标准化合同审核与签署流程

标准化合同审核与签署流程工具模板一、适用范围与核心目标本流程工具适用于各类企业对外开展经济活动时，涉及的标准合同（如采购合同、销售合同、服务合同、合作协议等）的审核与签署管理，旨在通过规范化的操作步骤，明确各环节职责，降低合同法律风险，提高合同管理效率，保证合同条款的合规性与完整性，保障企业合法权益。二、标准化流程操作指引（一）需求发起与合同起草流程说明：业务部门根据合作需求，启动合同起草工作，保证合同内容真实反映合作双方意愿。责任部门：业务部门（需求发起方）、法务部门（支持起草）。关键操作：业务部门明确合作对方基本信息（名称、统一社会信用代码、法定代表人等）、合作标的、数量、价格、履行期限、质量标准等核心要素，填写《合同需求确认单》（见模板1）。法务部门根据业务需求，结合企业《合同管理办法》及行业规范，提供合同模板或协助起草合同文本，保证条款合法、逻辑清晰、权责明确。合同草案需明确以下核心内容：双方主体信息（全称、地址、联系方式、法定代表人/授权代表人）；合同标的（名称、规格、型号等）；数量、单价、金额及支付方式（含税费承担）；履行期限、地点、方式；质量标准与验收方法；双方权利义务、违约责任；争议解决方式（建议约定诉讼/仲裁管辖地）；合同生效条件、份数及附件清单。输出成果：《合同（草案）》《合同需求确认单》。（二）内部多级审核流程说明：合同草案需经业务、法务、财务等相关部门依次审核，保证内容无遗漏、风险可控。责任部门：业务部门（初审）、法务部门（合规审核）、财务部门（财务条款审核）。关键操作：业务初审：业务部门负责人对照《合同需求确认单》，审核合同内容是否与需求一致，标的、数量、价格等核心要素是否准确，合作方履约能力是否符合要求，签署《合同审核表》（见模板2）并签署意见。法务合规审核：法务部门重点审核合同主体资格（如合作方是否为合法存续企业、是否具备相应资质）、条款合法性（是否符合法律法规及监管要求）、权责对等性（双方权利义务是否平衡）、违约责任是否明确可执行，以及是否存在法律漏洞（如知识产权归属、保密条款等），提出修改意见并反馈业务部门。财务审核：财务部门审核合同金额准确性、支付方式是否符合财务管理制度（如预付款比例、进度款节点、发票要求等）、税费承担约定是否合规、资金支付风险是否可控，签署财务审核意见。审核通过标准：所有审核部门无重大异议或已就修改达成一致。输出成果：各部门审核完成并签署意见的《合同审核表》。（三）合同修订与最终确认流程说明：业务部门根据内部审核意见，与法务部门共同修订合同草案，形成最终版本并提交合作方确认。责任部门：业务部门、法务部门。关键操作：业务部门汇总各部门审核意见，与法务部门逐条修订合同条款，形成《合同修订说明》（如无重大修改可），保证修改内容符合审核要求。修订后的合同文本需再次提交各审核部门确认（如涉及重大条款变更，需重新履行审核流程）。业务部门将最终版合同文本（PDF版）发送至合作方，明确告知审核意见及修订内容，要求合作方在3个工作日内反馈确认结果（如需延长，需书面说明原因）。输出成果：《合同（最终版）》《合同修订说明》（如有）。（四）对方审核与协商流程说明：接收合作方反馈意见，必要时进行协商调整，保证双方就合同条款达成一致。责任部门：业务部门、法务部门。关键操作：业务部门及时跟踪合作方审核进度，接收对方反馈的修改意见（如对方对条款有异议，需书面记录异议内容）。法务部门与业务部门共同评估对方意见的合理性：对于合理且不损害企业利益的修改意见，应与对方协商达成一致，修订合同文本；对于不合理或涉及重大权益的修改意见，需向对方说明法律依据或企业立场，争取维持原条款；如双方无法就核心条款（如金额、违约责任、争议解决方式等）达成一致，应及时上报管理层决策，必要时终止合作。双方确认合同最终条款后，由合作方加盖公章（或合同专用章）并签署，扫描件反馈至我方。输出成果：双方签署的《合同（最终版）》（扫描件）。（五）签署准备与正式签署流程说明：确认合同签署主体资格，完成签署流程，保证合同合法生效。责任部门：业务部门、法务部门、行政管理部门。关键操作：主体资格确认：法务部门核实合作方签署人身份及授权权限：如为法定代表人签署，需核验其证件号码复印件及营业执照；如为授权代表人签署，需核验其《授权委托书》（原件或扫描件，需载明授权范围、权限及期限）、证件号码复印件及合作方公章。签署文件准备：行政管理部门根据合同份数要求，打印纸质合同文本（保证与最终版扫描件内容一致），加盖企业公章（或合同专用章），并填写签署日期。正式签署：现场签署：双方签署人共同在场，在合同文本指定位置签字（自然人需签字，法人需盖章+法定代表人或授权代表人签字），签署后我方留存原件至少2份（业务部门1份、法务部门1份，财务部门根据需要留存）。远程签署：如需采用电子签署，需通过合法合规的第三方电子签约平台（如e签宝、法大大等），保证签署过程真实、有效，电子合同文本与企业电子档案系统对接。输出成果：签署完成的纸质合同原件/电子合同文件。（六）合同归档与履约跟踪流程说明：合同签署后及时归档，并持续跟踪履约情况，防范履约风险。责任部门：业务部门、法务部门、档案管理部门。关键操作：归档管理：业务部门在合同签署后2个工作日内，将合同原件、签署页、附件、《合同审核表》《合同需求确认单》等材料提交档案管理部门，由档案管理部门统一编号、登记、归档（电子版同步存入企业合同管理系统）。履约跟踪：业务部门作为合同履约主责部门，需建立《合同履约跟踪表》（见模板3），定期记录合作方履行情况（如交付进度、付款节点、质量验收结果等），发觉履约异常（如延迟交付、质量不达标等）及时上报法务部门及管理层，启动协商或追责程序。合同终止/解除：合同履行完毕或需提前终止/解除时，业务部门需与合作方书面确认（签订《合同终止协议》或《解除协议》），并报法务部门备案，保证后续无纠纷。输出成果：合同档案、《合同履约跟踪表》《合同终止/解除协议》（如有）。三、配套工具模板模板1：合同需求确认单合同名称需求部门合作对方名称需求发起人合作标的□采购□销售□服务□合作□其他预计合同金额人民币万元核心需求描述（可附页）希望签署期限年月日前业务部门负责人意见签字：日期：模板2：合同审核表合同名称《XXX合同》合同编号QD-2024-XXX审核部门□业务□法务□财务□其他审核日期年月日审核内容□主体资格□条款合法性□金额准确性□支付方式□违约责任□其他审核意见修改建议（可附页）审核人签字部门负责人签字模板3：合同履约跟踪表合同名称《XXX合同》合同编号QD-2024-XXX合作对方XXX公司履约期限年月日至年月日履约节点计划完成时间实际完成时间履约情况说明（□正常□延迟□异常）节点1：交付标的物年月日节点2：验收合格年月日节点3：支付尾款年月日异常情况记录备注四、关键风险控制点主体资格风险：合作方需提供最新营业执照复印件（加盖公章），核实其经营范围、资质许可（如特殊行业需具备生产/经营许可证），避免与无民事行为能力或超越经营范围的主体签约。条款完整性风险：合同中不得遗漏标的、金额、履行期限、违约责任等核心条款，避免因条款模糊导致争议（如“合理期限”“市场价”等需明确具体标准）。法律合规风险：禁止设置违反法律法规的条款（如“霸王条款”、免除己方主要责任等），争议解决方式优先约定企业所在地法院管辖或明确仲裁机构。签署权限风险：保证对方签署人获得有效授权，避免因无权代理导致合同无效（如授权委托