企业采购流程及审批标准化手册

企业采购流程及审批标准化手册为规范企业采购行为，明确各岗位职责，提高采购效率与资金使用效益，防范采购风险，特制定本手册。本手册旨在通过标准化流程与审批节点，保证采购活动的合规性、透明性与经济性，为企业运营提供稳定支持。一、手册适用范围与核心目标（一）适用范围本手册适用于企业所有采购活动，包括但不限于：日常办公用品、劳保用品等物料采购；生产所需原材料、零部件等物资采购；设备购置、维修保养等服务采购；项目外包、咨询等专项服务采购。（二）核心目标规范采购流程，保证各环节有序衔接；明确审批权限，避免权责交叉或缺失；加强成本控制，实现采购效益最大化；防范廉洁风险，保障企业资产安全。二、采购全流程操作指引（一）需求提出与确认需求发起：需求部门根据实际工作需要，填写《采购需求申请表》（详见模板一），明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、用途、预估单价、预算金额及到货日期等信息。需求审核：需求部门负责人对申请内容的必要性、合理性及预算匹配性进行审核，签字确认后提交至采购部门。（二）采购申请审批审批路径：采购部门收到《采购需求申请表》后，根据采购金额与类型，按以下权限流转：金额≤5000元：采购部门负责人审批；5000元＜金额≤50000元：采购部门负责人审核后，报分管副总*审批；金额＞50000元：分管副总审核后，报总经理审批。审批要点：审批人需重点关注预算合规性、需求真实性及采购方式适用性。（三）供应商选择与洽谈供应商来源：优先从《合格供应商名录》中选择（名录外供应商需经过资质审核）；紧急或小额采购可进行市场比价，至少对比3家供应商报价。洽谈与确定：采购部门与供应商就价格、质量标准、交货期、付款方式等条款进行洽谈，形成《采购洽谈记录》（详见模板二），确定最终合作供应商。（四）合同签订与执行合同起草：采购部门根据洽谈结果，起草采购合同，明确双方权利义务、技术参数、验收标准、违约责任等条款。合同审批：合同需经法务部门（或指定法务人员*）审核合规性，再按审批权限报相关负责人签字盖章。订单下达：合同签订后，采购部门向供应商下达《采购订单》（详见模板三），同步跟踪生产/备货进度。（五）验收入库到货检验：物品送达后，由需求部门、采购部门、仓储部门共同验收：核对数量、规格型号是否与订单一致；检查质量是否符合合同约定的技术标准；服务类项目需出具《服务验收报告》（详见模板四）。入库登记：验收合格后，仓储部门办理入库手续，填写《入库单》（详见模板五），及时更新库存台账。（六）付款结算单据提交：采购部门收集发票、入库单、合同、审批单等完整结算资料，提交财务部门。审核付款：财务部门核对单据一致性，确认无误后按合同约定付款方式办理付款（如银行转账、承兑汇票等）。（七）资料归档采购完成后，采购部门负责整理采购全流程资料（申请表、审批单、合同、订单、验收单、发票等），按类别编号存档，保存期限不少于3年。三、标准化模板与表单模板一：采购需求申请表申请单编号申请部门申请人联系方式申请日期采购类别□物料□服务□工程采购物品/服务名称规格型号数量单位预估单价（元）预估总价（元）预算科目用途说明紧急程度□普通□紧急（紧急原因：______）到货日期年月日需求部门负责人意见：签字：日期：采购部门意见：签字：日期：财务审核意见：签字：日期：分管副总/总经理审批：签字：日期：模板二：采购洽谈记录洽谈单编号采购项目名称供应商名称联系人联系方式洽谈日期洽谈地点采购部门采购员洽谈内容摘要：（价格、质量标准、交货期、付款方式、售后服务等）供应商报价明细：序号物品名称规格型号数量单价（元）12洽谈结论：□确定合作，建议采购□需进一步比价□不符合需求，终止洽谈采购部门负责人签字：日期：分管副总审批（如需）：签字：日期：模板三：采购订单订单编号供应商名称订单日期年月日采购部门收货地址联系人联系方式付款方式交货日期订单金额序号物品名称规格型号单位12订单备注：供应商确认签字：采购员签字：采购部门负责人签字：模板四：服务验收报告验收单编号服务项目名称供应商名称合同编号需求部门验收日期年月日验收地点服务内容概述：验收标准（依据合同条款）：验收结果：□合格□基本合格（需整改项：______）□不合格整改期限（如需）：年月日需求部门验收意见：签字：采购部门确认：签字：财务部门确认：签字：模板五：入库单入库单编号采购订单编号供应商名称入库日期年月日收货仓库保管员采购员序号物品名称规格型号单位数量12入库原因：□采购入库□退货入库保管员签字：需求部门确认：四、关键注意事项与风险提示（一）合规性要求采购活动必须严格遵守国家法律法规及企业内部制度，严禁虚假采购、违规指定供应商。采购方式需根据金额与类型合理选择（如小额采购可采用询价、比价，大额采购需采用公开招标或邀请招标）。（二）审批时效各审批环节需在2个工作日内完成，紧急采购可启动“绿色通道”，但需在事后补齐手续。超预算采购需重新提交预算申请，经总经理*审批后方可执行。（三）供应商管理供应商资质审核需包含营业执照、相关行业许可证、质量认证等文件，保证其具备履约能力。定期对供应商进行绩效评估（每年至少1次），评估结果作为后续合作的重要依据。（四）风险防范采购人员不得与供应商存在利益关联，严禁收受回扣、礼品等不正当利益。验收环节需严格执行标准，对不合格物品/服务有权拒收，并及时启动退换货或索赔流程。涉及保密项目的采购，需与供应商签订《保密协议》，防止信息泄露