村居会议制度

村居会议制度第一章总则第一条为规范公司村居会议管理，防范经营风险，提升管理效能，依据国家相关法律法规及集团母公司关于内部控制、风险管理的规定，结合公司实际业务需求，制定本制度。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工。公司村居会议的议题范围包括但不限于业务决策、风险防控、政策解读、工作部署等，涉及公司战略规划、资源调配、合规管理等重大事项需经会议审议通过。第三条本制度中下列术语定义如下：（一）“村居会议专项管理”是指公司通过制度约束、流程优化、风险识别、监督考核等手段，对村居会议进行系统性规范，确保会议决策合法合规、高效运行的管理活动。（二）“专项风险”是指公司在村居会议管理过程中可能出现的决策失误、流程缺漏、信息泄露、利益输送等风险。（三）“XX合规”是指村居会议的议题、流程、决议等符合国家法律法规、行业准则及公司内部管理制度的要求。第四条村居会议专项管理应遵循以下原则：（一）“全面覆盖”原则，确保所有村居会议纳入统一管理范畴；（二）“责任到人”原则，明确会议组织、参会、决策等各环节责任主体；（三）“风险导向”原则，重点关注可能影响会议决策合法性和有效性的风险点；（四）“持续改进”原则，根据业务发展和管理需求动态优化制度流程。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对公司村居会议专项管理负总责，对会议决策的合法合规性、风险防控有效性承担最终责任；分管领导为公司村居会议专项管理的直接责任人，负责组织协调、监督考核及制度修订。第六条设立村居会议专项管理领导小组，由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，成员包括各相关部门负责人。领导小组负责统筹协调公司村居会议管理，审议重大议题的决策方案，监督制度执行情况，定期评估管理效果。第七条公司各部门、下属单位及全体员工应落实村居会议专项管理要求，具体职责划分如下：（一）牵头部门：由公司[综合管理部]负责，统筹村居会议专项管理制度建设，组织风险识别与评估，监督考核制度执行，开展培训宣贯，定期汇总管理情况并报领导小组审议。（二）专责部门：由公司[合规管理部]负责，对村居会议的议题合规性、流程规范性进行审核，优化会议管理流程，处置会议过程中的风险事件，制定相关操作细则并监督落实。（三）业务部门/下属单位：负责落实本领域村居会议管理要求，开展日常风险防控，确保会议决议执行到位，及时上报异常情况及改进建议。第八条基层执行岗员工应严格遵守村居会议管理制度，履行以下合规操作责任：（一）岗位合规承诺，签署《村居会议专项管理合规承诺书》；（二）风险识别与上报，发现会议流程缺漏、决策风险、信息泄露等问题及时向专责部门报告；（三）执行会议决议，确保个人工作与会议决策保持一致。第三章专项管理重点内容与要求第九条议题管理：村居会议议题须由业务部门/下属单位提交，经牵头部门审核后纳入会议议程。严禁未经审核的临时议题进入会议讨论，重大议题需提前发布议题清单供参会人员预习。第十条会议组织：村居会议应提前制定会议方案，明确会议时间、地点、参会人员、议题顺序、决策规则等，确保会议准备充分、高效运行。会议组织部门需对会场安全、设备保障、资料分发等进行预演检查。第十一条决策流程：村居会议决策应遵循民主集中制原则，重大事项需经参会人员三分之二以上同意方为有效。决策决议需形成书面文件，经会议主持人签字确认后存档备查，涉及资金审批的需同时附上财务部门审核意见。第十二条记录管理：村居会议应指定专人负责记录，详细记录会议时间、地点、参会人员、议题讨论情况、决策结果等信息，确保记录完整、准确、可追溯。会议记录需经参会人员签字确认，并按规定存档。第十三条信息保密：村居会议涉及商业秘密、客户信息、竞品动态等敏感内容时，应采取封闭会议或分层授权方式，参会人员需签署保密承诺书，会议资料按涉密文件管理。第十四条流程优化：公司每年至少开展一次村居会议流程评估，由专责部门牵头，结合业务需求和管理痛点，提出流程优化建议，报领导小组审议后实施。第十五条风险防控：针对会议决策可能出现的利益冲突、决策失误、执行缺漏等风险，制定专项防控措施，如：（一）利益冲突防控：参会人员涉及议题利益关系的需回避；关联交易决策需经第三方独立评估；（二）决策失误防控：重大决策需经专家论证或模拟推演；决策决议需设置有效期，到期重新评估；（三）执行缺漏防控：决策决议明确责任部门和完成时限，专责部门定期跟踪执行情况。第四章专项管理运行机制第十六条制度动态更新机制：公司每年至少修订一次村居会议专项管理制度，根据国家政策变化、业务调整、风险事件等情况及时补充完善，修订后的制度需经领导小组审议并发布通知。第十七条风险识别预警机制：牵头部门每季度开展一次村居会议专项风险排查，结合行业动态、监管要求、业务数据等，对潜在风险进行分级评估，发布预警通知并指导业务部门制定应对方案。第十八条合规审查机制：村居会议议题需经专责部门合规审查后方可进入议程，审查内容包括：议题合法性、流程合规性、决策合理性等。未经审查的议题不得进入会议讨论，违者追究组织者责任。第十九条风险应对机制：针对一般风险事件，由业务部门/下属单位制定改进方案并报牵头部门备案；针对重大风险事件，由领导小组启动应急流程，明确责任协同、处置措施及上报要求。第二十条责任追究机制：对违反村居会议专项管理制度的行为，根据情节严重程度采取以下处罚措施：（一）轻微违规：通报批评、诫勉谈话；（二）一般违规：取消评优资格、绩效考核扣分；（三）重大违规：纪律处分、解除劳动合同。第二十一条评估改进机制：公司每年至少开展一次村居会议专项管理有效性评估，由领导小组牵头，结合业务数据、风险事件、员工反馈等，形成评估报告并制定改进计划。第五章专项管理保障措施第二十二条组织保障：公司主要负责人、分管领导及各部门负责人应定期研究村居会议专项管理工作，协调解决管理难题，确保制度有效落地。第二十三条考核激励机制：将村居会议专项合规情况纳入部门年度绩效考核，考核结果与绩效奖金、评优评先挂钩；对在风险防控、流程优化中表现突出的个人予以表彰奖励。第二十四条培训宣传机制：公司每年至少开展两次村居会议专项管理培训，培训对象包括管理层、专责部门人员、基层执行岗员工等，培训内容包括制度解读、风险识别、操作规范等。第二十五条信息化支撑：公司开发村居会议管理系统，实现议题在线提交、会议安排自动化、风险实时监控、决议电子存档等功能，提升管理效率。第二十六条文化建设：发布村居会议专项管理合规手册，组织签订合规承诺书，通过内部宣传平台、培训课程等方式，营造全员合规氛围。第二十七条报告制度：业务部门/下属单位每月向牵头部门报送村居会议管理情况，包括会议数量、议题类型、风险事件、改进措施等；牵头部门每季度向领导小组提交管理报告，重大风险事件