质量管理体系自查与整改计划模板

质量管理体系自查与整改计划模板一、适用工作场景二、实施步骤详解步骤一：自查准备阶段明确自查目的与范围根据组织当前质量管理重点（如新产品投产、客户投诉集中、体系换版审核等），确定自查目标（如验证体系符合性、识别改进机会）。界定自查范围，覆盖质量管理体系全部要素（如管理职责、资源管理、产品实现、测量分析和改进）或特定模块（如生产过程控制、供应商管理）。组建自查小组由质量管理部门牵头，抽调技术、生产、采购、销售等跨部门人员，保证小组具备专业性和独立性。明确小组成员职责：组长统筹协调，成员负责具体条款自查、证据收集、问题记录。制定自查计划内容包括：自查时间节点、检查项目清单、检查方法（文件审查、现场核查、人员访谈、数据追溯等）、输出成果要求（自查报告、问题清单）。计划需经管理者代表审批后发布，提前通知被检查部门。步骤二：自查实施阶段文件与记录审查依据质量手册、程序文件、作业指导书及相关法规，审查体系文件的充分性、适宜性和有效性。抽取质量记录（如检验报告、培训记录、内审报告、客户反馈表），核查记录的完整性、真实性和规范性。现场核查与人员访谈到生产/服务现场，观察实际操作是否符合文件规定（如设备点检、工艺执行、标识管理）。与关键岗位人员（操作工、检验员、班组长）访谈，知晓其对体系要求的理解程度及执行情况。问题记录与证据固化对发觉的不符合项，详细记录问题描述（如“XX工序未按作业指导书要求进行首件检验”）、发生地点、涉及人员、相关证据（如照片、记录复印件、视频）。填写《质量管理体系自查问题记录表》（见模板表格），保证问题描述客观、具体，避免模糊表述（如“管理不到位”需明确具体环节）。步骤三：问题汇总与原因分析问题分类与分级按问题性质分类：体系文件缺陷（文件缺失、条款不明确）、执行偏差（未按文件操作）、资源不足（设备老化、人员技能不足）、外部因素（供应商供货不达标）。按影响程度分级：严重不符合（导致产品不合格、客户投诉或法规风险）、一般不符合（未造成实际影响但存在潜在风险）、观察项（建议改进的潜在问题）。原因分析对不符合项采用“5Why分析法”或“鱼骨图法”分析根本原因，避免停留在表面原因（如“员工未执行操作”需深挖原因：培训不到位？监督缺失？文件可操作性差？）。填写《不符合项原因分析表》，明确直接原因和根本原因。步骤四：整改计划制定制定整改措施针对每个不符合项，制定具体、可操作的整改措施，明确“做什么、怎么做”（如“修订《首件检验作业指导书》，增加检验项目及判定标准，于XX日前完成发布”）。严重不符合项需制定短期纠正措施（立即纠正）和长期预防措施（防止再发生）。明确责任与时限落实整改责任部门及责任人（如“生产部负责现场操作规范整改，质量部负责文件修订”），保证责任到人。根据问题级别设定完成时限：严重不符合项一般不超过7个工作日，一般不符合项不超过15个工作日。审批与发布整改计划需经责任部门确认、质量管理部门审核、管理者代表审批后发布，保证措施可行、资源到位。步骤五：整改实施与跟踪整改执行责任部门按计划落实整改措施，过程中保留实施证据（如修订后的文件、培训记录、整改前后对比照片）。质量管理部门对整改进度进行跟踪，对逾期未完成的部门及时预警并协调资源。整改验证整改完成后，由自查小组或指定验证人员对整改效果进行现场验证，确认不符合项已关闭（如“首件检验记录完整，检验项目符合新修订标准”）。填写《整改效果验证表》，记录验证结果（合格/不合格）及遗留问题。步骤六：体系改进与闭环更新体系文件对因体系文件缺陷导致的不符合项，及时修订相关文件（手册、程序、作业指导书），并重新发布、培训。总结与复盘召开自查整改总结会，通报整体情况，分析共性问题（如多部门存在的记录填写不规范），提出体系优化建议。将自查整改资料（问题记录、整改计划、验证报告）整理归档，作为体系运行记录和下次自查输入。三、模板表格表1：质量管理体系自查问题记录表序号自查项目自查内容/条款自查标准依据自查方法自查结果（符合/不符合）问题描述（含证据索引）责任部门责任人发觉日期1生产过程控制首件检验执行情况《首件检验作业指导书》第3.2条现场核查记录、访谈操作工不符合2023年10月生产批次A001未执行首件检验，记录表无签字（见附件1照片）生产部*志强2023-10-152供应商管理供应商定期评价《供应商控制程序》第4.5条文件审查、供应商评价报告不符合2023年Q3未对XX供应商进行现场评价，仅通过问卷评估（见附件2报告）采购部*敏2023-10-16表2：不符合项原因分析表序号问题描述直接原因根本原因分析方法分析人日期1批次A001未执行首件检验操作工未按要求开展检验新员工入职时未完成首件检验专项培训，培训记录缺失（见附件3培训计划）5Why分析法*华2023-10-172未对XX供应商现场评价采购部人手不足，未安排评价供应商评价流程未明确频次及资源保障要求，导致执行随意鱼骨图法*磊2023-10-17表3：整改计划与跟踪表序号不符合项描述整改措施责任部门责任人计划完成时限实际完成时间整改状态（进行中/已完成）验证结果验证人验证日期1批次A001未执行首件检验1.10月20日前组织新员工首件检验专项培训并考核；2.生产班组每日首件检验后由班组长签字确认生产部*志强2023-10-202023-10-18已完成培训记录齐全，首件检验表签字完整（见附件4）*华2023-10-222未对XX供应商现场评价1.10月25日前完成XX供应商现场评价；2.11月前修订《供应商控制程序》，明确“每半年至少1次现场评价”采购部*敏2023-10-252023-10-24已完成评价报告完成，程序修订版已发布（见附件5）*磊2023-10-26表4：整改效果验证表序号整改措施验证内容验证方法验证结果（合格/不合格）遗留问题改进建议1首件检验培训及流程优化1.新员工培训考核成绩；2.近3日首件检验记录完整性查阅培训记录、抽查检验表合格无将首件检验纳入每日班前会强调2供应商评价及程序修订1.现场评价报告；2.新程序条款可执行性审查报告、文件评审合格无建立供应商评价档案，动态跟踪四、关键注意事项自查客观性原则自查过程需以事实为依据，避免主观臆断，问题描述需附带具体证据（如记录编号、照片、时间点），保证可追溯性。整改措施有效性整改措施需针对根本原因制定，避免“头痛医头、脚痛医脚”（如仅对操作工处罚而未优化培训体系）。严重不符合项需制定预防措施，防止问题重复发生。责任与权限匹配整改责任人需具备相应的资源调配权限（如文件修订需部门负责人审批），保证整改措施落地；质量管理部门需全程跟踪，对整改不力的部门及时上报管理者代表。闭环管理要求所有不符合项需完成“发觉问题-分析原因-整改实施-效果验证-体系更新”闭环，未按期完成或验证不合格的