员工约谈通知及完整记录模板

【员工约谈：从通知到记录的实用操作指南】一、约谈通知：清晰、尊重、及时约谈通知是正式沟通的起点，其目的在于让员工提前了解约谈的基本信息，做好相应准备，以平和的心态参与约谈。一份规范的约谈通知应包含以下核心要素：员工约谈通知致：【员工姓名】先生/女士发件人：【约谈人姓名及职务】日期：【年月日】事由：关于【简述约谈主题，例如：近期工作表现沟通/职业发展规划探讨/特定事项说明等】的约谈尊敬的【员工姓名】：为【阐述约谈目的，例如：更好地了解您近期的工作情况并提供必要的支持与反馈/共同探讨您在公司的职业发展路径/就【某具体事项】进行坦诚的沟通与澄清】，现邀请您参加一次约谈。具体安排如下：*约谈时间：【年月日】（星期【X】）下午/上午【时：分】预计时长【例如：一小时】*约谈地点：【例如：XX会议室/我的办公室】*约谈人：【约谈人姓名及职务】*列席人员（如有）：【姓名及职务】请您提前准备以下事项（如适用）：*【例如：对近期工作项目的总结与反思】*【例如：关于【某特定问题】的个人看法或相关材料】*【例如：个人职业发展的想法与规划】若您对上述时间安排有冲突或其他特殊情况，请于【年月日】前与【约谈人/其助理】联系，以便我们协调调整。期待与您进行富有成效的交流。【公司名称/部门】【年月日】使用说明：*事由简述：应清晰、中性，避免使用带有强烈负面暗示或模糊不清的词语，以减少员工不必要的猜测和紧张感。*时间地点：选择安静、不受打扰的环境，确保约谈的私密性。时间安排应给予员工合理的准备时间。*准备事项：明确告知员工需要准备的内容，有助于提高约谈效率和深度。*语气态度：整体措辞应体现尊重与专业，营造开放、坦诚的沟通氛围。二、约谈记录：客观、完整、可追溯约谈记录是约谈过程的书面固化，不仅是对谈话内容的备忘，更是后续行动的依据，同时也在一定程度上反映了管理的规范性。一份完整的约谈记录应准确、客观地再现约谈的关键信息。员工约谈记录表**基本信息**:-------------------:--------------------------------------------------------------**约谈编号：**【例如：部-年-月-序号，便于归档】**约谈对象：**【员工姓名】**所属部门：**【员工所在部门】**职位：**【员工职位】**约谈人：**【姓名及职务】**记录人（如有）：**【姓名及职务】**约谈日期：**【年月日】**约谈时间：**上午/下午【时：分】至上午/下午【时：分】**约谈地点：****约谈形式：**□正式约谈□非正式沟通□绩效面谈□职业发展谈话□其他【请注明】---一、约谈事由与目的：（详细记录本次约谈的背景、具体原因和期望达成的目标）例如：针对员工近期在XX项目中的表现进行反馈，肯定成绩，指出不足，并共同探讨改进方案。例如：了解员工对当前工作的满意度及遇到的困难，提供必要的支持与辅导。二、谈话主要内容纪要：（此部分为核心，应客观、条理清晰地记录谈话的主要过程和关键信息。可按谈话顺序或逻辑层次分点记录，但避免过于琐碎。）1.【约谈人陈述/反馈部分】：*【记录约谈人提出的问题、反馈的信息、表达的观点等】*【例如：关于XX工作任务，完成质量符合预期，但在XX环节存在XX问题，具体表现为……】*【例如：公司/部门近期在XX方面有新的规划，希望了解你的想法……】2.【员工陈述/回应部分】：*【记录员工对相关问题的解释、说明、意见和建议等】*【例如：员工表示，XX问题的产生主要是由于XX原因，在未来会如何改进……】*【例如：员工对职业发展的期望是……，希望公司能提供XX方面的支持……】3.【讨论与沟通部分】：*【记录双方就特定问题展开的讨论、交换的意见、达成的共识或存在的分歧】*【例如：双方就改进措施进行了讨论，初步形成以下几点共识……】三、达成共识/行动计划：（明确记录约谈后双方达成的一致意见，以及后续需要采取的具体行动。应包含行动事项、负责人、完成时限等要素。）序号行动事项描述负责人计划完成时间备注:---:-----------------------------------------------:-------:-------------:-------1【例如：员工就XX问题提交书面改进计划】【员工】【年月日】前2【例如：部门组织XX技能培训】【部门】【年月】3【例如：约谈人提供XX项目的指导与支持】【约谈人】【具体时间】4【例如：双方约定下次沟通时间】双方【年月日】...四、遗留问题/待跟进事项（如适用）：（记录本次约谈中未能解决、需要进一步研究或跟进的问题。）*【例如：关于XX制度的具体执行细则，需人力资源部进一步明确。】*【例如：员工提出的XX建议，需提交管理层讨论。】---五、员工确认：本人已就上述约谈内容与【约谈人姓名】进行了充分沟通，对“谈话主要内容纪要”及“达成共识/行动计划”部分的记录内容无异议。员工签字：_______________日期：【年月日】六、约谈人签字：签字：_______________日期：【年月日】七、记录分发/存档：*□员工本人一份*□约谈人留存*□人力资源部存档*□其他【请注明】使用说明：*客观中立：记录应基于事实，避免加入记录者的主观臆断或情绪化描述。尽量使用直接引语（在关键处）或准确概括。*重点突出：聚焦核心内容和达成的共识、形成的行动计划，避免流水账式的记录。*清晰具体：行动计划部分务必清晰、具体，具有可操作性和可衡量性，避免模糊不清的表述。*及时完成：约谈结束后应尽快整理记录，确保信息的准确性和完整性。*员工确认：约谈记录在整理完成后，应请员工阅读并签字确认，这既是对员工的尊重，也有助于确保记录的客观性，并增强员工对行动计划的承诺感。如员工对记录有异议，应进行核实和修改，直至双方达成一致或在记录中注明分歧点。*保密性：约谈记录涉及员工个人信息和敏感内容