来宾市会议制度

来宾市会议制度第一章总则第一条本制度根据《中华人民共和国企业内部控制基本规范》及相关行业监管要求，参照集团母公司关于企业风险管理及合规建设的指导意见，结合来宾市本地实际情况及公司内部管理需求制定。为规范会议组织管理，防控会议相关的专项风险，提升决策效率与规范性，特制定本制度。第二条本制度适用于公司总部各部门、下属单位及全体员工参与或组织的各类会议，包括但不限于决策类会议、专题研讨会议、培训会议、工作协调会议等，以及业务覆盖的线上线下会议场景。第三条本制度下列核心术语含义如下：（一）“XX专项管理”指公司围绕会议组织与管理全流程，通过制度建设、风险识别、流程管控、监督考核等手段，实现会议管理的标准化、规范化、风险可控化，确保会议决策科学、执行高效。（二）“XX风险”指会议管理中可能存在的合规风险、决策风险、信息安全风险、资源浪费风险等，需通过制度措施进行预控与化解。（三）“XX合规”指会议组织与执行严格遵循国家法律法规、行业准则及公司内部规章制度，确保会议程序合法、内容真实、结果有效。第四条XX专项管理应遵循以下核心原则：（一）全面覆盖原则：确保会议管理各环节纳入制度管控范围，不留管理死角。（二）责任到人原则：明确各层级、各部门在会议管理中的职责分工，确保责任可追溯。（三）风险导向原则：聚焦关键风险点，实施差异化管控措施，优先防范重大风险。（四）持续改进原则：定期评估会议管理有效性，根据内外部环境变化动态优化制度。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对公司会议管理制度负总责，承担第一责任人责任；分管会议管理工作的领导为公司会议管理直接责任人，负责具体组织协调与监督落实。第六条设立公司会议管理领导小组（以下简称“领导小组”），由公司主要负责人牵头，分管领导任组长，各部门负责人及下属单位代表为成员。领导小组主要履行以下职能：（一）统筹协调公司会议管理制度建设，审批重大会议事项。（二）决策审批跨部门、跨单位的重大会议方案。（三）监督评价各部门会议管理合规性与效率，提出改进要求。第七条明确三类主体在会议管理中的职责分工：（一）牵头部门：由公司办公室担任牵头部门，负责统筹会议管理制度建设、风险识别、监督考核、培训宣贯等，制定年度会议管理计划并跟踪落实。（二）专责部门：由合规部、信息科技部等部门担任专责部门，分别负责会议合规性审核、信息安全管控、技术平台支持等，开展专项风险排查与流程优化。（三）业务部门/下属单位：承担本领域会议管理的主体责任，落实领导小组及牵头部门的部署要求，开展日常风险防控与执行监督。第八条基层执行岗位员工应履行以下合规操作责任：（一）严格遵守会议审批流程，未经批准不得擅自召开会议。（二）如实记录会议内容，确保会议纪要完整、准确。（三）妥善保管会议资料，防止信息泄露或滥用。（四）发现会议管理中的违规行为或风险隐患，应及时上报。第三章专项管理重点内容与要求第九条会议分类与审批标准：（一）决策类会议（如董事会、总经理办公会）：须由公司主要负责人审批，严格履行议题前置审核程序。（二）专题研讨会议：需明确会议目标与议题，由牵头部门按权限审批。（三）培训会议：须制定详细方案并纳入年度计划，由业务部门审批。（四）内部协调会议：由相关部门协商后报牵头部门备案。第十条会议资源管控要求：（一）会议室资源统筹：各部门使用会议室需提前预定，避免资源闲置或冲突。（二）会议经费管理：严格执行预算审批，严禁超标准列支会议费用。（三）设备与物资管理：会议所需设备需提前申请，会后及时归还并检查。第十一条会议资料管理规范：（一）会议文件预审：重要会议文件须由合规部或信息科技部进行合规性及信息安全审核。（二）资料保密要求：涉密会议资料须全程加密存储，会后销毁或归档。（三）电子资料管理：线上会议资料需通过指定平台分发，禁止私存或转发。第十二条会议签到与考勤管理：（一）重要会议实行签到制度，由会议组织方统计参会情况。（二）线下会议考勤率低于X%的，需分析原因并优化组织方式。（三）线上会议需记录参与人员及时长，确保履职痕迹可查。第十三条会议纪律与行为规范：（一）禁止在会议中传播未经证实的消息或进行不当言论。（二）会议期间应保持安静，避免无关干扰。（三）会议决议须明确责任人与完成时限，会后跟踪落实。第十四条禁止性行为及后果：（一）严禁以会议名义变相公款旅游或谋取私利。（二）严禁未经批准擅自扩大会议规模或延长会期。（三）严禁在会议中泄露商业秘密或竞业信息。第十五条专项风险防控重点：（一）信息安全风险：加强线上会议平台安全审查，禁止使用非授权渠道参会。（二）决策风险：重大会议决议须经充分论证，避免盲目决策。（三）资源浪费风险：优化会议频次与时长，提高资源利用效率。第四章专项管理运行机制第十六条制度动态更新机制：（一）每年X月由牵头部门牵头开展制度修订评估，结合法规变化、业务调整提出修订建议。（二）重大政策调整或风险事件发生时，立即启动制度应急修订程序。第十七条风险识别预警机制：（一）每月由牵头部门联合专责部门开展会议管理风险排查，形成风险清单。（二）对高风险环节（如线上会议安全、预算超支）发布预警通知，明确防控措施。第十八条合规审查机制：（一）将会议合规审查嵌入审批流程，未经合规审查的会议不得召开。（二）设立“一票否决”条款，对违规会议可要求重新组织或取消。第十九条风险应对机制：（一）一般风险由业务部门自行处置，重大风险由领导小组协调解决。（二）明确应急联系人及联系方式，确保突发事件及时响应。第二十条责任追究机制：（一）对违反会议管理规定的个人，视情节轻重给予警告、通报批评等处分。（二）违规行为导致重大损失的，依法追究相关责任人责任。第二十一条评估改进机制：（一）每季度由领导小组组织开展会议管理有效性评估，形成评估报告。（二）针对评估发现的问题，制定整改方案并跟踪落实。第五章专项管理保障措施第二十二条组织保障：（一）明确各级领导干部在会议管理中的推进责任，纳入绩效考核。（二）建立联席会议制度，定期协调解决跨部门会议管理难题。第二十三条考核激励机制：（一）将会议管理合规情况纳入部门年度考核，考核结果与评优挂钩。（二）对会议组织高效、风险防控得当的部门给予奖励。第二十四条培训宣传机制：（一）每年X季度开展全员会议管理培训，内容涵盖制度解读、风险防范等。（二）制作培训手册及视频资料，便于员工自学。第二十五条信息化支撑：（一）推广使用统一会议管理平台，实现预定、签到、资料共享等功能。（二）通过系统工具对会议资源、费用进行实时监控与预警。第二十六条文化建设：（一）编印《会议管理合规手册》，明确行为规范与操作指南。（二）组织开展“合规会议”评选活动，营造良好管理氛围。第二十七条报告制度：（一）各部门每月X日前提交会议管理情况报告，内容包括会议数量、费用支出、风险