会议纪要编写与存档规范

会议纪要编写与存档规范一、适用范围与场景本规范适用于各类企业内部会议的纪要编写与存档管理，包括但不限于：例会（如部门周例会、月度工作会）专题会议（如项目启动会、需求评审会、问题研讨会）决策会议（如预算审议会、战略规划会）临时会议（如突发事项协调会）凡需形成书面记录、明确行动项或需后续追溯的会议，均应按本规范执行。二、会议纪要编写全流程操作步骤（一）会前准备明确会议目的与议程会议发起人需提前1-2个工作日向记录人提供《会议议程》，明确会议主题、目标、讨论事项及预期成果。若议程未提前提供，记录人需在会议开始前向主持人确认核心议题及优先级。准备记录工具与模板根据会议类型选择对应的《会议纪要模板》（详见第三部分），或提前创建文档框架（含会议基本信息、议程、讨论内容、决议、行动项等模块）。电子记录需保证设备电量充足、网络稳定；手写记录需准备专用笔记本，字迹清晰易辨。收集参会人员信息提前获取参会人员名单（含姓名、职务、部门），标注必要参会人（如决策人、议题负责人）。若有外部人员参会，需确认其单位及职务（如“客户代表女士”“供应商经理”）。（二）会中记录基本信息准确录入会议开始后5分钟内，完成以下核心信息记录：会议名称（需体现主题，如“2024年Q3产品迭代需求评审会”）时间（起止时间，精确到分钟，如“2024-07-1514:00-16:30”）地点（线上会议需注明平台及会议号，如“腾讯会议，会议号：X–”）主持人、记录人姓名及职务参会人员（列出全名及职务，缺席人员需注明原因，如“*总监因出差缺席”）聚焦核心内容记录讨论事项：按议程顺序记录，每个议题需标注“讨论要点”，避免逐字逐句记录，重点提炼观点分歧、共识及关键论据。示例：议题“用户反馈功能优化方案”，记录“工程师提出简化操作流程，经理建议增加数据导出功能，双方同意优先处理高频场景需求”。决议事项：对会议达成的明确结论需标注“决议”，表述需具体、无歧义，避免使用“尽量”“可能”等模糊词汇。示例：“决议：确定新功能上线时间为2024年8月31日，由团队负责开发，团队协助测试”。行动项：对需后续跟进的事项需单独记录，包含“任务描述、负责人、截止时间、完成标准”，四要素缺一不可。示例：“行动项：1.负责人：主管；任务：整理用户反馈优先级清单；截止时间：2024-07-20；完成标准：形成书面清单，经经理审核”。特殊内容标注涉及保密信息（如未公开数据、敏感决策）需标注“[保密]”，存档时按保密级别管理。意见分歧较大未达成一致的议题，需记录各方观点及未决原因，如“经理建议延期，主管坚持按原计划推进，需提交*总裁决策”。（三）会后整理与审核纪要初稿撰写会议结束后2个工作日内完成纪要初稿，按“基本信息-议程回顾-讨论内容-决议事项-行动项-附件”结构整理。语言需客观、简洁，避免主观评价（如“经理的发言不合理”），改为“经理提出不同意见，认为……”核对与补充信息初稿完成后，向主持人及行动项负责人核对关键信息（如决议表述、行动项截止时间），保证准确无误。补充遗漏的重要信息（如未及时记录的讨论要点），必要时可附会议录音/录像片段（需经参会人同意）。审核与分发纪要初稿经主持人审核确认后，形成正式版本；涉及重大决策或跨部门协作的，需抄送相关部门负责人。分发范围：参会人员、需知晓会议内容的部门/人员（如上级领导、协作部门），抄送人需在纪要中注明。（四）存档管理存档方式与格式电子存档：按“部门-年份-会议类型-会议名称”路径分类存储（如“产品部/2024/例会/2024年Q3产品例会纪要.docx”），格式优先使用Word或PDF（PDF需为可搜索版本）。纸质存档：需打印纸质版（A4纸，单面打印），由记录人签字、主持人审核签字后，交至部门档案管理员统一归档。存档期限与权限普通会议纪要保存期限不少于2年，涉及战略决策、项目立项、合同评审等重要会议纪要保存不少于5年。存档文件需设置查阅权限：普通员工经部门负责人批准后可查阅，涉密文件需经分管领导批准。版本与追溯纪要修订后需更新版本号（如V1.0→V1.1），并保留最新版本及历史版本（至少保留2个历史版本），便于追溯修改记录。定期对存档文件进行备份（电子档每月备份1次，存储于公司指定服务器或云端）。三、标准会议纪要模板会议纪要基本信息内容会议名称会议时间年月日时分至时分会议地点（线上请注明平台及会议号）主持人（姓名+职务）记录人（姓名+职务）参会人员（列出全名及职务，多人分行列举）缺席人员及原因（如：*总监，因出差）会议议程1.议题一：2.议题二：3.议题三：会议内容记录议题一：讨论要点：--决议事项：行动项：-任务描述：-负责人：-截止时间：-完成标准：议题二：讨论要点：--决议事项：行动项：-任务描述：-负责人：-截止时间：-完成标准：议题三：讨论要点：--决议事项：行动项：-任务描述：-负责人：-截止时间：-完成标准：附件说明（如有附件，请注明名称及份数，如：《用户反馈数据统计表》1份）分发范围（如：参会人员、产品部、市场部、*总）记录人签字审核人（主持人）签字存档日期年月日四、关键注意事项与风险规避（一）记录准确性避免使用简称或代称（如“工”“组”），需使用全名+职务，保证跨部门人员可识别。决议事项和行动项需经当事人确认，避免因信息偏差导致后续执行问题。（二）内容完整性关键要素（时间、地点、决议、行动项）不得遗漏，行动项需明确“谁、做什么、何时完成、做到什么标准”。意见分歧未达成一致的议题，需如实记录，避免选择性遗漏。（三）保密与合规涉及公司机密、商业秘密或客户隐私的内容，需严格标注保密等级，限制查阅范围。禁止在非工作平台（如个人社交账号、公共网盘）存储或传输会议纪要。（四）存档规范性电子档需定期备份，防止因设备故障、系统崩溃导致文件丢失。纸质档存档需统一使用公司指定档案盒，标注“部门-年份-会议名称”，便于检索。