的长期保存和有效利用。档案存储应配备专业人员进行定期维护，确保档案存储环境和设施始终处于良好状态，保障档案的完整性和安全性。第5章档案的调阅与借阅5.1档案调阅的权限与流程档案调阅权限应依据《国家档案局关于加强档案管理工作的若干规定》进行分级管理，一般分为内部调阅、外部调阅及紧急调阅三类，确保档案信息的安全与保密。企业应建立档案调阅审批制度，明确调阅人身份、调阅目的、调阅范围及调阅期限，确保调阅行为符合档案管理规范。档案调阅需经档案管理员或指定人员审批，调阅记录应详细记录调阅时间、调阅人、调阅内容及调阅用途，确保调阅过程可追溯。企业应定期对档案调阅情况进行统计分析，评估调阅频率与使用情况，优化档案调阅流程，提高档案利用效率。对涉及企业机密或敏感信息的档案，调阅需经保密部门审批，并严格遵守保密协议，防止信息泄露。5.2档案调阅的记录与管理档案调阅记录应采用电子或纸质形式，确保记录完整、准确，便于后续查询与审计。企业应建立档案调阅登记台账，记录调阅时间、调阅人、调阅内容、调阅结果及归还情况，确保调阅过程可查可溯。档案调阅记录需由调阅人签字确认，确保调阅行为有据可查，防止虚假调阅或滥用档案。企业应定期对档案调阅记录进行归档管理，确保调阅记录的长期保存与可检索性。档案调阅记录应与档案实体同步管理，确保信息一致，避免因记录不全导致的档案管理漏洞。5.3档案借阅的申请与审批档案借阅需填写《档案借阅申请表》，明确借阅人、借阅档案名称、借阅日期、归还日期及借阅用途，确保借阅内容合法合规。借阅申请须经档案管理员审核，审核内容包括借阅人身份、借阅档案的保密等级、借阅期限及借阅用途是否符合规定。借阅审批应由部门负责人或档案管理机构负责人签字确认，确保借阅行为符合企业内部管理规定。借阅档案应按规定存放于档案室或指定区域，借阅人需在规定时间内归还档案，逾期未还者需按规处理。借阅档案应建立借阅台账，记录借阅人、借阅档案、借阅时间、归还时间及借阅状态，确保借阅过程可追溯。5.4档案借阅的归还与归档档案借阅归还时，借阅人需将档案按原样归还，确保档案完整性与可读性。归还档案应由借阅人签字确认，档案管理员需检查档案是否完好，无损坏或丢失后方可入库。归档时应按照档案分类标准进行整理，确保档案排列有序、便于查找与利用。借阅档案应按规定归还至档案室，并按规定进行归档管理，确保档案资料的完整与规范。借阅档案的归档应与档案实体同步，确保档案信息一致，避免因归档不规范导致的管理问题。5.5档案调阅与借阅的保密要求档案调阅与借阅过程中，应严格遵守《保密法》及《企业档案管理规范》，确保档案信息不被非法获取或泄露。档案调阅需在指定场所进行，调阅人员不得擅自复制、篡改或销毁档案内容。档案借阅应签订保密协议，明确借阅人保密责任，确保借阅档案不被用于非授权用途。档案调阅与借阅应建立保密检查机制，定期对调阅与借阅过程进行保密审查，防止信息外泄。档案调阅与借阅应建立保密责任追究制度，对违反保密规定的行为进行严肃处理，确保档案安全。第6章档案的销毁与处置6.1档案销毁的条件与程序档案销毁需符合国家档案管理法规，通常在档案失去保存价值或因法律法规要求时进行。根据《中华人民共和国档案法》规定，销毁档案需经档案管理部门审批，并确保档案内容无争议、无遗留问题。档案销毁前应进行鉴定，由专业人员评估其是否仍具有保存价值。鉴定结果需形成书面报告，并由相关责任人签字确认。档案销毁程序一般包括：登记、审批、销毁、归档等步骤。销毁前需在档案管理系统中进行登记，确保销毁过程可追溯。据《档案管理软件技术规范》（GB/T18894-2016），档案销毁应通过电子档案管理系统完成，确保销毁记录可查询、可追溯。档案销毁应由具备资质的档案管理人员操作，销毁后需在档案库房进行登记，并在销毁后一定时间内保留销毁记录，以备查阅。6.2档案销毁的审批与记录档案销毁需经过严格的审批流程，一般由档案管理部门负责人审批，并报上级主管部门备案。审批过程中需提供销毁依据、鉴定报告、销毁计划等材料，确保销毁过程合法合规。每次档案销毁应形成书面审批文件，包括销毁对象、销毁方式、销毁时间、责任人等信息。审批文件应保存在档案管理系统中，便于后续查阅和审计。档案销毁后，需在系统中进行销毁记录登记，包括销毁时间、执行人、审批人等信息，并存档备查。6.3档案销毁的监督与管理档案销毁过程需接受内部监督，确保销毁操作符合规定，防止因管理不严导致档案流失或损坏。监督可通过档案管理人员定期检查、档案库房巡查等方式进行，确保销毁过程全程可控。对于涉及重要档案的销毁，应由上级主管部门或第三方机构进行监督，确保销毁过程公开透明。监督记录应纳入档案管理台账，作为档案管理绩效考核的重要依据。档案销毁后，应定期对销毁记录进行复查，确保销毁过程无遗漏、无误。6.4档案销毁的记录与归档档案销毁后，应立即在档案管理系统中进行销毁记录登记，包括销毁时间、销毁方式、销毁人、审批人等信息。每次销毁记录应保存在档案管理系统中，并按照档案管理规范进行归档，确保可追溯。归档的销毁记录应按照档案管理分类标准进行管理，便于后续查阅和审计。归档的销毁记录应与原始档案一同保存，确保销毁过程的完整性和可查性。档案销毁记录应定期进行备份，防止因系统故障或人为失误导致记录丢失。6.5档案销毁的法律依据档案销毁必须依据国家法律法规，如《中华人民共和国档案法》《电子档案管理暂行办法》等。档案销毁需符合档案管理的保密要求，确保销毁后档案内容不被非法获取或利用。档案销毁应遵循“先鉴定、后销毁”的原则，确保销毁过程合法合规，避免法律风险。档案销毁的审批和记录应作为档案管理的重要环节，确保档案管理工作的规范性和可追溯性。档案销毁的法律依据应明确销毁的条件、程序、责任和监督机制，确保档案管理工作的合法性与规范性。第7章档案管理的信息化与数字化7.1档案管理信息化的必要性档案管理信息化是实现档案资源高效利用和可持续发展的核心手段，符合国家档案管理现代化的要求。传统档案管理模式存在信息孤岛、检索效率低、保管条件差等问题，信息化建设能够有效解决这些瓶颈。根据《国家档案局关于推进档案管理信息化建设的指导意见》（档发〔2019〕12号），档案信息化是档案事业发展的必由之路。信息化管理能够提升档案服务的便捷性与准确性，满足政府、企业及社会公众对档案信息的多样化需求。信息化建设可降低档案管理成本，提高管理效率，助力档案工作向智能化、精准化方向发展。7.2档案管理信息化的系统建设档案管理信息系统应具备数据采集、存储、检索、分析及共享等功能，形成统一的档案管理平台。系统建设需遵循“统一标准、分级管理、互联互通”的原则，确保各层级、各部门数据的兼容与协同。常见的档案管理信息系统包括档案管理平台（如档案管理系统）、电子档案管理系统（EAM）等，具有数据安全、权限控制、流程管理等核心功能。档案信息化系统应与企业ERP、OA等业务系统对接，实现数据共享与业务协同。系统建设需注重技术架构的稳定性与扩展性，支持未来业务发展和技术升级需求。7.3档案数字化的流程与标准档案数字化通常包括文件扫描、图像处理、OCR识别、元数据提取等环节，确保档案信息的完整性和准确性。档案数字化应遵循《国家档案局关于加强档案数字化工作的指导意见》（档发〔2020〕10号），明确数字化的规范流程与质量标准。根据《档案数字化技术规范》（GB/T18824-2016），档案数字化应采用统一的格式标准，如JPEG2000、PDF/A等。档案数字化需确保数据完整性、一致性与安全性，采用加密、权限管理、备份机制等保障数据安全。档案数字化应结合档案分类、编号、归档等管理流程，实现档案信息的有序管理与高效利用。7.4档案数字化的存储与管理档案数字化后应存储于安全、稳定的介质中，如磁带、光盘、云存储等，确保数据的长期可用性。档案存储应遵循“分级存储、异地备份”原则，保障数据在灾害、系统故障等情况下不丢失。档案存储需符合《信息安全技术信息系统安全等级保护基本要求》（GB/T22239-2019），确保数据安全与隐私保护。档案管理应建立统一的存储目录与权限管理体系，实现档案的分类、检索与调阅。档案存储应定期进行数据完整性检查与备份，确保数据的实时性与可靠性。7.5档案管理信息化的维护与升级档案管理信息系统需定期进行维护与升级，确保系统运行稳定、功能完善。维护工作包括系统监控、故障处理、性能优化等，应建立完善的运维机制与应急预案。档案信息化系统应结合技术发展，持续引入、大数据分析等新技术，提升管理效率。系统升级需遵循“先试点、后推广”的原则，确保新功能与业务流程的兼容性与安全性。档案信息化的维护与升级应纳入企业信息化整体规划，形成可持续发展的管理机制。第8章档案管理的监督与考核8.1档案管理的监督机制档案管理的监督机制应建立在制度化、规范化的基础上，通常包括内部审计、专项检查、定期评估等手段，以确保档案的完整性、安全性和可用性。根据《档案法》及相关法规，监督机制需覆盖档案的收集、整理、保管、利用等全过程。监督机制应结合信息化手段，如档案管理系统（FAMIS）或电子档案管理系统（EAMIS），实现对档案数据的实时监控与预警，提高监督效率。建议设立专职监督岗位，由档案管理人员、业务部门负责人及外