销售合同评审与签订标准化工具

销售合同评审与签订标准化工具一、适用场景与对象本工具适用于企业销售部门在与客户达成初步合作意向后，对销售合同进行规范化评审、修订及签订管理的全流程。具体场景包括：新客户首次合作合同的签订；大额订单（如单笔合同金额超过XX万元）或长期合作（合同期限超过1年）的合同签订；涉及特殊条款（如定制化产品、分期付款、知识产权归属等）的合同签订；客户提出的非标准合同文本（如客户提供的合同模板）的审核与修订。参与对象包括：销售业务人员、销售部门负责人、法务专员、财务主管及相关业务部门（如产品部、交付部）负责人。二、标准化操作流程步骤1：合同起草与基础信息核对责任主体：销售业务人员操作要点：根据客户需求及双方口头约定，起草合同文本，优先使用公司标准合同模板；若客户提供合同模板，需标注与公司标准条款的差异点。核对基础信息准确性：合同双方全称、统一社会信用代码、法定代表人、地址、联系方式等需与营业执照、授权委托书等证明文件一致，避免因信息错误导致合同效力风险。明确核心商务条款：包括产品/服务名称、规格型号、数量、单价、总金额、质量标准、交付时间、交付地点、付款方式（如预付款比例、尾款支付条件）、违约责任、争议解决方式等。输出物：合同初稿、基础信息核对清单（见模板1）。步骤2：内部多部门联合评审责任主体：销售部门负责人（牵头）、法务专员、财务主管、产品/交付部负责人操作要点：销售部门评审：重点审核商务条款的合理性，如价格是否符合公司定价策略、交付时间与产能是否匹配、客户特殊需求是否可满足等。法务部门评审：审核合同条款的合法性、合规性，包括：主体资格：客户是否具备签约能力（如企业法人需提供营业执照复印件，自然人需提供证件号码复印件）；条款有效性：避免出现“霸王条款”“显失公平”等情形，违约责任、知识产权、保密协议等条款是否完整；法律风险点：争议解决方式（仲裁/诉讼）是否明确，管辖法院/仲裁机构是否约定清晰。财务部门评审：审核付款条款的财务风险，如预付款比例是否符合公司规定（一般不超过30%）、发票开具时间与付款节点的匹配性、客户信用状况（如是否有逾期付款记录）、汇率条款（若涉及跨境交易）等。产品/交付部评审：确认产品规格、质量标准、交付周期等技术条款是否可执行，是否存在技术障碍或供应链风险。输出物：合同评审意见表（见模板2），各部门需在2个工作日内反馈评审意见，销售业务人员汇总差异点并协调修订。步骤3：客户沟通与条款修订责任主体：销售业务人员操作要点：将内部评审通过的合同版本（或修订版）提交给客户，同步说明公司评审意见及修订理由，重点沟通存在分歧的条款（如客户提出的违约责任过重、付款周期延长等）。与客户协商一致后，形成最终合同文本，保证双方权利义务对等，避免模糊表述（如“尽快”“大约”等需替换为具体时间或数量）。若客户坚持修改公司核心条款（如降低预付款比例、延长质保期等），需提报销售部门负责人审批，重大条款修订需报请公司分管领导审批。输出物：客户确认的最终合同文本、沟通记录（邮件/函件）。步骤4：最终审批与授权签署责任主体：销售部门负责人、公司法定代表人（或授权代表）操作要点：销售业务人员将最终合同文本、评审意见表、客户沟通记录等材料提交销售部门负责人审核，确认所有条款已达成一致且无遗留风险。根据合同金额及重要性分级审批：金额在XX万元以下的合同，由销售部门负责人审批；金额在XX万-XX万元的合同，需经销售部门负责人及分管副总联合审批；金额超过XX万元或涉及重大战略合作的合同，需报请总经理审批。审批通过后，由法定代表人或其书面授权的代表（需提供授权委托书）签署合同，保证签字字迹清晰、用印规范（合同骑缝章、公章/合同章均需齐全）。输出物：审批完成的合同文本、授权委托书（若适用）。步骤5：合同签订与归档管理责任主体：销售业务人员、合同管理部门操作要点：合同签订后，保证双方各执正本至少1份（如客户要求多份，需在合同中明确份数及效力），同时扫描存档电子版（PDF格式，含签字盖章页）。在3个工作日内将合同原件提交至合同管理部门归档，同步更新《合同签订登记表》（见模板3），记录合同编号、签订日期、客户信息、金额、履行状态等关键信息。销售业务人员负责向客户发送合同履行通知（如预付款提醒、交付计划等），并跟踪合同履行进度，保证按约定完成交付、收款等环节。输出物：归档合同原件、电子版合同、《合同签订登记表》。三、配套工具模板模板1：基础信息核对清单核对项目客户信息内容核对结果（√/×）备注（如需补充资料）客户全称统一社会信用代码法定代表人注册地址联系人及电话授权委托书（若非法定代表人签约）授权范围、有效期、授权人签字需提供复印件并加盖公章产品/服务清单名称、规格型号、数量、单价、总金额交付时间及地点付款方式预付款比例、尾款支付条件、账户信息账户信息需与开户许可证一致模板2：合同评审意见表合同编号评审阶段（□初稿/□修订稿）评审部门评审日期评审人评审意见销售部门□条款合理□需修改（修改意见：__________）法务部门□合法合规□需修改（修改意见：__________）财务部门□无风险□需修改（修改意见：__________）产品/交付部□可执行□需修改（修改意见：__________）综合评审结论□通过，可提交客户□需修订后再次评审□不通过，终止合作审批人签字销售负责人：_______法务负责人：_______财务负责人：_______模板3：合同签订登记表合同编号签订日期客户名称合同金额（元）合同期限履行状态（□待履行/□履行中/□已完成/□已终止）归档编号负责人备注需记录合同履行中的关键节点（如预收款到账、交付验收、尾款支付等）及异常情况四、关键风险控制与执行要点主体资格审核：签约前务必核实客户身份，企业客户需查验营业执照（最新年检版）、法定代表人证件号码明，自然人需查验证件号码；若由授权代表签约，必须提供加盖公章的授权委托书，明确授权范围和期限。条款明确性：避免使用“原则上”“尽量”等模糊表述，所有时间、金额、数量、质量标准等需量化；违约责任需明确具体计算方式（如“逾期付款按日万分之五支付违约金”）。评审时效管理：各部门需在约定时限内完成评审（一般不超过2个工作日），避免因延迟导致合同签订错过客户需求窗口期；若评审意见存在分歧，由销售部门负责人牵头协调，必要时提请公司分管领导裁定。印章与签字规范：合同需加盖公司公章或合同专用章（严禁使用财务章、发票章等替代），法定代表人签字需亲笔签名，不得代签；若客户为异地签约，可通过电子签章（需符合《电子签名法》规定）或邮寄合同原件（客户签字盖章后寄回）方式签订，但需保留邮寄凭证及签收回执。保密与信息管理：合同文本及评审过程中涉及的商业信息（如客户报价、技术参数）需