企业文档管理制度编写模板

企业文档管理制度编写模板一、制度目的与适用范围本制度旨在规范企业各类文档的创建、审批、流转、归档、保管及使用流程，保证文档信息的完整性、安全性、可追溯性，提高文档管理效率，支撑企业合规运营与知识沉淀。适用于企业内部所有部门、员工在履职过程中产生、处理和使用的各类文档，包括但不限于管理类文档（如制度、流程、会议纪要）、业务类文档（如合同、方案、报告）、技术类文档（如设计图纸、代码手册）、财务类文档（如凭证、报表）等。二、管理机构与职责分工（一）文档管理委员会组成：由企业分管行政/运营的副总经理担任主任，行政部、法务部、财务部、业务部门负责人及核心骨干为委员。职责：审定文档管理制度及相关配套规范；协调解决文档管理中的重大问题（如跨部门流程争议、密级划分争议）；监督制度执行情况，审批文档管理年度工作计划。（二）行政部（文档管理归口部门）职责：制度起草、修订及解释，组织制度培训与宣贯；建立企业文档分类体系与编码规则，维护文档管理台账；负责通用类文档（如制度模板、会议纪要模板）的统一发布与版本管理；监督各部门文档管理流程执行，定期组织文档管理检查；负责文档库（含电子文档系统与实体档案室）的日常维护与安全管理。（三）业务部门职责：执行本制度，指定专人（兼职文档管理员）负责本部门文档的日常管理；按要求编制、审核本部门业务文档，保证内容真实、合规；负责本部门文档的初步分类、整理及向行政部归档；配合文档管理委员会与行政部的检查与整改工作。（四）法务部/财务部（专业审核部门）职责：负责审核业务文档中的法律合规性（如合同条款、制度合法性）；负责审核财务类文档的准确性与合规性（如报销凭证、报表附注）；对涉密文档的密级划分提出专业意见。三、文档分类与编码规则（一）文档分类根据文档性质与用途，分为以下一级分类，并可根据部门需求设置二级分类：一级分类二级分类说明管理类制度流程、会议纪要、通知公告企业内部规范管理、决策记录、信息传达类文档业务类销售合同、项目方案、客户资料支撑业务开展的市场、客户、项目类文档技术类设计图纸、研发文档、操作手册技术研发、产品实现、操作指导类文档财务类凭证账簿、报表分析、预算文件财务核算、资金管理、预算控制类文档人力资源类招聘录用、培训记录、绩效考核员工管理、培训发展、绩效评估类文档其他审计报告、资质证书、外部函件不属于上述分类但需保管的文档（二）文章样式规则文章样式采用“一级分类代码-部门代码-年份-流水号”格式，保证唯一性：编码部分规则说明示例一级分类代码管理类（GL）、业务类（YW）、技术类（JS）、财务类（CW）、人力资源类（RL）GL部门代码行政部（XZ）、销售部（XS）、研发部（YF）、财务部（CW）、人力资源部（RL）XZ年份文档创建年份（4位数字）2024流水号当年该部门该分类文档的流水号（3位数字，从001开始）001完整示例：GL-XZ-2024-001（表示2024年行政部管理类第1号文档）。四、文档全生命周期管理流程（一）文档创建与审核创建要求：使用企业统一模板（见“配套管理表单模板”部分）编制文档，内容需准确、完整、逻辑清晰，符合相关法规与企业规范；涉及多个部门的文档，需由牵头部门组织联合编制，保证各方意见一致。审核流程：普通文档（如部门内部通知、非核心业务方案）：部门负责人审核→行政部备案；重要文档（如管理制度、合同、项目方案）：部门负责人审核→法务部（法律合规性审核）/财务部（财务数据审核）→分管领导审批→行政部编号发布；涉密文档（如核心技术资料、未公开并购方案）：在“重要文档”流程基础上，增加文档管理委员会审批，明确密级与传阅范围。（二）文档发布与分发发布：经审批通过的文档，由行政部统一编号、加盖企业公章（电子文档需加盖电子印章）后发布；电子文档通过企业OA系统、文档管理系统（如SharePoint、钉钉知识库）发布，实体文档由行政部登记后分发至相关部门。分发记录：行政部需建立《文档分发台账》，记录文档名称、编码、分发部门/人员、分发日期、签收人等信息（模板见“配套管理表单模板”）。（三）文档修订与版本管理修订触发条件：法规政策变化、企业战略调整、业务流程优化、文档内容存在错误或遗漏时，需启动修订流程。修订流程：由需求部门提交《文档修订申请表》，说明修订原因与主要内容→行政部组织原编制部门及相关部门审核→按原审批流程审批→发布新版本，同时废止旧版本；版本号规则：首次发布为V1.0，每次修订依次递增（如V1.1、V2.0），旧版本需归档保存至少3年（涉密文档按密级规定保存期限）。（四）文档归档归档范围：所有已发布、废止、具有保存价值的文档（包括电子文档与实体文档）；归档时间：电子文档在发布后1个工作日内至文档管理系统，实体文档在季度结束后10日内整理归档。归档要求：电子文档：按“一级分类-部门-年份”文件夹结构存储，文件名包含编码与名称（如“GL-XZ-2024-001_企业文档管理制度”）；实体文档：使用档案盒统一存放，盒外标注“一级分类-部门-年份-文档名称及编码”，盒内附《归档文档清单》（模板见“配套管理表单模板”）。归档保管：行政部负责实体档案室的防火、防潮、防虫、防盗管理，电子文档需定期备份（每日增量备份+每周全量备份），保证数据安全。（五）文档借阅与使用借阅权限：普通文档：员工通过OA系统申请，经本部门负责人审批后即可查阅/；重要文档：需经分管领导审批，行政部备案；涉密文档：仅限指定人员查阅，需文档管理委员会主任审批，且借阅后限期归还（一般不超过3个工作日）。借阅记录：借阅人需填写《文档借阅申请表》（模板见“配套管理表单模板”），记录借阅文档信息、用途、归还时间；行政部定期统计借阅记录，对超期未还文档进行催收。（六）文档保管期限与销毁保管期限：根据文档价值与法规要求，分为永久（如公司章程、年度审计报告）、长期（10年以上，如重要合同、技术档案）、短期（3-10年，如日常通知、会议纪要）三类，具体参照《企业文档保管期限表》（由行政部另行制定）。销毁流程：保管期限届满的文档，由行政部编制《文档销毁清单》，经法务部审核、分管领导审批后，方可销毁；销毁时需由2人以上共同监销，保证信息无法恢复（电子文档采用物理删除+低级格式化，实体文档采用碎纸机处理）；《文档销毁清单》需保存5年以上备查。五、配套管理表单模板（一）《文档分发台账》文章样式文档名称一级分类发布日期分发部门/人员签收人分发日期备注GL-XZ-2024-001企业文档管理制度管理类2024-03-01各部门张三2024-03-02含电子版YW-XS-2024-015年度销售合同模板业务类2024-03-15销售部、法务部李四2024-03-16仅限部门内部使用（二）《文档借阅申请表》申请人部门联系方式借阅日期归还日期借阅用途王五研发部2024-03-202024-03-22参考历史项目方案文章样式文档名称密级审批人审批日期备注———-————————–——–———-——JS-YF-2023-008XX产品研发手册秘密赵六2024-03-19限现场查阅（三）《归档文档清单》（档案盒内）序号文档名称文章样式归档日期保管期限页数备注12024年Q1部门会议纪要GL-XZ-2024-0032024-04-015年12含电子版2XX项目验收报告YW-PM-2024-0212024-04-01长期25签字版原件六、关键执行要点（一）合规性优先文档内容需符合《_________档案法》《企业内部控制基本规范》等法规要求，涉密文档的划分与管理需严格遵守国家保密规定，避免信息泄露风险。（二）全员培训与意识提升行政部需每年组织至少2次文档管理培训，覆盖新员工入职培训与老员工年度复训，重点讲解制度要求、流程规范、保密责任，保证员工掌握文档管理基础知识。（三）技术工具支撑企业应配置电子文档管理系统（如具备版本控制、权限管理、审计日志功能的系统），实现文档全流程线上化管理，减少人工操作风险，提高管理效率；实体档案室需配备必要的安全设备（如监控、消防器材、温湿度计）。（四）监督与考核文档管理委员会每半年组织一次文档管理专项检查，重点检查文档分类准确性、流程执行规范性、归档完整性，检查结果纳入部门绩效考核；对违反制度的行为（如未经审批借阅涉密文档、伪造文