采购岗位职责与流程管理手册

采购岗位职责与流程管理手册前言本手册旨在明确采购部门各级人员的核心职责，规范采购作业流程，确保采购活动的高效、合规与成本优化，从而支持公司整体业务目标的实现。本手册适用于公司内部所有涉及采购活动的人员，是采购工作的指导性文件。一、采购工作的目标与原则（一）采购工作目标采购工作致力于在确保质量与交付期的前提下，以最优化的成本获取公司运营所需的各类物资与服务，保障生产经营的连续性，并持续提升供应链的整体竞争力。（二）采购工作原则1.合规性原则：严格遵守国家法律法规及公司内部规章制度，确保采购过程公开、公平、公正。2.性价比最优原则：在满足质量和服务要求的基础上，追求成本最低化，实现综合效益最大化。3.供应链协同原则：与供应商建立长期稳定的战略合作关系，实现互利共赢。4.效率与透明原则：优化采购流程，提高工作效率，确保采购信息的透明度与可追溯性。5.廉洁自律原则：采购人员须恪守职业道德，廉洁奉公，杜绝一切不正当利益输送。二、岗位职责（一）采购专员/助理1.需求响应与处理：接收、核实各部门提交的采购申请，确认需求的规格、数量、质量标准及交付时间。2.供应商联络：负责与供应商进行日常沟通，包括询价、报价跟进、订单下达、交期协调及问题反馈。3.订单管理：负责采购订单的制作、下达、跟踪，确保供应商按约定时间、数量、质量交付。4.文档管理：负责采购合同、订单、送货单、发票等相关单据的收集、整理、归档，确保记录完整准确。5.库存协作：与仓库部门协作，进行物料入库的数量核对与初步质量确认，参与库存盘点工作。6.市场信息收集：关注所负责品类的市场价格动态、新产品信息及供应商情况，及时向上级反馈。（二）采购主管1.团队管理与指导：领导采购专员/助理团队，分配工作任务，提供业务指导与技能培训，提升团队整体绩效。2.供应商管理：组织对供应商的寻源、评估、选择与日常管理，建立和维护合格供应商名录，定期进行供应商绩效评估。3.采购执行监督：监督采购订单的执行过程，协调解决采购过程中出现的质量、交付、价格等问题。4.成本控制：组织开展询价、比价、议价工作，力求降低采购成本，对采购价格进行有效管控。5.流程优化：参与制定和优化部门内部采购流程，提高采购效率。6.报表与分析：定期汇总采购数据，编制采购报表，进行初步的成本分析和市场趋势分析，并向上级汇报。7.跨部门协作：与需求部门、仓库、财务等相关部门保持良好沟通与协作，确保采购工作顺畅进行。（三）采购经理1.战略规划与目标制定：根据公司整体战略，制定采购部门的中长期发展规划、年度工作计划及成本控制目标。2.团队建设与发展：负责采购团队的组建、人才培养、绩效考核与激励，营造积极向上的团队氛围。3.供应商战略管理：制定供应商管理策略，主导重要供应商的开发、谈判与战略合作协议的签订，优化供应商结构。4.采购成本控制：领导开展成本分析与控制工作，推动价值工程、招标采购等降本措施的实施，对重大采购项目的成本负责。5.流程体系建设：建立、完善和监督执行公司采购管理制度与流程，确保采购活动的合规性与高效性。6.风险管理：识别和评估采购过程中的各类风险（如供应链中断、价格波动、质量风险等），制定并实施风险应对措施。7.重大采购项目管理：直接负责或指导重大、复杂采购项目的实施，确保项目按时、按质、按预算完成。8.部门协调与决策：代表采购部门与公司其他部门及外部机构进行沟通协调，参与公司层面与采购相关的重大决策。9.绩效评估与改进：定期对采购部门的工作绩效进行评估，分析存在的问题，并提出持续改进措施。三、流程管理（一）采购需求的提出与确认1.需求申请：需求部门根据实际业务需要，填写统一的《采购申请表》，明确物资/服务的名称、规格型号、数量、质量标准、预估单价、需求日期、用途等信息，并经部门负责人审批。2.需求审核：采购部门接收《采购申请表》后，由采购专员/主管对需求的合理性、必要性及技术参数的清晰度进行审核。对于不明确或不合理的需求，及时与需求部门沟通确认。3.采购立项：审核通过的采购需求，根据金额、重要性等因素，确定是否需要立项及相应的采购方式（如询价、比价、招标等）。超过一定金额或规定类别的采购项目，需按公司规定报请更高层级审批。（二）供应商寻源与评估1.供应商寻源：根据采购需求的特性，通过市场调研、行业信息、现有供应商资源、同行推荐等多种渠道寻找潜在供应商。2.供应商信息收集：收集潜在供应商的基本信息、资质文件（营业执照、生产许可证、质量认证等）、生产能力、技术水平、产品质量、价格、交货期、售后服务、财务状况及商业信誉等。3.供应商评估：*初步筛选：对收集到的供应商信息进行初步审查，剔除明显不符合要求的供应商。*实地考察（如必要）：对于重要或大额物资/服务的供应商，由采购主管或经理组织相关人员（如技术、质量）进行实地考察，评估其生产条件、管理水平等。*样品测试与认证（如必要）：对于有样品要求的物资，可要求供应商提供样品进行测试和认证，合格后方可进入后续环节。*综合评估：从质量、价格、交付、服务、技术能力、财务状况、社会责任等多个维度对供应商进行综合评估打分，建立合格供应商名录。（三）采购执行1.询价/招标/谈判：*询价：对于金额较小、市场竞争充分的常规物资，可向至少三家合格供应商发出询价单，获取报价。*比价与议价：收到报价后，采购人员对报价的真实性、完整性进行核实，从价格、质量、交付期、付款条件等方面进行综合比较，并根据情况进行议价。*招标采购：对于达到公司招标标准的采购项目，应按照公司招标管理办法组织公开招标、邀请招标等采购活动。*竞争性谈判/单一来源采购：对于特殊情况（如技术复杂、只能从唯一供应商处采购等），经审批后可采用竞争性谈判或单一来源采购方式。2.合同签订与履行：*合同起草与评审：根据谈判结果或招标结果，由采购部门起草采购合同，明确标的物、数量、价格、质量标准、交付时间与地点、运输方式、包装要求、验收标准、付款方式、违约责任、争议解决方式等关键条款。合同需经过法务、财务及相关部门评审。*合同签订：合同评审通过后，按公司授权规定由相关负责人签署，并加盖公司合同专用章。3.订单下达：合同签订后，或对于无需签订长期合同的零星采购，采购专员根据审批结果下达正式采购订单给供应商，订单应明确与合同一致的交付信息。4.订单跟踪与跟催：采购专员负责对采购订单的执行情况进行全程跟踪，定期与供应商沟通，了解生产进度或备货情况，确保按期交付。对可能出现的延期风险，及时预警并协调解决。（四）验收与付款1.到货接收与检验：*到货通知：供应商发货后应及时通知采购部门及仓库，采购部门将到货信息传递给仓库。*数量清点：仓库人员根据采购订单和送货单对到货数量、包装情况进行初步核对。*质量检验：仓库或质量检验部门（根据公司规定）按照采购订单、合同及相关质量标准对物资的质量进行检验或验证，并出具检验报告或验收单。*入库：检验合格的物资，由仓库办理入库手续，生成入库单。不合格品按合同约定或公司规定进行处理（如退货、换货、索赔等）。2.发票审核与付款申请：供应商按合同约定提供合法有效的发票，采购专员将发票与采购订单、入库单（或验收单）进行“三单匹配”审核，确认无误后提交财务部门申请付款。3.付款审批与执行：财务部门根据公司财务制度和审批流程对付款申请进行审核、审批，完成付款。（五）采购后评估与持续改进1.供应商绩效评估：定期（如季度、半年或年度）对供应商的交付及时性、产品/服务质量、价格竞争力、售后服务、合作配合度等方面进行综合评估，并将评估结果反馈给供应商。2.采购项目复盘：对重大或复杂的采购项目，在完成后组织相关人员进行复盘，总结经验教训，优化后续采购方案。3.流程优化建议：采购部门定期对采购流程的运行效率、合规性进行审视，收集内外部反馈，提出改进建议，持续优化采购管理体系。四、其他重要事项（一）采购风险的识别与控制采购人员应具备风险意识，关注市场变化、政策调整、供应商经营状况等因素可能带来的风险，积