采购合同审批流程标准化模板

采购合同审批流程标准化模板一、适用范围与常见应用场景二、采购合同审批标准化操作流程1.需求发起与部门初审责任主体：需求部门（如生产部、行政部、项目部）操作内容：需求部门根据业务需求，填写《采购申请表》，明确采购物品/服务的名称、规格、数量、预估金额、交付时间、用途等关键信息，附相关支撑材料（如采购需求说明书、市场调研报告、预算批复文件）。部门负责人对采购需求的合理性（是否符合业务规划、是否在预算范围内）进行初审，签字确认后提交至采购部门。输出成果：《采购申请表》（部门负责人签字版）、需求支撑材料2.采购部门对接与合同拟定责任主体：采购部门操作内容：采购部门接收《采购申请表》后，审核采购需求的合规性（如是否履行内部询价比价程序、是否涉及独家采购等），并根据采购类型开展供应商对接：标准化物资：通过合格供应商库选择至少3家供应商进行询价，形成《询价比价记录表》；定制化服务/工程：组织供应商踏勘、技术交流，确定合作方案及报价。根据谈判结果，由采购专员拟定《采购合同》，内容需包括：合同双方信息、采购标的详细描述、数量与质量标准、价格与付款方式、交付/验收条款、违约责任、争议解决方式、合同生效条件等核心条款。输出成果：《询价比价记录表》（如适用）、《采购合同（草案）》、供应商资质文件（营业执照、相关资质证书等）3.法务合规审查责任主体：法务部门（或外聘法律顾问）操作内容：采购部门将《采购合同（草案）》及附件提交法务部门，重点审查以下内容：合同主体合法性：供应商是否具备履约资质（如特殊行业经营许可证、安全生产许可证等）；条款合规性：是否违反法律法规（如《民法典》《招标投标法》），是否存在显失公平、免责条款等风险；权责对等性：双方权利义务是否明确，违约责任是否合理、可执行；税费与知识产权条款：税费承担方式是否清晰，涉及技术/专利的需明确知识产权归属。法务部门出具《法务审查意见书》，对合同修改提出明确建议（如“增加不可抗力条款”“修改违约金比例”），采购部门根据意见修订合同后再次提交。输出成果：《法务审查意见书》（含修订意见）、《采购合同（修订版）》4.财务资金审核责任主体：财务部门操作内容：财务部门审核合同中的资金安排，重点关注：价格合理性：是否超出预算（如超预算需附预算调整审批单），是否与市场价格一致；付款方式：是否符合企业财务制度（如预付款比例、进度款节点、质保金约定）；发票要求：明确发票类型（如增值税专用发票）、开具时间及交付条件；资金来源：是否落实专项预算或资金计划。财务部门出具《财务审核意见书》，确认资金安排合规后，提交至管理层审批。输出成果：《财务审核意见书》、预算合规性说明（如适用）5.管理层最终审批责任主体：分管采购副总/总经理/董事会（根据采购金额分级授权）操作内容：综合采购、法务、财务部门的审核意见，管理层对合同的整体风险（如战略匹配度、重大成本支出、合作方可靠性）进行最终决策。对于重大采购合同（如金额超XX万元或涉及核心业务），需召开专题评审会，相关部门负责人列席说明，管理层集体审议后签署《审批意见书》。输出成果：《管理层审批意见书》（明确“同意”“修改后同意”或“不同意”决定）6.合同签署与分发归档责任主体：采购部门、行政档案部门操作内容：审批通过后，采购部门安排双方正式签署合同：加盖合同专用章（或公章），保证骑缝章完整；签署页需双方授权代表签字（附法定代表人授权委托书，如非法定代表人签署）。采购部门在合同签署后2个工作日内，将合同正本分发至需求部门、财务部门、法务部门，并扫描电子版存档；行政档案部门对合同正本统一编号、归档，建立《合同管理台账》（记录合同编号、签署日期、金额、履行期限、归档位置等信息）。输出成果：签署生效的《采购合同》正本、电子版合同、《合同管理台账》7.合同履行与跟踪责任主体：需求部门、采购部门操作内容：需求部门按合同约定跟踪交付/服务进度，组织验收（如货物验收需填写《验收单》，服务验收需出具《验收合格报告》），并反馈至采购部门。采购部门监督供应商履约情况，对延迟交付、质量不达标等问题及时启动违约条款，协调解决争议；财务部门根据验收结果及合同约定安排付款。输出成果：《验收单》《验收合格报告》、履约跟踪记录三、审批流程表与合同信息模板（一）采购合同审批流程表审批步骤责任部门/岗位操作内容简述完成时限所需材料需求发起与初审需求部门/部门负责人提交采购申请，审核需求合理性收到需求后1个工作日《采购申请表》、需求说明、预算文件采购对接与合同拟定采购部门/采购专员询价比价、拟定合同草案收到申请后3个工作日《询价比价记录表》、供应商资质、合同草案法务合规审查法务部门审查合同合法性、条款完整性收到合同后2个工作日合同草案、《法务审查意见书》财务资金审核财务部门审核资金安排、价格合理性收到合同后2个工作日《财务审核意见书》、预算说明管理层审批分管副总/总经理最终决策风险与合规性收到审核意见后1个工作日《管理层审批意见书》合同签署与归档采购部门、行政部组织签署、分发合同、归档审批通过后2个工作日签署版合同、《合同管理台账》（二）采购合同基本信息模板合同编号：__________（规则：年份+月份+部门简称+序号，如202405-CG-001）合同双方信息采购方（甲方）供应商（乙方）单位名称________________________________________________法定代表人__________________地址________________________________________________联系人及电话_________（采购专员*工）_________（供应商代表*经理）合同核心条款内容说明采购标的名称：__________；规格型号：__________；数量：__________质量标准__________（如：国标/行标/双方确认的技术参数）合同金额人民币（大写）：__________；（小写）：¥__________付款方式□预付__%□进度款（按节点支付%）□货到款%□质保金%（__个月后支付）交付/验收交付时间：____年_月日前；交付地点：_______；验收标准：__________违约责任甲方逾期付款：按日万分之__支付违约金；乙方逾期交付：按日万分之__支付违约金，超过__日甲方有权解除合同合同生效本合同自双方法定代表人或授权代表签字并盖章之日起生效附件清单1.技术参数附件；2.询价比价记录；3.乙方资质文件等四、关键执行要点与风险提示合规性优先：合同条款必须符合《民法典》《公司法》等法律法规，禁止设置“霸王条款”；供应商资质需在有效期内，特殊行业（如食品、医疗器械）需具备相关经营许可。材料完整性：审批环节需保证《采购申请表》《询价比价记录》《法务审查意见书》《财务审核意见书》等材料齐全，避免因材料缺失导致审批反复。审批时限管控：各部门需在规定时限内完成审核，如遇特殊情况需延期，需提前1个工作日书面说明，避免影响整体进度。沟通协同：需求部门、采购部门、法务、财务需保持密切沟通，对合同条款争